Como ya hemos comentado en ocasiones anteriores, la utilización de DocuWare aporta numerosas ventajas a sus usuarios. Entre ellas, encontramos el almacenamiento de la información en un repositorio único, el control de accesos, las búsquedas y archivados rápidos y sencillos, los flujos de trabajo automatizados… Pero la nueva versión de DocuWare, lanzada hace unos días, añade algunos beneficios extra, como la edición paralela de documentos en DocuWare Cloud, resaltar búsquedas para usuarios de DocuWare on premise, firmas electrónicas… La nueva versión de DocuWare ofrece muchas características que hacen que trabajar con los documentos sea todavía más fácil, rápido y seguro. Veamos cuáles son estas novedades.

Descubre la nueva versión de DocuWare

Colaboración en directo en documentos de Office

Con la versión en la nube de DocuWare, ahora puedes trabajar de forma simultánea con otras personas en los documentos de Office que ya estén archivados. Es posible abrir documentos de Word, Excel o PowerPoint desde el archivador de documentos de DocuWare en Microsoft Office online al mismo tiempo. Esta función es muy útil, por ejemplo, cuando, durante una reunión por videoconferencia, necesitáis trabajar juntos en el mismo documento.

Al editar en la versión online de Office, el documento se abre en una nueva pestaña del navegador. De esta manera, diferentes personas pueden trabajar en un documento a la vez (siempre y cuando tengan acceso al mismo).

Búsqueda destacada

La nueva característica de búsqueda destacada en Smart Connect es la búsqueda más fácil que existe. Funciona desde cualquier aplicación, ya sea un CRM, un programa de contabilidad, un chat o un documento de Word. Todo lo que hay que hacer es seleccionar cualquier texto, teclear una simple combinación de teclas y el documento relacionado con el texto indicado aparecerá en DocuWare. Ahora, la función de búsqueda resaltada está también disponible para los clientes de la versión on premise de DocuWare con Smart Connect.

En la imagen, podemos ver resaltado en el programa de contabilidad (a la izquierda) un número o un artículo. Al presionar el atajo de teclado, los documentos asociados en DocuWare, en este caso, el albarán de entrega, se muestran en DocuWare (como puede verse a la derecha).

Firmas electrónicas con DocuWare

Las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas aseguran la autenticidad y la integridad de documentos importantes para la empresa, como facturas y contratos. El servicio de firma de DocuWare transfiere automáticamente documentos que se encuentren en un flujo de trabajo de firma al proveedor del servicio de firma, por ejemplo, Validated ID o DocuSign. Los usuarios también reciben un mensaje automáticamente que les notifica cuándo un documento está listo para su firma.

Exportar e importar flujos de trabajo

Como comentamos en el artículo dedicado a las novedades más técnicas de esta versión de DocuWare, los flujos de trabajo se pueden exportar y reimportar a otro archivador. Gracias al control automático del flujo de trabajo se asegura que todas las dependencias del sistema permanecen intactas. Esto hace más sencillo crear flujos de trabajo similares y controlar nuevos flujos de trabajo en un sistema de pruebas independientemente, y no durante el funcionamiento de la aplicación.

Autentificación

El lema “simplemente seguro” también se aplica a esta nueva versión en todos los aspectos. Con el mejorado servicio de autentificación, por ejemplo, se garantiza que los usuarios siempre acceden a DocuWare utilizando el procedimiento seguro Single Sign-On, o sincronización de usuarios, y que sus documentos están protegidos de manera óptima. El procedimiento Single Sign-On está también disponible ahora para la app móvil y para los enlaces de integración.

Cómo funciona la actualización

Todos los clientes de DocuWare en la nube recibirán la actualización directamente, sin tener que realizar ninguna acción adicional. El partner DocuWare de cada cliente será el encargado de avisar de la fecha concreta y de resolver cualquier duda que pueda surgir en el proceso. En el caso de los clientes de DocuWare on premise, tendrán que contactar con un partner para conocer las diferentes opciones de actualización.

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