La importancia de los informes de datos en las pyme aporta un valor añadido a las empresas. Los informes de un ERP (Enterprie Resource Planning) ya sean financieros, comerciales o de producción, definen bien la situación global de una empresa.

Según explican muchos expertos, los datos pueden ser realmente importantes tanto para tomar una decisión inteligente en un momento puntual de la empresa, como para para detectar un dato desapercibido que puede ayudar a tomar una decisión estratégica.

Las razones por las que a veces se pasan por alto dichos datos es que no se está utilizando la tecnología adecuada. Hoy en día las pymes tienen un problema importante y es la falta de tiempo para elaborar informes de datos. Si utilizaran un buen ERP con funciones de diseño y automatización, el trabajo del día a día sería mucho más eficiente.

La automatización y el diseño de estos informes facilitaría a las empresas, por una parte, la posibilidad de personalizar los informes y, por otra, facilitar el acceso. Los expertos de la firma española de ERP para pymes, indican que hay diferentes tipos de informes, es por este motivo que necesitamos que las empresas se apoyen en la tecnología adecuada para cada una de ellas.

Existen diferentes tipos de informes de datos:

El informe de gastos e ingresos.

El informe de gastos e ingresos aporta información concreta al respecto. Dicho informe nos da una visión sobre lo que la empresa ingresa y lo que gasta en un periodo de tiempo concreto que necesitemos, de esta manera se podrá detectar fácilmente el beneficio bruto y neto después de impuestos y amortizaciones. Esto ayuda a tener una visión global sobre la situación financiera de la organización.

Este tipo de informes de datos permite tener información para el éxito de una estrategia concreta o la evolución del negocio a largo plazo.

El informe de ventas

El informe de ventas permite definir la cantidad de ventas realizadas durante un periodo de tiempo y cuales son los productos o servicios más vendidos. También permite analizar y revisar las ventas en cuanto a cantidad y calidad.

Debido al informe de ventas y su correspondiente facturación durante un mes, un trimestre o un año, podemos evaluar el error o acierto en una estrategia comercial. La posibilidad de comparar el informe de ventas con el informe de compras ayudará a detectar si el incremento en la facturación puede o no implicar un incremento del beneficio.

A la hora de tomar una decisión en una línea de negocio, es importante tener un informe sobre los productos o servicios más vendidos. Saber si están aumentando o disminuyendo las ventas nos puede dar más información concreta sobre qué productos o servicios están funcionando mejor, y tomar decisiones a la hora de planificar una buena gestión del stock.

También a la hora de determinar en qué área geográfica está funcionando mejor un producto o servicio. El informe de ventas nos determinará que política de ventas es más o menos exitosa y qué impacto tiene en los centros de coste.

Con este informe la empresa puede evaluar cada centro de coste y determinar si la empresa puede avanzar o no en una delegación u otra.

El informe de datos producción

El informe de producción proporciona datos sobre las órdenes de fabricación, producción defectuosa, mermas, costes, gastos de fabricación, etc. Este informe es tan importante como los dos anteriores.

Tan importantes son los informes de datos bien definidos, como la facilidad que tenga la empresa para acceder a ellos. La importancia de los informes de datos en las pyme deben ser sencillos y visuales. El ERP que utilice la empresa debe ser de fácil manejo y proporcionar información personalizada para cada empresa.

En los últimos tiempos se han hecho necesarias algunas herramientas que faciliten la obtención de información para poder reaccionar inmediatamente ante cualquier cambio interno, externo o adaptación a lo que el mercado actual está demandando.

Es evidente que un buen ERP se hace necesario en tu empresa para la gestión de datos y la organización de la compañía, si además integramos con tu ERP un buen gestor documental, como puede ser DocuWare, vamos a rentabilizar mucho más esta herramienta tecnológica. DocuWare permite agilizar y sacar un rendimiento mucho mayor del ERP con el que se integre.

¿Necesitas ayuda para asesorar a tu empresa sobre los beneficios que puede aportar un ERP a tu empresa? ¿Sabes qué herramientas pueden integrarse con tu ERP? En GDX Group somos especialistas en diferentes tecnologías y disponemos de consultores expertos para asesorarte durante este proceso. Ponte en contacto con nosotros.