El uso de la factura electrónica se ha hecho cada vez más común en los últimos años, gracias a que las nuevas tecnologías han hecho posible la implantación de la administración electrónica tanto a nivel estatal como privado. Conocer sus características te ayudará a saber desenvolverte sin problemas a la hora de presentar este tipo de documentación.

¿Qué es una factura electrónica?

Se trata de un justificante de entrega de bienes o prestación de servicios expedido en formato electrónico, y con los mismos efectos legales que una tradicional factura en papel. De todos modos, debes tener en cuenta que su expedición está siempre supeditada a que el destinatario proporcione su consentimiento previo.

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre regula las normas que deben cumplir las facturas en general, y especialmente las electrónicas. Hace referencia a que deben ser legibles y tienen que garantizar su autenticidad e integridad a través del programa informático correspondiente y de sistemas como los certificados de firma electrónica avanzada.

Ventajas de la factura electrónica

Entre los beneficios que puede ofrecerte el uso de la factura electrónica, se destacan:

– La reducción de la tramitación.

– La posibilidad de cobrar más rápidamente.

– La eliminación de costes de impresión y envío.

– La reducción significativa de posibles errores humanos.

– El acceso más fácil a las facturas almacenadas.

– Un mejor servicio al cliente.

– El cuidado del medio ambiente al evitarse impresiones.

La factura electrónica para las administraciones públicas

Las instituciones públicas han incorporado la administración electrónica como una manera de agilizar su relación con los proveedores y garantizar la seguridad de todos los trámites. Por eso, si trabajas con alguna administración y debes facturarle el importe correspondiente a tus servicios o productos, debes optar por la factura electrónica teniendo en cuenta sus requisitos específicos.

¿Cómo deben ser las facturas electrónicas para administraciones públicas?

Esencialmente, deben cumplir tres requisitos específicos:

1. Estar escritas en Facturae 3.2 o 3.2.1.

2. Indicar el destinatario.

3. Incluir la firma electrónica en la factura.

Es importante tener en cuenta que el Ministerio de Industria, Energía y Turismo ofrece un programa completamente gratuito que cumple con todas estas características.

La firma electrónica

Si necesitas enviar una factura electrónica a las administraciones públicas, antes deberás disponer de un certificado electrónico reconocido para poder firmarla digitalmente. En caso que recurras a un prestador de servicios, será este el que la firmará.

El destinatario de la factura

Otro factor indispensable en este tipo de facturas es la identificación de su destinatario. Esto implica señalar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, información que deberá proporcionarte la propia administración.

El envío de facturas electrónicas a una administración

Este documento se envía a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas de la administración correspondiente. Se trata de ventanillas electrónicas únicas de entrada de todas las facturas electrónicas destinadas a un organismo correspondiente. Además, permiten seguir el proceso de tramitación y efectúan el correspondiente registro automático en un registro electrónico administrativo solicitado por ley.

En el caso de la Administración del Estado, el portal que ejerce las funciones de punto general de entrada de las facturas electrónicas se denomina FACe. También puedes conectarte a él de manera automática si usas el programa informático gratuito subministrado por el Ministerio de Industria.

Obligaciones del emisor de las facturas

La emisión de facturas electrónicas implica la obligación de conservar las copias expedidas, siguiendo los mismos requisitos que si fueran en papel. Es decir, deben conservar su legibilidad, demostrar la autenticidad del origen de la factura y la integridad de su contenido.

Igualmente, deberás garantizar que la Administración Tributaria puede acceder a ellas sin demora.

¿Quién debe presentar una factura electrónica?

Están obligados a la realización de facturas electrónicas y a su presentación a través de un punto general de entrada todas las empresas y profesionales que tienen una relación de prestación de servicios o venta de productos con las administraciones. Esto incluye las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica y sin nacionalidad español, entre otras.

No obstante, podrán evitar esta obligatoriedad las facturas de hasta 5.000 € y aquellas que necesitan un margen para cumplir con los requisitos exigidos para su presentación. De todos modos, en las administraciones que se hayan acogido a esta posibilidad, la potestad para su presentación recae siempre en los proveedores.

La factura electrónica representa ir un paso más allá en la seguridad de la tramitación de cobros por parte de las empresas y hacia las administraciones públicas. Por esta razón es muy importante que tengas en cuenta, a la hora de enviarla, los requisitos que debe cumplir y por qué canales tienes que tramitarla para que llegue sin problemas a su destinatario. De ese modo los pagos se efectuarán sin ningún problema y en un tiempo prudencial.