La forma de facturar en España está a punto de cambiar de manera definitiva. La Ley 18/2022, conocida como Ley crea y crece, introduce la obligatoriedad de la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales. El objetivo: reducir la morosidad y mejorar la trazabilidad de los pagos.

Aunque su aprobación se produjo en septiembre de 2022, su aplicación práctica se ha ido retrasando a la espera del desarrollo reglamentario. Todo apunta a que el nuevo sistema comenzará a desplegarse de forma progresiva a partir de 2026, con un calendario que marcará el ritmo de adaptación para miles de compañías.

Una ley que supone una transformación profunda en la gestión financiera y administrativa de las empresas, que deberán adaptar sus procesos internos a un modelo completamente digital.

Nuevo calendario según el tamaño de la empresa

El despliegue de la facturación electrónica obligatoria se realizará de forma escalonada. Las primeras en adaptarse serán las empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros, que dispondrán de un plazo de un año desde la aprobación del reglamento para cumplir con la nueva normativa.

Para el resto de compañías, especialmente pymes y autónomos, el plazo se amplía a dos años. En el caso de los profesionales con menor volumen de ingresos, el margen podría alcanzar hasta tres años desde la entrada en vigor definitiva.

Este calendario busca facilitar la transición y evitar una implantación brusca, aunque el reto de adaptación sigue siendo significativo, especialmente para aquellas organizaciones con menor nivel de digitalización.

Adiós al PDF: comunicación directa entre sistemas

Uno de los cambios más relevantes es el fin progresivo de la factura en formato PDF como documento principal. La nueva normativa apuesta por un sistema basado en formatos estructurados, donde la información se intercambia directamente entre plataformas tecnológicas.

Esto implica que las facturas dejarán de ser documentos estáticos para convertirse en flujos de datos integrados en sistemas informáticos. Durante un periodo transitorio, seguirá siendo posible acompañar las facturas electrónicas con un PDF, pero a medio plazo este formato quedará relegado.

El objetivo es mejorar la eficiencia, reducir errores y facilitar la automatización de procesos como la contabilización o el seguimiento de pagos.

Control de estados: aceptación, rechazo y pago

La nueva regulación introduce también obligaciones adicionales para las empresas receptoras de facturas. A partir de la entrada en vigor, deberán informar sobre el estado de cada factura, incluyendo su aceptación o rechazo, así como la fecha de pago efectivo.

Este sistema permitirá generar una trazabilidad completa del ciclo de facturación, facilitando el control de los plazos de pago y aportando mayor transparencia en las relaciones comerciales.

Además, esta información deberá comunicarse tanto al emisor como a la futura solución pública de facturación electrónica que desarrollará la Agencia Tributaria, lo que refuerza el control administrativo sobre las operaciones.

Interoperabilidad y conexión entre plataformas

Otro de los pilares de la ley es garantizar la interoperabilidad entre los distintos sistemas de facturación. Las plataformas deberán ser capaces de comunicarse entre sí, independientemente del proveedor tecnológico utilizado.

Esto implica que las soluciones deberán cumplir con estándares técnicos específicos, incluyendo seguridad en la transmisión de datos, disponibilidad del servicio y capacidad para operar con múltiples formatos.

La estandarización es clave para evitar fragmentación en el sistema y asegurar que todas las empresas, independientemente de su tamaño, puedan integrarse en el nuevo modelo.

Archivado, acceso y control por parte de la Administración

La normativa también refuerza las obligaciones relacionadas con el almacenamiento y acceso a las facturas. Las empresas deberán garantizar que los clientes puedan acceder a sus facturas electrónicas durante un periodo mínimo de cuatro años.

En determinados sectores, este acceso deberá mantenerse incluso tras la finalización de la relación contractual, durante al menos tres años.

Además, la Agencia Tributaria desarrollará una plataforma pública que almacenará las facturas intercambiadas y permitirá su consulta y descarga tanto a emisores como a receptores. Este sistema distinguirá entre documentos originales y copias, facilitando la gestión documental.

Un cambio estructural con impacto en la competitividad

La implantación de la facturación electrónica no solo responde a una necesidad de control fiscal, sino que también tiene implicaciones directas en la competitividad empresarial. La digitalización de los procesos administrativos permite reducir tiempos, minimizar errores y mejorar la gestión financiera.

En países donde este modelo ya está implantado, como Italia, se ha demostrado su impacto en la reducción de la morosidad y en la mejora de la eficiencia operativa.

En España, el reto será adaptar estructuras empresariales muy heterogéneas a un sistema común, donde la tecnología jugará un papel central.

Adaptarse antes de que sea obligatorio

Aunque la obligación aún no está plenamente en vigor, muchas empresas ya han comenzado el proceso de adaptación. Anticiparse puede marcar la diferencia, no solo en términos de cumplimiento normativo, sino también en eficiencia operativa.

La transición requiere revisar procesos internos, seleccionar herramientas adecuadas y formar a los equipos.

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