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Digitalización de documentos para un transporte más eficiente

5 ventajas de la digitalización para el sector transporte

Según Wikipedia, “el transporte de bienes por medio de redes ferroviarias y portacontenedores es uno de los métodos de transporte más eficientes y rentables. Sin embargo, cuando los bienes llegan a la estación de destino o al puerto, deben ser trasladados a su destino final. Este último punto de la cadena de transporte es a menudo el menos eficiente, llegando a alcanzar hasta el 28% del coste total del transporte. Esto es lo que se conoce como problema del último kilómetro (last mile problem).” La digitalización puede ayudar a optimizarlo.

Aunque actualmente el sector del transporte y la logística se ha globalizado y ha empezado a digitalizarse, todavía depende mucho de documentos en papel (conocimientos de embarque, recibos de entrega, facturas, formularios de reclamaciones…). Estos documentos intervienen en todo el proceso y a menudo se trata de documentos impresos cuyos datos hay que introducir después manualmente en otro sistema informático. Esta introducción  se traduce en retrasos, errores humanos y horas de trabajo repetitivo. Así pues, se trata de un proceso clave y susceptible de mejora.

Veamos 5 ventajas que la digitalización de documentos puede aportar al transporte de mercancías:

  1. Reducción de costes

Como hemos visto, el último paso de cualquier envío puede ser uno de los menos eficientes. Además de los costes que implica el hecho de que los transportistas deban gestionar documentos en papel, este sistema implica otros problemas:

  • La necesidad de volver a introducir los datos de los recibos de entrega para crear una factura
  • Los errores que inevitablemente suceden en este proceso manual
  • El tiempo de trabajo de las personas que fotocopian, escanean y archivan los recibos de entrega
  • Todos los recursos físicos (espacio, papel, impresoras) necesarios para gestionar este papel
  • Un servicio al cliente lento y poco eficiente cuando pregunta por su mercancía
  1. Impacto de la automatización en otros procesos

Cambiar el papel por recibos de entrega electrónicos mejora el reparto y la recogida de bienes, permitiendo a los conductores escanear las entregas, recoger las firmas, actualizar el inventario y crear nuevos clientes al instante a través de un dispositivo móvil. Esto significa que los datos están disponibles inmediatamente para cualquier otro proceso que dependa de ellos. Así pues, automatizar los recibos de entrega mejora el resto de procesos relacionados.

  1. Generación de beneficios

Cuando el proceso de facturación de un servicio de transporte puede comenzar desde el momento en que se captura el recibo de la entrega a través de la cámara de un móvil, el cobro es mucho más rápido. A través de sistemas que automaticen este proceso se captura la información, se reconocen y se extraen los datos clave y se envían al departamento de administración para generar la factura. De esta manera, se factura (y se cobra) mucho antes, se eliminan errores en las facturas y se ofrece un mejor servicio tanto a clientes como a proveedores.

  1. Unirse a la revolución tecnológica del transporte

En el sector del transporte y la logística, los cambios más importantes se están viendo en las compañías B2C, con el reparto de paquetes a hogares a través de drones y de vehículos autónomos. Está claro que los problemas a los que se enfrentan estas empresas son distintos a los del negocio B2B, pero pueden aprender de ellos. Las organizaciones deben prepararse para la nueva ola de cambios y eliminar los documentos en papel es una buena manera de empezar.

  1. Trampolín a procesos de digitalización más amplios

A menudo pensamos que la transformación digital consiste en un cambio complejo y enorme con resultados espectaculares para la empresa. Pero en realidad en la mayoría de los casos se trata del conjunto de una serie de mejoras en diferentes procesos. Hacer más eficiente la entrega final del paquete puede tener un efecto dominó significativo no solo dentro de la compañía, sino también para sus clientes. El primer y más obvio beneficio para la empresa será el ahorro de costes, pero también se verán avances en otros procesos que dependían de los recibos de entrega, como la facturación. Respecto a los clientes, verán mejorado su su servicio, ya que, con un sistema automatizado, podrán acceder a toda la documentación de la entrega al momento, y gestionar las posibles incidencias con mayor rapidez.

Si quiere conocer todas las ventajas que un sistema de captura de datos y automatización de procesos puede proporcionar a su organización, póngase en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores analizará sus necesidades para presentarle la solución idónea.

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