Cada negocio es un mundo. Por eso puede darse el caso de que una empresa no esté acostumbrada a procesar una gran cantidad de documentos en formato físico, ya sea por las peculiaridades de su sector o porque ha logrado un alto grado de digitalización. En ese caso no le resultaría rentable contar con un equipo de impresión que, por otro lado, puede serle puntualmente necesario. Una de las soluciones más populares en estas situaciones es el renting de impresoras.

Ventajas del renting de impresoras

Tal y como su nombre español indica, el alquiler de impresoras es uno de los recursos más eficaces para negocios que tengan que gestionar una gran cantidad de documentación. Pongamos un ejemplo: una compañía tiene toda su contabilidad en formato digital, pero una inspección de Hacienda le obliga a presentarla en papel. En este caso tendría que hacer frente a una inmensa labor de impresión para disponer de todas sus cuentas de la forma en que el fisco le exige. Aquí entra en juego el alquiler de estos dispositivos.

Asimismo, un serio problema de este tipo de equipos es su obsolescencia. Pero al alquilarlos estarían siempre en sus mejores condiciones, y ningún contratiempo paralizaría la labor de la empresa. Además, las empresas de impresoras disponen de una amplia gama de modelos, por lo que siempre podemos encontrar una adaptada a las necesidades de nuestra compañía. Solo tenemos que hacer un estudio interno para averiguar el tipo de impresión que necesitamos, el formato, el volumen y demás aspectos técnicos para el trabajo a ejecutar.

Puede que aún no lo sepas, pero otra de las ventajas de esta modalidad tiene que ver con los aspectos fiscales. Actualmente los costes de este alquiler son 100 % deducibles y puedes recuperar el IVA abonado. A su vez, está demostrado que no reduce la capacidad de inversión de un negocio y, lo más importante, no genera deudas.

No tienes más que hacer algunos números y decidir si te resulta más rentable que disponer de equipos en propiedad y encargarte de sus suministros y su mantenimiento. A este respecto, debes saber que existen dos formas de pago: en función del número de copias o del periodo de alquiler.

Qué es un equipo multifunción

Si decides apostar por esta novedosa práctica, te recomendamos que te decantes por una impresora multifunción. De este modo, podrás llevar a cabo multitud de tareas sin tener que contar con un dispositivo diferente para cada una, con el sobrecoste que eso supondría.

Y es que la mayoría de marcas cuentan con algún equipo multifunción capaz de llevar a cabo varias labores, siendo las más comunes las de fotocopiadora, escáner e impresora. Sin embargo, otros incluyen también la posibilidad de enviar correos electrónicos. Cada modelo priorizará unas funciones sobre las demás, por lo que debes escoger el equipo que mejor se adapte a tu negocio.

Una de las principales ventajas de este tipo de dispositivos es el ahorro de tiempo. Piensa que, dentro de una empresa, cada departamento tiene un flujo de trabajo enormemente amplio. Y, por tanto, debemos dotarles de herramientas versátiles, fácilmente manejables y útiles en la práctica.

Transformación digital y tecnológica en la empresa

Un plan de digitalización debe tener en cuenta todos los aspectos del negocio y aquí no solo entran en juego factores económicos y comerciales, sino también otros humanos e instrumentales. Centrándonos en estos últimos, queda claro que un negocio no podrá sumarse a la transformación digital sin haberse dotado previamente de un equipamiento a la altura.

Pero un plan es una inversión y, si queremos que resulte rentable, debemos minimizar el gasto superfluo. En este sentido, de nada serviría comprar impresoras para cada departamento si cuando dejen de funcionar no ha concluido el plan de la empresa para convertirse en una oficina sin papel.

Por otro lado, al alquilar los equipos recibimos el apoyo de un servicio técnico que actuará en caso de avería y que se hará cargo del mantenimiento. De este forma no tendremos que preocuparnos por nada, ni nos veremos obligados a sufragar el coste de nuevos dispositivos. Considera, por tanto, incluir la modalidad de renting dentro de tu plan de transformación digital.

Otras tareas en las que esta modalidad puede serte útil están relacionadas con la digitalización de documentos: si decides apostar por pasar a un formato digital todos los archivos del negocio, necesitarás un escáner de calidad. Puedes crear un grupo de trabajo dedicado a tal fin que utilice las impresoras multifunción alquiladas y, una vez concluido el trabajo, las devuelva.

Como puedes ver, el renting de impresoras es uno de tus mejores aliados en la transformación de tu negocio. Recuerda realizar un estudio previo que determine las necesidades de tu compañía antes de alquilar los equipos. Y, si tienes más dudas respecto al funcionamiento de este proceso, no te preocupes: en GDX estaremos encantados de resolverlas.