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Microsoft Teams: cómo unir teletrabajo y trabajo en equipo

A lo largo de los años, las empresas han tenido que evolucionar y adaptarse a las nuevas realidades. Una de las tendencias más palpables en la actualidad es el uso de nuevas tecnologías en la gestión empresarial. Así, muchas empresas están aplicando nuevas estrategias que involucren a sus colaboradores y mejoren el trabajo en equipo para optimizar los flujos de información a través de la tecnología. Una de las herramientas de colaboración más usadas en la actualidad para impulsar la comunicación y la colaboración en las organizaciones es Microsoft Teams.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma unificada de comunicación y colaboración, que facilita la interacción entre los empleados de una organización y también con usuarios externos, como clientes o proveedores. Se trata, esencialmente, de un centro de trabajo basado en chats.

Además, Microsoft Teams pone a disposición de las compañías y de sus trabajadores diversas herramientas y servicios inteligentes que impulsan el trabajo en equipo. En Teams encontramos todas las herramientas de Office y otras aplicaciones desarrolladas tanto por Microsoft como por otras entidades.

13 razones por las que emplear Microsoft Teams

1. Chat y colaboración

Con solo hacer doble clic sobre cualquier usuario desde el panel principal de Microsoft Teams, es posible iniciar una conversación. Esta función ayuda a reducir de manera importante el envío y la recepción de correos electrónicos. También se pueden crear grupos de chat con varios usuarios. Lo interesante de estos chats es que se adaptan a tu necesidad de negocio. Es posible tener conversaciones con un número ilimitado de usuarios de dentro de la compañía y también de fuera de ella, así como compartir archivos y documentos, accesibles para todos.

2. Posibilidad de realizar reuniones y llamadas

Otra función de Microsoft Teams es la de realizar llamadas de audio y vídeo en línea. Además, se puede compartir pantalla con un solo clic, programar y grabar reuniones en línea, realizar videoconferencias de hasta 250 personas y eventos en línea de hasta 10.000.

Microsoft Teams permite la activación de subtítulos en tiempo real durante una llamada. También es posible realizar de llamadas telefónicas a números propios de personas o instituciones, para que no tengas que depender 100% de Internet.

3. Grupos de trabajo en Microsoft Teams

Microsoft Teams permite trabajar en equipo de una manera más eficiente. Además de los chats, donde también es posible crear grupos y compartir archivos, también se pueden formar equipos de trabajo dentro de la propia interfaz. En los equipos se puede trabajar en documentos compartidos, publicar comentarios y actualizaciones y, por supuesto, mantener conversaciones a través del chat. Así, todos los documentos de un proyecto están reunidos en el repositorio de archivos del equipo, facilitando la colaboración a distancia.

4. Recursos de comunicación

A veces algunos mensajes escritos pueden malinterpretarse. Para evitar esto, Microsoft Teams pone a disposición del usuario elementos gráficos como GIFs o emoticonos estáticos o en movimiento. Estos recursos mejoran la comunicación y facilitan la interpretación de mensajes escritos.

5. Integración con aplicaciones y servicios de productividad

Microsoft Teams permite la integración e interacción con aplicaciones emblemáticas de Microsoft Office 365, dentro de la misma plataforma. Algunas de ellas son las versiones web y de escritorio de Word, Excel, PowerPoint o Access. Además, también es posible utilizar SharePoint, Planner, Yammer, Stream y muchas otras. Una ventaja extra es la posibilidad de compartir únicamente el enlace de alguna tarea con el resto del equipo, para que todos tengan acceso.

6. Control de acceso a correo electrónico con Microsoft Teams

Teams proporciona alojamiento e intercambio de correo electrónico con una dirección de dominio personalizada de tipo empresarial. Además, los servicios de administración de derechos restringen el acceso a documentos y correos electrónicos a personas específicas, evitando que cualquier otra persona los vea o los edite.

7. Almacenamiento de archivos personales y uso compartido

Dependiendo de la opción adquirida, tendrás la posibilidad de obtener almacenamiento ilimitado en OneDrive, accesible desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

8. Trabajo remoto

Con Microsoft Teams puedes trabajar desde cualquier lugar con cualquier dispositivo: portátil, smartphone o tablet. Una ventaja adicional de la aplicación móvil de Microsoft Teams es que permite el envío de mensajes de voz.

9. Servicio de vídeo empresarial

Gracias a la aplicación Microsoft Stream, crear, administrar y compartir vídeos relacionados con tu organización es fácil y seguro. De esta manera, es posible archivar las reuniones, grabadas con subtítulos y transcripción de textos, para que los asistentes puedan prestar atención a la reunión y no necesiten tomar notas.

10. Agendas individuales para cada usuario

Al programar alguna reunión o videoconferencia y asignar una tarea con la aplicación Planner, los equipos de trabajo podrán ver la disponibilidad y tareas de cada colaborador. Microsoft Teams y Planner ofrecen una agenda de trabajo personalizada, con la que los empleados podrán gestionar mejor su tiempo y sus horarios.

11. Fácil administración y manejo de Microsoft Teams

Para las empresas, facilita herramientas para la administración de usuarios y aplicaciones. Además, también permite la configuración de políticas de usuarios y de acceso a servidores locales.

Para los usuarios, presenta una interfaz simple y atractiva de utilizar, donde todas las herramientas están disponibles casi de forma intuitiva.

12. Seguridad blindada y cumplimiento normativo

Un punto preocupante para todos, en especial para las empresas, es el tema de la seguridad. Con el cifrado de datos de Microsoft Teams, esto ya no es un problema. Al disponer de autentificación multifactor y de inicio de sesión único en todas las aplicaciones y servicios de Office 365, la información y los datos del usuario permanecen seguros. A su vez, todo esto está respaldado por auditorías constantes por parte de Microsoft.

13. Soporte técnico 24/7

No debería haber problemas, pero, si los hubiese, puedes estar tranquilo. Microsoft Teams dispone de apoyo a través de diferentes canales, tanto soporte telefónico como web, las 24 horas del día.

¡Admitámoslo! Las ventajas que Microsoft Teams brinda a los equipos van más allá de una aplicación o un software. Se trata de empoderamiento institucional. Además, ayuda a tu organización a conseguir una mejor comunicación, una colaboración más efectiva y a lograr mejores resultados comerciales. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a sacar todo el partido a Microsoft Teams.

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