¿Qué es la digitalización de documentos y cómo beneficia a las empresas?

Haciendo un gran esfuerzo de síntesis, la digitalización de documentos puede definirse como las acciones encaminadas a pasar la documentación física de una empresa a formato digital. Dicho de otro modo, cambiar el papel por archivos en pdf, word, excel y otros formatos electrónicos. En la práctica, la digitalización de documentos puede suponer una gran oportunidad para las empresas a la hora de dar el salto definitivo hacia su definitiva transformación digital. Pero, para ello, el proceso debe ser más completo y ambicioso que, simplemente, digitalizar los papeles mediante un escáner.

Hoy en día, es posible gestionar la documentación digitalizada de un modo muy eficaz, de manera que sea muy fácil localizarla y, en ciertos casos, poder modificar los documentos o completarlos con más datos.

Una etapa más avanzada de digitalización de documentos para empresas es la digitalización certificada, muy útil para gestionar facturas, tickets y otros documentos fiscales y cumplir a nivel legal nuestras obligaciones con Hacienda, prescindiendo completamente del papel.

Las posibilidades de sustituir el formato papel por los archivos digitales son enormes y las ventajas muy importantes. Pero, para que el proceso sea más efectivo y rentable, debe responder a una estrategia previa y, sobre todo, usar el software de digitalización de documentos que mejor se adapte a nuestras necesidades y objetivos.

¿En qué consiste el proceso de digitalización de documentos?

Todas las empresas, incluso las pymes y los pequeños negocios, generan y almacenan una gran cantidad de documentos en papel de todo tipo: facturas, informes, contratos, nóminas, etc. que, además de ocupar muchísimo espacio, son muy difíciles de localizar y consultar. No permiten cruzar datos, ni hacer búsquedas a través de ordenador. En definitiva, la información en papel resta eficacia y convierte a la empresa en menos rentable.

Pasar los documentos en papel a algún formato digital es un proceso que, en su forma más básica y general, consta de tres pasos principales:

1. 1. El primer paso consiste en capturar con un escáner los distintos documentos físicos
   2. A continuación, se debe indexar la información extraída de cada documento
   3. El tercer paso consiste en el almacenamiento del documento y toda su información asociada para permitir búsquedas posteriores

Las distintas formas de digitalizar la información: los mejores programas

Lo primero que tenemos que hacer antes de empezar el proceso de digitalización de nuestra empresa es decidir si lo vamos a hacer con recursos propios o bien optamos por subcontratar el servicio. En esta decisión tiene un peso fundamental la cantidad de documentación que queremos analizar y el nivel de procesamiento, gestión e incluso análisis que necesitamos. Dicho de otro modo, cómo vamos a trabajar toda esta documentación una vez digitalizada.

Debemos tener en cuenta que, si vamos a realizar toda la tarea a nivel interno, necesitaremos tener a uno o varios de nuestros empleados invirtiendo parte de su tiempo (puede que muchas horas semanales) a pasar los documentos por el escáner. Además, si el volumen de documentos es considerable, tendremos que adquirir los medios técnicos necesarios, como un escáner potente que permita escanear muchas páginas a gran velocidad. Y no nos podemos olvidar de una cuestión básica: disponer del software adecuado.

Aplicaciones de digitalización y gestión de documentos

Existen dos grandes tipos de programas de digitalización: software de digitalización y gestor documental. Pasamos a continuación a explicar, a grandes rasgos, en qué consisten:

Software de digitalización

Son programas sencillos, algunos de ellos gratuitos, que solo son recomendables si nuestras pretensiones y necesidades no van más allá de escanear en word o pdf un volumen bajo de documentación y una gestión posterior de los datos muy básica. 

Gestor documental

A través de una aplicación de este tipo entramos en una dimensión mucho más avanzada de la digitalización para empresas. Los sistemas de gestión documental son programas complejos especialmente diseñados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de cualquier organización.

Cuentan con funciones potentes, como el reconocimiento óptico de caracteres, y permiten trabajar en la nube e integrarse con los programas y bases de datos centrales de la empresa. Esto permite que cualquier empleado pueda acceder y trabajar sobre los datos de forma fácil y desde cualquier lugar.

Un escalón superior en la sustitución del formato papel por el archivo digital: la digitalización certificada

Actualmente es posible prescindir de las facturas, tickets y otros documentos en papel y sustituirlos por archivos digitales con total validez legal ante la Agencia Tributaria (AEAT) o cualquier otro organismo oficial. Esto ahorra mucho trabajo y costes en personal y material, además de dinamizar las tareas y trámites burocráticos y evitar errores.

Pero, para que una empresa pueda prescindir y destruir sus facturas y tickets en papel no es suficiente con que los escanee y guarde en un formato de archivo digital, sino que deben tener una validez legal.

Para lograrlo, es imprescindible que el proceso completo de digitalización se realice mediante un software reconocido y homologado por la Agencia Tributaria.

¿Qué tengo que hacer para que mis facturas y tickets tengan validez legal?

El primer paso es seleccionar algunos de los sistemas de software homologados por la AEAT. Este listado no es fijo, sino que va creciendo a medida que se reciben más peticiones de homologación y la AEAT los valida.

Estos programas permiten realizar los procesos típicos de la digitalización estándar como captura de la información, tratamiento de la imagen, indexación y consulta de información pero, además, permiten insertar metadatos y firma electrónica.

La firma electrónica está regulada por la Ley 59/2003, 19 de diciembre, de Firma Electrónica, la cual regula las características y condiciones legales de este tipo de firma y su inclusión es obligatoria. La firma debe aparecer asociada en cada una de las facturas o documentos sustitutivos y también al final del periodo fiscal.

Para que un programa pueda ser incluido en la lista homologada de la AEAT son necesarios también otro tipo de requerimientos técnicos, algunos de ellos enfocados en asegurar la calidad de la imagen:

• Resolución mínima de 200 ppp
• PDF/A para el guardado a largo plazo de documentos electrónicos definido por la ISO 19005
• PNG, del inglés Portable Network Graphics, Gráficos de Red Portátiles
• JPEG 2000, estándar de compresión y codificación digital de imágenes
• Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior, se pueden abrir con Acrobat 3.0 y Acrobat Reader 3.0 y posterior
• TIFF 6.0 (Tagged Image File Format) o superior, formato de archivo informático para almacenar imágenes de mapa de bits

Una de las particularidades de estos programas y requisito imprescindible para que pueda ser homologada es que garantizan que nadie pueda manipular el documento en ninguna fase del proceso, desde la captura hasta su indexación y archivo.

Una factura o ticket capturado y gestionado mediante un software homologado tiene un valor idéntico al papel. Por este motivo, las empresas lo están utilizando cada vez más, por la comodidad que supone hacer una simple foto con el móvil a un ticket de gasto y poder volcarlo luego en el sistema informático central de la empresa y presentarlo a la AEAT.

Las ventajas de la digitalización: hacia la oficina sin papel

La digitalización de documentos, especialmente a un nivel avanzado e incluyendo sistemas de digitalización homologada aporta grandes ventajas para las empresas:

• Ahorro de material, personal y horas de trabajo
• Mayor eficacia y fluidez a la hora de clasificar, ordenar y recuperar documentos
• Beneficios económicos concretos, que pueden calcularse de un modo cuantitativo. Por ejemplo, se calcula que el coste de generación y envío al destinatario de una factura en papel es de 17 € aproximadamente, mientras que en formato digital se reduce prácticamente a 0. Respecto al resto de documentación en papel, la disminución del volumen y costes de los envíos provoca una reducción de, por lo menos, una cuarta parte del coste de cada documento
• Se reduce al mínimo el tiempo de entrada manual de datos, identificación y búsqueda
• Un sistema digitalizado bien organizado permite hacer llegar de forma casi inmediata la documentación que precisa a cada persona, ya sean empleados de la empresa, clientes o proveedores
• Aumento de la productividad, puesto que las soluciones digitales evitan que los profesionales tengan que dedicar una gran parte de sus horas de trabajo a tareas repetitivas y arduas, que no aportan valor añadido
• Se puede mejorar la motivación de los empleados, al verse liberados de tareas muy repetitivas y pesadas, relacionadas con la gestión del papel
• Grandes mejoras en los procesos de transacción de documentos, cobros, pagos, auditorías y relaciones con Hacienda y otros organismos. Esto redunda en la eliminación y minimización de los posibles errores, evitando problemas de contabilidad, reclamaciones e incluso posibles multas por parte del fisco
• Gestión mucho más rápida y eficiente de todo lo que tenga que ver con la documentación de la empresa, posibilitando la integración con los sistemas centralizados de facturación y contabilidad de la empresa (ERP)

Digitalización de la empresa: una inversión con ROI positivo

Algunos estudios estiman que en empresas de mediano y gran tamaño se llegan a perder hasta un 7,5% de los documentos en papel y que su búsqueda o reposición, cuando es posible, le puede costar a la empresa entre 100 y 200 euros por cada documento.

Otro dato importante es que el precio medio de mensajería se encuentra actualmente entre 7 y 12 euros por documento.

Teniendo en cuenta, además, que estos costes relacionados con la documentación crecen exponencialmente a medida que aumenta el volumen de negocios de la empresa, podemos concluir que los gastos derivados de la digitalización suponen en realidad una inversión para la empresa, que se recupera con creces y muy rápidamente.

Dicho de otro modo, el Retorno de la Inversión (ROI) es positivo y rentable para las empresas que apuestan por este tipo de proyectos. Además, la digitalización ayuda a conseguir beneficios más intangibles pero igualmente importantes:

• Mejora de la imagen de la empresa gracias a una atención más rápida y eficiente a clientes y proveedores
• La empresa se convierte en más moderna y cómoda para trabajar, lo que contribuyen a motivar y retener los empleados más competentes y con mayor talento
• La empresa gana en seguridad a nivel de protección de datos y gestión de todo tipo de documentación, permitiendo cumplir en todo momento con la normativa vigente

Cuando una empresa afronta un proceso integral de transformación digital, se enfrenta a diversos retos y problemas que precisan de soluciones efectivas para su resolución: programas específicos, formación de los empleados, externalización de servicios y tareas etc. En este sentido, GDX Group puede ser de gran ayuda, puesto que es una consultora tecnológica especializada que, entre otras, dispone de soluciones de gestión documental con las funcionalidades más avanzadas.