Si bien muchas empresas emergentes inician sus actividades desde Internet, hay muchas con dificultades para integrarlo en su haber. El desconocimiento de los pasos para la transformación digital puede incidir en ello, pero también la falta de recursos financieros inmediatos. En parte, por ello, el gobierno de España ha lanzado el Kit Digital, un programa de ayuda que busca facilitar dicho proceso.
Por medio del Kit Digital, las pequeñas empresas, micropymes y autónomos pueden empezar a implementar soluciones digitales y optimizar sus operaciones. Por ejemplo, con la creación de una página web, la gestión documental automatizada y consideración de la ciberseguridad. Estas y otras opciones están divididas en seis kits diferentes que conforman el programa. En el siguiente artículo los describimos.
Kit 1: sitio web y presencia en Internet
Contar con una web oficial ofrece numerosos beneficios para una pequeña empresa o trabajador autónomo. En primer lugar, la posibilidad de aumentar la credibilidad frente a los clientes que, muchas veces, sienten más seguridad al verificar la existencia de esta. Asimismo, el posicionamiento y expansión de la marca en los buscadores y redes sociales, seguida por un mayor alcance. El Kit Digital ayuda a conseguirlo.
El Kit Digital se enfoca en aspectos claves para el éxito de esta transformación digital. Por ejemplo, abarca diseño web no solo para ordenadores, sino para otros dispositivos; asesoramiento para el posicionamiento orgánico en los buscadores; asesoría en la definición de la imagen corporativa; el desarrollo de contenido creativo (texto, imágenes o videos); dominios, certificados SSL y mantenimiento de la web.
Kit 2: gestión de procesos
El segundo paquete del Kit Digital se centra en una de las partes más laboriosas de tener una empresa o trabajar como autónomo: el papeleo. Y es que la independencia no implica zafarse de las obligaciones fiscales y los procedimientos que estas conllevan. Al contrario, implica una mayor responsabilidad y más aún si se está integrando tecnología para facilitar y optimizar los procesos que lo subyacen.
El Kit Digital de gestión de procesos ofrece soluciones sofisticadas para salvaguardar la información fiscal y hacer su localización más rápida y sencilla. Estas son: la digitalización de documentos y creación de firma electrónica (a través de DOCUWARE); la automatización de procesos (a través de AURAQUANTIC) y la robotización de tareas; a través de un trabajador virtual o robot.
Kit 3: factura electrónica
El Kit Digital también incluye un paquete de digitalización certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). De este modo, las pequeñas empresas, microempresas y autónomos pueden empezar a dejar atrás los grandes archivos repletos de papeles. Al mismo tiempo, ponen en uso una herramienta que permite almacenar las facturas de proveedores en un formado estructurado para fácil acceso.
Entre las ventajas que ofrecen, destacamos la automatización y digitalización de la contabilidad de estos pequeños negocios. Las facturas también pueden personalizarse incluyendo el logotipo de la empresa de manera sencilla. Y además de almacenamiento, permiten resguardar la documentación con la creación de copias de seguridad periódicas. También permite integrar el Kit Digital con otras herramientas.
Kit 4: servicios y herramientas de oficinas virtuales
La transformación digital no solo busca automatizar procesos o aumentar la presencia en Internet; también conlleva la implantación de oficinas virtuales para extender las funciones que se ejecutan en las físicas. La herramienta de este Kit Digital sigue siendo Microsoft 365; este integra múltiples canales de chat y videollamada, acceso según los roles de los miembros, almacenamiento y opción de compartir archivos, entre otros.
Kit 5: comunicaciones seguras
El paquete 5 del Kit Digital ofrece soluciones integrales para mejorar la comunicación corporativa interna y garantizar la seguridad en el proceso. Incluye antivirus, cortafuegos, DMZ, VPNs, IDS/IPS, cifrado de extremo a extremo, controles de acceso a plataformas, instalación MDM para la gestión la movilidad, etc. También logs de conexión para saber qué dispositivos se han conectado a la red privada de la empresa.
Kit 6: ciberseguridad online
Todo esto nos lleva a uno de los aspectos más importantes de la transformación digital que persigue el Kit Digital ofrecido por el gobierno; este es la ciberseguridad. Las empresas (y sus herramientas digitales) deben tener la posibilidad de monitorear su red; también de analizar sus sistemas, de detectar amenazas y de actualizarse periódicamente para mejorar sus vías de detección de malware.
