Cómo utilizar eGedex, la plataforma de administración electrónica para instituciones públicas

La digitalización es un proceso por el que todas las empresas en proceso de surgimiento deben pasar. Las más viejas, con un mercado ya formulado, también están en camino a requerir una actualización en todos sus métodos de trabajo. Incluso la administración pública requiere de un proceso de digitalización estructurado. Si eres un nuevo usuario de la plataforma de administración electrónica eGedex, en este artículo vamos a hacer un recuento de todas sus funciones y cómo acceder a ella.

eGedex nace como una plataforma de administración que busca resolver los problemas de productividad de las instituciones públicas. Realizando un estudio de experiencia, con el fin de obtener las funciones necesarias a desarrollar, la plataforma ha dado en el clavo, creando un producto informático optimizado, fácil de usar y que potenciará las funciones de la administración.

Módulos de la plataforma eGedex

eGedex es un software completo, que ha pensado en todas las necesidades de la administración y cómo solventarlas a través de un programa sencillo. Cuenta con un registro de entrada y salida, portafirmas electrónico, gestión documental y archivo, gestos de expedientes, notificaciones telemáticas, sede electrónica y, por supuesto, órganos colegiados.

¿Cómo acceder a todas las funciones de eGedex?

Registro de entrada y salida

El registro de entrada y salida ha sido creado con el objetivo de gestionar los documentos digitales, y los que son entregados presencialmente. Estos documentos son archivados en un único libro de registro digital. Lo mejor de todo es que tiene una función de escaneo con digitalización certificada, hecho mediante el sello del organismo.

Portafirmas electrónico

El portafirmas electrónico es más bien una base de datos que permite reunir las solicitudes de aprobación por parte de cualquier miembro de la administración. Es capaz de recibir solicitudes generadas por la administración electrónica, así como otras externas. Del mismo modo, tiene una bandeja en donde se insertan los expedientes sin firmar. Permite generar firmas en distintos documentos a la vez.

Del mismo modo, admite la validación de certificados emitidos por la AACV, y DNI electrónico. Este módulo es perfecto para los procesos de firma y validación de documentos. Sin lugar a duda, ahorra bastante tiempo

Gestión documental y archivo

La cantidad de documentos que llegan y se van en una administración llega a ser abrumadora, y a la institución no le queda más que realizar la gestión necesaria. La gestión documental elimina por completo los métodos arcaicos de almacenamiento de documentos, guardando mucho espacio en las oficinas y, por supuesto, apegándose a la ley vigente del ciclo de vida de los documentos.

Si la institución ya cuenta con un software de gestión documental, este puede ser integrado fácilmente por el profesional encargado de la instalación del programa. La gestión documental al final se convierte en la opción perfecta para conservar el patrimonio documental, al igual que el acceso de los ciudadanos a la información y la transparencia.

Gestor de expedientes

El gestor de expedientes es un módulo primordial, en especial cuando se realiza administración electrónica. eGedex tiene una capa de personalización que permite crear plantillas que se acomoden a los requerimientos de cada entidad. Se pueden agregar plazos para los expedientes, que generan una alerta automáticamente. De esta forma, se obtiene un flujo de trabajo automatizado y completamente personalizado.

eGedex es una plataforma de administración electrónica, que tramita los expedientes de esta manera en todas sus fases. No se requiere papel, debido a que todo el proceso es completamente digital. El funcionamiento es sencillo y completamente funcional, por lo que a la administración resultará especialmente fácil adaptarse al nuevo ritmo de trabajo.

Notificaciones telemáticas

La administración debe entregar notificaciones, pero ahí no acaba el trabajo. Esta debe asegurarse de que esta fue entregada de forma fehaciente. El módulo sirve para proteger a la administración en todo momento, para que nunca haya excusas por no haber recibido el mensaje. Es posible enviar SMS, emails e integrarse a cualquier aplicación que utilice la organización para enviar sus notificaciones.

Sede electrónica

eGedex se compromete con el servicio público, y la sede electrónica es un claro ejemplo de esto. Gracias a esta, la institución puede estar abierta las 24 horas del día de forma ininterrumpida. Así, se facilita la realización de trámites a todos los ciudadanos que lo quieran.

Por supuesto, el programa posee módulos de seguridad adaptados para que cada trámite sea 100 % seguro y que la identidad del solicitante no esté vulnerada en ninguna parte del proceso.

Órganos colegiados

El último módulo de la plataforma eGedex es el de los órganos colegiados. Consiste en la tramitación de resoluciones a través de los diversos órganos colegiados, mediante un proceso electrónico y seguro. Genera alertas, consulta documentos, administra libros de actas electrónicos y crea flujos de documentos personalizados que permitan potenciar la administración electrónica.

Al final, esta plataforma contiene todos los módulos necesarios para optimizar el trabajo en una administración electrónica. Esto va desde la atención al cliente, hasta la forma en que se reciben los documentos y cómo son administrados luego de ser recibidos.