Muchas veces hablamos de las ventajas de trabajar con un sistema de gestión documental y de las funcionalidades que aporta en el proceso de transformación digital de cualquier empresa. Sabemos que los usuarios finales serán reacios a cambiar su forma de trabajo si no comprueban el valor que les aportan las nuevas herramientas. Vamos a ver cómo es el día a día trabajando con DocuWare en una empresa distribuidora de materiales industriales.

Cuando damos el paso e implementamos uno de estos sistemas, lo último que deseamos es que se conviertan en una barrera. Por eso en GDX enfocamos las configuraciones para que el entorno final sea amigable y cómodo para los usuarios. Independientemente de que las configuraciones en el backend sean más complejas y laboriosas para nosotros.

La forma de trabajo tradicional

La compañía que traemos hoy, trabaja desde 1980 y nunca ha perdido de vista el servicio y la atención al cliente. También ha invertido en formar a sus profesionales. Todos estos esfuerzos la han convertido en una compañía puntera y de referencia en su sector. En el año 2000 implementaron un sistema ERP, dejándose aconsejar por una consultora especializada en ello.

Sin embargo, esta herramienta solamente acogía una pequeña parte del proceso contable. Incorporaban al mismo las facturas entrantes, pero seguían teniendo que almacenar de forma física los documentos, ya que el ERP no incluía digitalización certificada. Además, otros documentos del expediente, como albaranes y pedidos, se seguían imprimiendo.

Cuando el cliente emitía el pedido, el sistema generaba los albaranes, que se imprimían con una copia para el cliente y otra para ellos, que el cliente debía firmar a la entrega del material. Estos documentos en papel también se almacenaban en un sistema tradicional de AZ’s, al igual que las facturas.

Esta forma de proceder era problemática, por ejemplo, cuando un cliente quería verificar algún dato en sus albaranes o quería recibirlos junto con su factura. Había que realizar una búsqueda individual de la documentación necesaria. Además, como estas consultas eran habituales, el proceso se repetía a menudo, consumiendo una cantidad de tiempo muy alta. Otro problema paralelo era la pérdida ocasional de documentos en papel, que podían derivar en conflicto. Cuando se emitían las facturas pero no se disponía del albarán, no había modo de comprobar la entrega.

La forma de trabajo con DocuWare

La solución llegó cuando contactaron con GDX Group, Proveedor Platinum especialista en gestión documental. Implementaron DocuWare Base para cuatro usuarios. Así, han podido beneficiarse de la plasticidad y adaptabilidad de la herramienta para cualquier entorno, desde empresas donde hay muy pocos empleados administrativos, hasta grandes multinacionales que operan en diversos países.

Simplemente tuvieron que dedicar un ordenador y una tablet con pantalla táctil. Gracias a la tablet, los clientes podrían firmar digitalmente los albaranes en el mostrador de recepción. Ya disponían de conexión wifi en la oficina. Posteriormente, adquirieron también dos dispositivos PDA para que los llevara el personal de reparto en las furgonetas. El sistema de gestión documental DocuWare se integró fácilmente con el sistema de contabilidad ERP con el que ya estaban trabajando en la compañía.

Ahora, el albarán se genera en el ERP y se guarda de forma automática en el archivador central de DocuWare. Cada mañana, antes de salir a realizar los repartos del día, los conductores tienen disponible en su PDA los albaranes de mercancía que está previsto entregar durante esa jornada. En el momento de la entrega, los clientes firman la entrega de la mercancía en la PDA. La firma es biométrica y está protegida, con la misma validez legal que una firma tradicional con boli y papel. El sistema recoge datos biométricos como la presión, rapidez e inclinación que el cliente realiza al firmar.

De forma automática, el documento se devuelve al archivador central con la firma incorporada y el estado “Pendiente entrega” cambiado a “Entregado”. De esta manera, se controla a través de listas qué entregas siguen pendientes, cuáles se han entregado a tiempo o no y cualquier casuística. Además, al momento se envía también una copia al cliente con el documento que ha firmado, por correo electrónico.

Los responsables de IT de la compañía pueden estar tranquilos sabiendo que su documentación está alojada en la nube con la máxima seguridad de Azure. Como ya hemos comentado en alguna ocasión, existen réplicas de los servidores en diferentes países. Por lo tanto, no es necesario realizar copias de seguridad locales.

Las facturas también se archivan en DocuWare en el momento de ser generadas en el ERP. Además, se relacionan mediante un código interno con sus respectivos pedidos y albaranes, para que de un vistazo se pueda tener acceso al expediente completo. También, es posible buscar por clientes, fechas, importes o la unión de cualquier parámetro que sea necesario.

Ya no se extravían albaranes ni otros documentos. Y, cuando un cliente quiere consultar los suyos, es tan sencillo como hacer una búsqueda pulsando un botón. Además del ahorro de tiempo en cada tarea del proceso, los clientes ahora pueden saber cuándo recibirán su reparto o si ya lo han recibido. Gracias al proceso de verificación de firma, la compañía puede informar a sus clientes. Además de saber quién firmó el albarán y cuándo.

Conclusión

Ya no hay lugar a discusiones por el extravío de documentación. El ahorro de tiempo supone muchas horas semanales, que ahora los empleados pueden dedicar a tareas de más valor. La productividad de nuestro cliente ha aumentado en los meses posteriores a la implementación de DocuWare.

La agilización del proceso de facturación también ha mejorado el flujo de caja. Así pues, la inversión en el sistema DocuWare se ha amortizado en tiempo récord incluso en tiempos de crisis por covid. Dejando atrás las formas lentas y tediosas de gestionar sus procesos, esta empresa ahora puede dedicar más tiempo y recursos a su prioridad, que es y ha sido desde siempre el buen servicio y la atención y satisfacción de sus clientes.

¿Quieres disfrutar de estas mejoras también en tu organización? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a implementar una solución personalizada, a medida de vuestras necesidades.