La factura electrónica cada vez está más presente presente en las relaciones comerciales y lo estará aún más a lo largo de los próximos años. Con este formato digital se agiliza la comunicación y el procesamiento de datos. Otra de sus grandes ventajas es que la tramitación de impuestos es mucho más fácil.

Con la facturación electrónica se ahorra costes y tiempo a la empresa que podrán reestructurar sus recursos de manera más eficiente. Gracias a la automatización de tareas mediante programas informáticos se evitan muchos errores humanos y los tiempos de gestión se reducirán.

Además, ayuda a controlar el consumo de papel haciendo que la actividad empresarial sea más sostenible. No es necesario contar con espacio físico para guardar la documentación ya que su almacenamiento se realiza en un soporte informático. También ayuda a que el servicio al cliente sea más eficiente y rápido.

La llegada de la facturación electrónica trae muchos avances positivos de las que se pueden beneficiar tanto las grandes empresas como las pymes y autónomos.

Tipos de facturación electrónica

Existen dos modalidades de factura electrónica:

Formato estructurado. Se realiza mediante un sistema de facturación desarrollado con un software que emite la factura.

Formato no estructurado. La factura es un documento digital en formato PDF o el escaneo de una factura física.

Tanto una como la otra opción son igualmente válidas e implican un distinto grado de digitalización de la actividad de la empresa.

Obligación de emitir factura electrónica

La facturación electrónica ya es obligatoria en operaciones en las que la administración pública sea la destinataria salvo algunos casos específicos. Así se establece en la Ley Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Esta obligación de presentar factura electrónica se verá ampliada al sector privado durante 2024 y 2025. Las empresas y autónomos deberán usar este formato cuando realicen operaciones con otras empresas y autónomos. Así lo recoge la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.

Para cumplir con esta obligación se establecen dos límites temporales:

A partir de 2023 cuando la facturación supere los 8 millones de euros anuales.

Hasta 2025 para los autónomos y empresas que facturen menos de 8 millones.

No existe previsión alguna de establecer la obligación facturación electrónica cuando los destinatarios sean particulares o consumidores finales. En estos casos se podrá seguir usando el formato tradicional.

Esta normativa ha llevado a muchas pymes y autónomos a seguir invirtiendo en la modernización de sus operaciones. La factura electrónica es una herramienta muy útil cuando las operaciones comerciales se realizan en un entorno digital. En algunos casos puede suponer la transformación de las estructuras y procesos de muchos negocios.

El kit digital como método de subvención

El Programa Kit Digital puede ser usado para subvencionar la implantación de la facturación electrónica electrónica. Esta iniciativa del gobierno de España ofrece una ayuda de hasta 2000 € para que las pequeñas empresas y los autónomos puedan contar con la infraestructura necesaria para expedir y remitir este tipo de formato.

La cuantía de la ayuda varía según el número de trabajadores a cargo de la empresa o del autónomo:

0 < 3 empleados: 1.000€ (incluye 1 usuario)

3 < 9 empleados: 2.000€ (incluye 3 usuarios)

10 < 50 empleados: 2.000€ (incluye 3 usuarios)

Las prestaciones que se pueden desarrollar con esta aportación son las siguientes:

Facturas en formato estructurado. Mediante un software se puede generar el documento mercantil de manera automática.

Facturas y clientes ilimitados. No existe límite en el número de facturas emitidas ni en la cantidad de clientes con las que se realiza este tipo de operaciones.

Envío y recepción de facturas. Se podrá hacer también de manera automática usando el correo electrónico.

Copia de seguridad periódicas. Para mantener la información a salvo y segura.

Generación de un registro de facturación. Con el que se podrá llevar un control efectivo.

Gracias al Kit Digital muchas pequeñas empresas y autónomos podrán obtener la ayuda económica necesaria para cumplir con la obligación de operar con facturación electrónica. Será un paso más para conseguir una mayor digitalización de la actividad de las pymes y los autónomos.