Hoy en día, todavía muchas compañías elaboran una hoja de gastos en Excel para mantener el control de sus negocios. Sin embargo, este programa presenta ciertas desventajas para el trabajo empresarial que hacen que sea mejor decantarse por un software más específico para este tipo de tareas. Por eso, hoy vamos a hablarte de los inconvenientes de este programa y a proponerte una alternativa mucho más eficaz.
Los inconvenientes de Excel
Excel es un programa de cálculo básico y algo genérico. Es decir, que no está enfocado específicamente para las actividades empresariales. Y eso hace que adolezca de algunas ausencias que, a día de hoy, resultan imperdonables en un buen software de negocios.
1. Poca automatización
Si bien la creación de la hoja de gastos es realizada por el ordenador, posteriormente es necesario rellenarla a mano. Y esto es un serio obstáculo a la hora de apostar por la transformación digital integral. Además, se pierde gran cantidad de tiempo al llevar a cabo el proceso manualmente.
2. Nula personalización
Uno de los principales problemas de estas hojas de gastos es que no se adaptan a las particularidades de la empresa fácilmente. Por ello, una vez que se realiza un cambio hay que reflejarlo, una por una, en todas las plantillas existentes en el negocio para evitar problemas de gestión. En consecuencia, es realmente complicado realizar adaptaciones.
3. No es intuitivo
Su interfaz a menudo resulta complicada e incomprensible para los usuarios. Si bien existen cursos de formación para aprender a usar el programa, lo normal es que no se consiga aprovechar todas sus capacidades. Y eso se traduce en un menor rendimiento de la dimensión online de la empresa.
4. No permite asignar roles
Obviamente, no todos los estamentos de una empresa deben poder modificar la hoja de gastos de la misma forma. Por ello, es fundamental asignar al personal que puede editar cada parte; algo que en Excel no es posible. En consecuencia, la hoja es susceptible de ser manipulada por empleados sin el conocimiento suficiente.
5. Se sobrecarga
Este software, al no estar desarrollado para uso profesional, tiende a sobrecargarse cuando se incluyen grandes cantidades de información. Esto dificulta el proceso y obliga a crear nuevos documentos.
Ventajas de la hoja de gastos 3.0
La hoja de gastos 3.0 es una de las últimas apuestas por la digitalización de las empresas. Estas hojas totalmente digitalizadas, como veremos, disponen de muchas ventajas frente a las convencionales.
1. Auténtica digitalización
La totalidad del proceso se realiza de forma digital, y esto incluye la redacción de informes, la captura de tickets, las liquidaciones, validaciones y demás aspectos relacionados con la contabilidad. Asimismo, toda la información queda insertada en una base de datos, lo que aporta accesibilidad y seguridad.
2. Es más completa
Al ser un software concebido para las empresas, contiene más funciones específicas para estas. De esta forma, en nuestra hoja 3.0 podemos incluir costes indirectos de un cliente, proveedores habituales, informes de gastos y demás información que agiliza el proceso y permite contemplar todas las oportunidades de beneficio y ahorro al mismo tiempo.
3. Menor carga de trabajo
Debido a la facilidad del proceso de cumplimentación y creación, el departamento encargado de esta tarea tendrá una menor carga de trabajo. Consecuentemente, aumentará la eficiencia y agilidad de este tipo de trámites.
4. Gran accesibilidad
El principal punto fuerte de este tipo de hoja es la facilidad de acceder a registros y documentos previos. Empleando el método tradicional, sería necesario buscar entre gran número de carpetas y archivos. Además, numerosos trámites de la Seguridad Social exigen la entrega de la contabilidad de otros años, algo mucho más accesible con este software.
5. Aumento de la fiabilidad
El hecho de que este trámite se realice de forma totalmente digital y mucho más automatizada hace que se reduzca considerablemente el riesgo de cometer errores. Esto implica que los informes generados en la empresa son más fiables y que no hace falta realizar un proceso de revisión tan exhaustivo.
6. Mayor compromiso con la Administración pública
Al confiar en este sistema, es posible mantener un mayor grado de cumplimiento con las directrices de las instituciones, por ejemplo, de Hacienda. Esto se debe a la capacidad de incorporar de forma automática en nuestras hojas los impuestos que deben abonarse, entre otras posibilidades.
7. Mayor control sobre los gastos
Una hoja de gastos totalmente digitalizada será, por tanto, un sistema de contabilidad centralizado. Con esto queremos decir que es mucho más fácil que este documento esté bajo la supervisión y el control del máximo responsable de la compañía. La información es accesible y el control sobre qué puede ver o editar cada empleado, preciso.
En definitiva, la hoja de gastos en Excel cuenta con grandes limitaciones, lo que hace que sea muy aconsejable apostar por un sistema nuevo. En ese sentido, la hoja de gastos 3.0 es actualmente el mejor aliado para un negocio. En GDX te invitamos a consultarnos para descubrir más información al respecto.
