Gestión documental preconfigurada con DocuWare Kinetic
En todas las empresas hay procesos de negocio que consisten en gestionar documentos. Aunque en cada organización estos procesos funcionan de manera diferente, todos tienen características similares. Para responder a estas necesidades comunes, DocuWare lanza Kinetic Solutions, un software preconfigurado, que incluye todas las funcionalidades que han hecho a DocuWare imprescindible para sus más de 18.000 clientes a lo largo de los últimos 30 años.
DocuWare Kinetic Solutions está pensado para empresas que requieren soluciones para procesos estándar con una implementación más sencilla y económica. Los clientes de Kinetic pueden beneficiarse del hecho de que toda la investigación para resolver problemas universales ya se ha realizado y la solución está construida. Así, DocuWare Kinetic se instala en cuestión de días, incluyendo la formación de los usuarios, y de forma remota, por lo que no interrumpe las actividades diarias de la organización. Las soluciones Kinetic de DocuWare son modulares y basadas en la nube, lo que evita el mantenimiento de una infraestructura tecnológica amplia. Además, el software está diseñado para integrarse en el sistema existente en cada organización.
La mayoría de las implementaciones de DocuWare se realizan en los procesos críticos llevados a cabo en el departamento financiero o en recursos humanos. Por ello, la automatización del procesamiento de facturas de proveedores y la gestión de recursos humanos son las primeras versiones de Kinetic en lanzarse al mercado.
DocuWare Kinetic para gestión de factura de proveedores
La solución completa automáticamente cada paso de este proceso: desde la captura de los datos a la aprobación de la factura, reportando directamente al sistema de contabilidad o al ERP. Kinetic dispone de usuarios y funciones predeterminados para gestionar el proceso de facturas de proveedores de principio a fin. Además, permite revisar y aprobar documentos desde dispositivos móviles.
La solución DocuWare Kinetic para gestión de facturas almacena toda la información en un repositorio digital único. Gracias al Intelligent Indexing, una tecnología basada en la inteligencia artificial y en el aprendizaje colectivo, captura automáticamente la información de la factura necesaria para gestionarla. Con un archivo formado por más de cinco millones de documentos de diferentes empresas de todo el mundo, DocuWare es capaz de reconocer correctamente un porcentaje superior al 80% de las facturas en menos de un minuto. En el caso de que no reconozca algún documento, introducir la información que falta o corregir la incorrecta es sencillo y rápido. Una vez que se ha rectificado la información, DocuWare la recordará automáticamente para futuras facturas con el mismo formato con el que deban procesarse.
DocuWare Kinetic para Recursos Humanos
Esta versión de DocuWare Kinetic digitaliza, centraliza y organiza los documentos de recursos humanos relativos a los empleados en un repositorio seguro y apto para consulta. Con esta solución, los equipos de RRHH disponen de flujos de trabajo y formularios digitales para hacer el seguimiento de los candidatos, contratar, dar la bienvenida a nuevos empleados, realizar evaluaciones del desempeño y gestionar las peticiones de días libres y bajas por enfermedad. Con DocuWare Kinetic, el equipo de RRHH queda liberado de tareas administrativas y puede centrarse en otras más estratégicas.
DocuWare Kinetic para recursos humanos incluye además una estructura escalonada que distingue entre los responsables del departamento de RRHH, los empleados del departamento y el resto de los trabajadores. La carpeta de más alto nivel, accesible solo desde el departamento de RRHH, contendrá los datos más sensibles de los empleados de la organización, incluyendo cualquier documento con datos personales. De esta manera, durante todo el ciclo de vida del empleado, todos sus documentos relevantes quedarán almacenados de forma segura.
Si está interesado en conocer cómo DocuWare puede ayudar a agilizar procesos documentales críticos en su empresa, póngase en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores le ayudará a elegir la solución más adecuada.
