Si tienes un poco de familiarización con el mundo de la digitalización empresarial; probablemente hayas escuchado del ECM, o mejor conocido como gestión documental para empresas. Se trata de una de las soluciones más solicitadas por compañías de todo tipo debido a las grandes ventajas que puede ofrecer. Sin embargo, su composición va mucho más allá que la de simplemente organizar trabajos y documentos.
De hecho, el ECM o gestión documental puede hacer una gran diferencia dentro de una empresa. Se debe a que se trata de una tecnología inteligente y que puede lidiar con un gran volumen de información. Si nunca has implementado la gestión documental en tu compañía o todavía no terminas de entender en qué consiste; no te preocupes, aquí te contamos todo sobre su definición, funciones e incluso los beneficios para tu negocio.
¿En qué consiste la tecnología ECM en la gestión documental?
ECM es el acrónimo de Enterprise Content Management, que se puede traducir como Gestión de Contenido Empresarial. Es una solución tecnológica que trabaja con un sistema de organización y recopilación de información. Sin embargo, su diferencia de los programas de gestión tradicionales que hace uso de diferentes estrategias para el ciclo de vida de variadas informaciones dentro de una compañía.
Esto quiere decir que la tecnología ECM para la gestión documental es completamente personalizable; la recolección de datos se puede configurar de acuerdo a las necesidades y especificaciones de cada empresa o persona.
Por otro lado, también es importante destacar que la tecnología ECM de gestión documental también va mucho más de los softwares a los que estamos acostumbrados. Es, en realidad, una estrategia sistematizada que busca aprovechar la información de una forma única para el beneficio de la compañía. Es decir, mientras que la gestión documental podría ser el software, mientras que la ECM ofrece una alternativa que optimiza la forma en que se gestiona.
¿Cómo funciona y qué puede ofrecer?
Muchas veces los programas de gestión documental vienen con sistemas ya definidos. Esto hace que, para muchas empresas con necesidades específicas, más que ofrecerles una solución, también puedan ser la raíz de algunos inconvenientes. Es por ello que el ECM se ha convertido en una tecnología tan aclamada.
Después de que el programa de gestión documental, también conocido como GED hace su trabajo, es cuando el ECM entra en acción. Primero espera que se indexen los documentos a través de un campo definido con antelación y luego se guarda en una base de datos; la cual se gestiona por la tecnología ECM.
¿Cuál es su trabajo? Puede realizar muchas tareas, pero las principales consisten en imponer reglas de acceso, hacer que sea más fácil integrar la información con otros sistemas; hacer que la gestión sea mucho más clara y transparente e incluso mejorar los resultados en diferentes áreas de un departamento.
Diferencia entre GED y ECM
Cuando hablamos de la gestión documental, lo primero que muchas personas suelen imaginar es la GED o gestión electrónica de documentos. Esto es entendible, ya que es de las primeras soluciones tecnológicas que se integraron para esta categoría. Sin embargo, la GED y la ECM son diferentes.
En pocas palabras, se puede considerar a la tecnología ECM como una evolución GED. Ambas suelen complementarse, con la diferencia de que la ECM se centra en mejorar la manera en la que GED procesa la información; además de encargarse de que sea más sencillo trabajar con otras herramientas. Además, cabe destacar que el ECM tiene un sistema que puede ser global y no centrado en un solo departamento o sistema.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental con tecnología ECM?
Muchos de los beneficios que se pueden disfrutar con la tecnología ECM son parecidos a aquellos que se incluyen con la integración de la gestión documental en una empresa. Tendrás que gastar menos dinero invirtiendo en herramientas adicionales, los archivos duplicados ya no serán una preocupación; e incluso cumple con las diferentes legislaciones y normativas aplicadas a empresas.
Sin embargo, viene con otros beneficios adicionales. La integración del ECM en tu programa de gestión documental puede mitigar los riesgos de que se filtre algún tipo de información; además, hace que los documentos se puedan rastrear y migrar de manera más sencilla a través de diferentes sistemas. Por último, podemos destacar la centralización de la información; ya que se almacena toda la información en un solo entorno, lo que provoca que sea más fácil de acceder.
