Durante las últimas décadas, el mundo ha experimentado una transformación digital impresionante. Ahora, muchos de los trámites que ameritaban que visitáramos de manera presencial las instituciones se pueden hacer desde la comodidad de casa. Basta con tener conexión a Internet, un ordenador y, por supuesto, los documentos solicitados. Incluso puede hacerse lo que se conoce como digitalización certificada.
Somos proveedores de una solución de digitalización certificada que cumple con todos los requisitos especificados por la ley. El objetivo de este artículo es dar a conocer su utilidad para que las empresas interesadas en dejar los registros en papel atrás puedan aventurarse con GDX Group. A continuación, presentamos un software intuitivo, fácil de utilizar y totalmente eficaz para este procedimiento.
Antes que nada, ¿qué es la digitalización certificada?
En una oportunidad previa hablamos de manera detallada de la digitalización certificada. Para entrar en contexto y mejorar la comprensión de nuestro software, es conveniente repasar este término y sus implicaciones a nivel legal. Así que la definimos simplemente como el procedimiento de transformar las facturas físicas a un formato digitalizado.
De la manera más simple, podría decirse que es lo equivalente a escanear documentos que deben presentarse a Hacienda; entre ellos, por supuesto, las facturas que maneja una empresa. Pero en realidad no es tan fácil como este procedimiento tradicional puesto que los archivos generados deben cumplir con un estándar; este lo establece la misma Agencia Tributaria.
Lo que nos lleva al punto de inicio. En 2007, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) formalizó la Orden Ministerial EHA/962/2007; en esta se indican todos los parámetros a seguir para que la digitalización certificada sea válida a la hora de presentarla a la Hacienda. Uno de los requisitos es realizarla con un software homologado por la agencia para ello.
La solución de Digitalización Certificada de GDX Group
La solución de digitalización certificada de GDX Group es una de las que han sido homologadas por la Agencia Tributaria para dicho procedimiento. Esto quiere decir que cumple con todos los requisitos establecidos en la orden ministerial del 10 de abril, así como con el resto de la normativa tributaria. Usándola, las empresas pueden facilitar el resguardo de sus facturas durante los 5 años que corresponde hacerlo.
Nuestra solución se encarga de cumplir con todo este procedimiento sin necesidad de que los usuarios intervengan para modificar nada. El software GDX Group vincula y extrae automáticamente los metadatos que exige la ley tributaria. Entre ellos, el NIF del emisor, NIF del receptor, fecha y número de la factura, tipo impositivo, la base imposible. Todo esto da validez a la digitalización certificada ante las autoridades.
Las ventajas de nuestro software de digitalización certificada
Para muchos, aún puede parecer un gasto innecesario invertir en soluciones tecnológicas para ciertas tareas dentro de las organizaciones. Sin embargo, la competencia es muy grande y mientras más rápido se rindan cuentas a Hacienda, más fácil será continuar con el desarrollo de las actividades. Una herramienta de digitalización certificada como la nuestra puede ayudar en ello y mucho más.
Delegación de trabajo a un software confiable y debidamente homologado
Los días de asignar a un interno la tediosa tarea de escanear documentos quedaron atrás. Nuestra solución de digitalización certificada se encarga de todo el proceso cumpliendo con las exigencias de la legislación. De este modo, la empresa o autónomo puede tener tranquilidad de que sus registros se han almacenado de manera sofisticada y acorde a lo solicitado por la Agencia.
Reducción de espacios físicos para documentos
Incluso en estos tiempos de pantallas, muchas empresas e instituciones siguen almacenando documentos en físico. Y aunque esto parezca anticuado, en muchos casos es necesario, en especial cuando no se ha dado espacio a la digitalización certificada. Nuestra herramienta podría ser ese gran paso que una organización necesita dar para cambiar la forma en que trabaja.
Fácil acceso a la información a proporcionar a Hacienda
Y, por supuesto, otra gran ventaja de usar nuestra solución de digitalización certificada homologada es la simplificación de los procesos. Cuando llega la hora de rendir cuentas a Hacienda, tener la información digitalizada y debidamente ordenada puede evitar muchos dolores de cabeza. Pero eso sí, es muy importante resguardar todo lo necesario antes de desechar el original físico.
