La digitalización certificada, ¿es segura y legal?

La digitalización certificada ha tenido un impacto significativo en la forma en que las organizaciones almacenan, gestionan y utilizan la información. En un mundo tan tecnológico en el cual vivimos, la agilidad, eficiencia y seguridad son fundamentales. Este proceso se ha convertido en una herramienta necesaria tanto para empresas como para entidades gubernamentales.

La combinación de la digitalización y la certificación ha permitido preservar la autenticidad y validez de los documentos en formato digital. Gracias a esto tendrás un acceso más rápido y seguro a la información. Esta convergencia ha abierto nuevas posibilidades para las empresas, permitiéndoles optimizar sus procesos y aumentar su eficiencia en la gestión de documentos.

¿Qué es la digitalización certificada?

Antes de adentrarnos en el tema, repasemos de manera breve el concepto de digitalización. El acto de digitalizar un documento se refiere a transformar un archivo físico a formato digital utilizando un escáner. Mediante esta tecnología, se captura el documento en forma de imagen. A través de un software de reconocimiento de caracteres, se interpreta su contenido y se guarda en un formato adecuado para su gestión.

La digitalización mediante escáner se emplea para archivos como diapositivas, esquemas, mapas, documentos mecanografiados o escritos a mano, entre otros. Sin embargo, cuando se trata de documentos delicados, de carácter legal u oficial, se requiere algo más que un simple escáner. Es aquí donde entra en juego la digitalización certificada, proceso que otorga validez a los archivos electrónicos.

La digitalización certificada tiene como objetivo principal preservar la información de los documentos originales al convertirlos en archivos digitales. Permite un almacenamiento, gestión y uso más eficiente. Para lograr esto, se utilizan tecnologías como firmas electrónicas, sellos digitales y sistemas de gestión documental. Estas herramientas garantizan la autenticidad y validez de los documentos digitales.

Conoce los beneficios de la digitalización certificada

La digitalización certificada ofrece numerosas ventajas para la gestión de documentos. Primero, da la posibilidad de acceder a los documentos de forma remota, lo que facilita un trabajo más eficiente y ágil. Además, al reducir la necesidad de espacio físico para almacenar documentos en papel, permite optimizar el espacio en las instalaciones de la organización.

Ahorras espacio

Uno de los beneficios más notables de la digitalización certificada es el ahorro de espacio, al contar con una base de datos totalmente digital. Esto elimina la necesidad de usar archivadores, libreros, carpetas y cajas de archivos, reemplazándolos por una gestión de archivos en la nube. Los soportes digitales en la nube pueden almacenar miles de documentos.

Seguridad y accesibilidad

Los archivos digitales pueden ser consultados desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de acudir a una oficina o revisar archiveros físicos. Simplemente, se requiere acceder al software o base de datos digital con un usuario y contraseña para consultar la información. Además, esta accesibilidad brinda mayor seguridad a los archivos, ya que solo los usuarios autorizados pueden acceder a ellos.

Procesos ecológicos

La digitalización certificada no solo elimina la necesidad de generar archivos impresos, sino que también reduce la emisión de CO₂ asociada con la producción de papel. Al evitar el uso de toneladas de papel para imprimir documentos y destruir archivos confidenciales, se fomenta la adopción de procesos más ecológicos y sostenibles.

Fácil intercambio de archivos

El tener archivos digitales certificados ofrece una gran ventaja en términos de intercambio de información y disponibilidad de copias. La facilidad de enviarlos por correo electrónico permite compartir las copias necesarias de forma rápida y sencilla. Además, el hecho de que los archivos estén certificados brinda la seguridad de que la información no podrá ser alterada durante el proceso de intercambio.

Marco jurídico de la digitalización certificada

El Real Decreto 4/2010 regula la digitalización certificada y establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad en la Administración Electrónica y las Normas Técnicas correspondientes. Este marco legal y normativo abarca diversos aspectos relacionados con la digitalización certificada. Estos son la digitalización de documentos, expediente electrónico, catálogo de estándares, procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos.

La digitalización certificada va más allá de las facturas y abarca la realización de copias electrónicas de cualquier documento originalmente en formato papel. Para la digitalización de ciertos documentos, como las facturas, es necesario utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria para autenticar la digitalización de dichos documentos.

En resumen, el Real Decreto 4/2010 y las Normas Técnicas regulan la digitalización certificada, permitiendo obtener copias digitales legales y probatorias de documentos en papel. Esto implica cumplir con ciertos requisitos y utilizar software homologado para garantizar la autenticidad y validez de los documentos digitales certificados.

¿En dónde puedes realizar tu digitalización certificada de documentos?

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