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Firma electrónica: cómo conseguir documentos digitales con validez legal

La firma electrónica confiere validez legal al documento digitalizado

La digitalización está invadiendo poco a poco el mundo: empezó por nuestra vida personal con el auge de los smartphones y alcanza ya los entornos laborales. Una de sus principales bazas es que permite sustituir todos los documentos en papel por documentos electrónicos, facilitando así búsquedas y archivados y ahorrando costes, entre otras ventajas (para conocer más beneficios de la digitalización de documentos, consulte nuestra sección de Gestión Documental). Sin embargo, existen aún algunos documentos que no sabemos cómo incorporar a los repositorios digitales, puesto que solo tienen validez legal en formato papel y con firma manuscrita. ¿Es posible digitalizar este tipo de archivos de manera que conserven su eficacia?

La solución a esta cuestión está en los sistemas de firma digital. Empecemos por el principio: ¿qué es la firma electrónica? Según la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, se trata de “el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”, mientras que la firma electrónica avanzada puntualiza que, además de identificar al firmante, permite “detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control”.

Por otra parte, la firma electrónica reconocida es la firma electrónica avanzada “basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”. Además, la ley resuelve nuestro problema de la digitalización de archivos firmados añadiendo en el apartado 4 del artículo 3: “La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados de forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel”.

¿Cómo podría aplicarse esta tecnología a la empresa?

Tal y como hemos visto, la firma electrónica tiene toda la validez legal. Por lo tanto, sus aplicaciones en el mundo de la empresa son infinitas, y aporta numerosos beneficios.

Por ejemplo, puede ayudar a directivos que no se encuentran en la sede de la compañía a menudo y que, cuando acuden, se ven obligados a validar con su firma montones de documentos. También puede servir a clínicas para archivar de manera digital el consentimiento informado que la ley exige conservar con la firma de los pacientes. O facilitar la tarea a las empresas de transporte, ya que los transportistas pueden olvidarse de cargar con una carpeta llena de albaranes y llevar estos documentos de forma digital con una tableta. Además, facilita a cualquier tipo de organización los trámites con la administración pública, tanto local, como autonómica o nacional, puesto que pueden realizarse de manera telemática a través de las respectivas sedes electrónicas con total seguridad.

Tipos de firma electrónica

Existen diferentes tipos de firma electrónica, aunque podríamos destacar dos formatos:
• Firma biométrica digital. Esta modalidad capta la firma manuscrita de la persona en un soporte informático como una tableta o un panel de firma. El sistema recoge datos como la velocidad del trazo, la inclinación y la presión, y los codifica, de manera que se garantiza la valoración pericial futura. Además, estos datos biométricos se cifran y se incrustan en el documento, empleando una clave pública cuya clave privada se encuentra custodiada en sede notarial. Este tipo de firma electrónica genera también un certificado digital de un solo uso y un sello de tiempo.
• Firma digital con certificado. Este tipo de firma sustituye los datos biométricos del sistema anterior por evidencias vinculadas al e-mail del destinatario y por doble factor con contraseña de un solo uso enviado por SMS. También genera un certificado digital de un solo uso y sello de tiempo cualificado de la firma. Este tipo de firma permite, además, otras funcionalidades como la firma de documentos por lotes o la firma de documentos vía web o app móvil, mediante un certificado digital almacenado en la nube.

Así pues, una solución de firma digital contribuye a agilizar algunos procesos que implican gestión de documentos y puede ayudar a hacer más fácil el trabajo de muchos profesionales. Pero además tiene otras ventajas adicionales, como la seguridad jurídica. Un documento firmado electrónicamente constituye por sí mismo prueba documental, ya que acredita el contenido de las declaraciones de los intervinientes, la firma de los mismos y la fecha de producción del documento. Ofrece incluso más elementos probatorios, puesto que aporta más seguridad respecto a la integridad y la fecha del documento que un archivo en papel. Además, es una solución flexible, integrable con otro software que se utilice en la empresa y muy fácil de utilizar.

Si quiere conocer cómo aplicar la firma digital en su empresa, póngase en contacto con nosotros. Uno de nuestros consultores analizará los procesos que se llevan a cabo en su organización y le propondrá la solución más adecuada a sus necesidades.

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