El talento humano es creativo, aprovéchalo gracias a la RPA

Solo tenemos que hacer una búsqueda rápida en Google para constatar que la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es un tema candente. Y, efectivamente, es así: la RPA se está convirtiendo rápidamente en uno de los componentes más importantes de las estrategias de automatización para las organizaciones en todo el mundo.

Si bien en algunos ámbitos de la sociedad aún existe un cierto debate sobre si la robotización elimina puestos de trabajo, el día a día nos confirma que, en los entornos de decisión empresarial, la tendencia es clara: las empresas que no velan por optimizar la eficiencia de sus procesos están abocadas al fracaso en el corto-medio plazo. Y es que no se pueden poner puertas al campo, ni frenar el progreso humano. De la misma manera que la máquina de vapor supuso una revolución que transformó la sociedad del s. XIX, eliminando determinados puestos de trabajo y creando otros nuevos, la progresiva robotización tendrá un efecto similar en el s. XXI.

Evolución de la RPA

Hace escasamente una década, la automatización robótica de procesos, en un estadio más inicial, solo era accesible para empresas muy grandes que deseaban optimizar funciones repetitivas y reducir costes. Hoy en día, a medida que la tecnología avanza, se ha generalizado la adopción de robots virtuales, que reemplazan tareas administrativas repetitivas y aburridas realizadas por humanos con una fuerza de trabajo virtual. Y es que actualmente la RPA no requiere desarrollar código, ni acceder directamente a la base de datos de las aplicaciones, lo que ha reducido tanto los costes como los tiempos de implementación.

Por otro lado, se espera que el mercado global de software y servicios de RPA alcance los 1,2 B de dólares en 2021, con una tasa de crecimiento anual del 36 %. Sin duda alguna, la tecnología de RPA abre un escenario lleno de nuevas oportunidades, donde la colaboración entre la fuerza de trabajo humana y virtual será la manera habitual de trabajar. Adoptemos esta tecnología, en combinación con otras, para digitalizar el puesto de trabajo y destinar el talento humano a tareas creativas que aporten valor, que es allí donde los bots no pueden llegar. Nuestro consejo es que no te dejes llevar por el miedo a lo desconocido y veas las nuevas tecnologías como pilar fundamental para el progreso de nuestras empresas.

¿En qué consiste la RPA?

Vamos a imaginar un ejemplo común: supongamos que necesitamos realizar un pedido. Para ello, una persona accede al sitio web del proveedor y realiza los siguientes pasos:

1. Inicia sesión en el sistema de gestión de pedidos de su organización
2. Busca y abre los detalles del pedido
3. Inicia sesión en el sitio web del proveedor
4. Copia y pega todos los datos necesarios del ERP en el sitio web del proveedor
5. Envía el pedido y copia el número de seguimiento del sitio web del proveedor nuevamente al ERP
6. Marca el pedido como enviado en el sistema de gestión de pedidos

Ahora imaginemos a una persona o a un equipo de personas haciendo esto cientos o miles de veces al día. Es evidente que estas tareas repetitivas de gran volumen son pesadas y es fácil que se produzcan errores: los humanos nos aburrimos, nos equivocamos, los ojos escuecen, necesitamos descansar…

Con este ejemplo en mente, entender conceptualmente qué es la RPA es sencillo. Solo tenemos que pensar en robots de software, es decir, en una fuerza de trabajo digital disponible 24x7x365 que imita los pasos que realiza nuestro equipo, pero con mayor precisión y mucho más rápido.

¿Cómo lo hacen? Estos robots digitales inician sesión en los sistemas y utilizan la interfaz gráfica de usuario, de la misma manera que lo haría un humano, pero a mayor velocidad, sin errores y sin interrupciones innecesarias.

Definición de RPA

RPA (Robotic Process Automation) es la tecnología que permite configurar un software o «robot» para controlar e interpretar las aplicaciones existentes y poder así procesar una transacción, manipular datos, desencadenar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales.

Es decir, es un software capaz de llevar a cabo, con mayor simplicidad y a más velocidad, aquellas tareas que se realizan tradicionalmente de forma manual, permitiéndonos automatizar una serie de acciones predecibles, medibles y configurables y consiguiendo que el capital humano de la empresa dedique sus esfuerzos a actividades de mayor valor, como las que requieren creatividad y toma de decisiones.

¿Cómo son estos bots?

Entre estos “trabajadores virtuales”, según el tipo de tareas que desempeñen, podemos distinguir dos tipos de robots software o bots:

• Bots de Front Office: se dedican a agilizar tareas en contacto con el cliente, como pueden ser la gestión de ventas o la atención al cliente. Normalmente son bots que realizan tareas en colaboración con humanos, llevando a cabo labores de asistencia.
• Bots de Back Office: se dedican a ejecutar flujos de trabajo administrativos, como pueden ser introducción de datos, transferencia de archivos, emisión de informes, monitorización de sistemas, etc. En estos casos suelen ser autónomos, ya que para la realización de estas tareas no necesitan la intervención humana.

¿Cómo nos ayuda la RPA?

El principal objetivo de este tipo de soluciones de RPA es el de incrementar la productividad, sobre todo en tareas administrativas y de búsqueda de información, obteniendo un aumento notable de la eficiencia. Pero, además, también consiguen mejorar la experiencia, tanto del empleado como del cliente. Así, podríamos resumir en cuatro los beneficios que genera la implementación de un sistema de RPA:

1. Ahorro en costes operativos
2. Mejora de la productividad
3. Procesos más ágiles
4. Incremento en la calidad de los servicios

Si consideramos que el nivel de exactitud es de un 100% y que la velocidad de respuesta es inmediata, es evidente que se obtendrá una mejor experiencia de cliente. Además, la disponibilidad de los bots para la ejecución de tareas es de 24 horas, los siete días de la semana. Todo esto supone para cualquier organización un impulso de la eficiencia y la productividad y un ahorro de costes operativos. Al mismo tiempo, un sistema de robots permite crecer más, porque es posible planificar una escalabilidad de las tareas.

Existen diferentes estudios que demuestran que el 65 % de los empleos incluye más de un 30 % de tareas susceptibles de automatizarse. Con la RPA se consigue que esas tareas rutinarias se vuelvan más fluidas, asegurando una mayor efectividad del trabajo humano. Recordemos que los robots pueden ejecutar procesos completos sin intervención humana, desde abrir correos, rellenar formularios, mover archivos y carpetas o leer y escribir en bases de datos, hasta la interacción con cualquier otro sistema digital como puede ser la introducción de datos.

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