El uso de la factura electrónica será obligatorio a partir de abril para trabajar con las Administraciones Públicas
La Unión Europea quiere impulsar el uso de la factura electrónica en un formato único y común a todos los países miembros. Por ello, a partir del próximo 18 de abril las empresas europeas que facturen a las Administraciones Públicas deberán utilizar el nuevo estándar europeo de factura electrónica UBL (EN 16931). El objetivo de estandarizar el modelo de factura electrónica es el ahorro de los recursos tanto económicos como técnicos que requiere la adaptación, por parte de los receptores de las facturas, de sus sistemas informáticos para poder procesar facturas en diferentes formatos.
La utilización del formato UBL simplificará las relaciones comerciales, al incluir en toda factura unos determinados campos necesarios y otros opcionales y establecer una estructura de datos común. Aunque en principio la obligatoriedad de uso de este estándar es para las facturas que se extiendan a las Administraciones Públicas, esto facilitará su implantación también en las relaciones entre empresas.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico, entendiendo como factura el justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que la factura en papel, siempre que el destinatario haya dado su consentimiento. En España la factura electrónica está regulada en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que establece las normas que deben cumplir las facturas, sea cual sea su soporte.
Así pues, según establece esta normativa, todas las facturas deben garantizar su legibilidad, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la garantiza el programa informático que la crea o la recibe, mientras que la autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido
- Intercambio de datos EDI
- Otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y hayan sido validados por ella
En cuanto a su formato, las facturas electrónicas pueden tener formato estructurado o no estructurado. Las facturas en formato estructurado son las que utilizan el lenguaje XML, como UBL o Facturae, entre otros. Este tipo de facturas contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas también automáticamente por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Por otra parte, las facturas en formato no estructurado consisten en una imagen, por lo que, para introducirlas en sistemas informáticos que las procesen, se requiere una intervención manual o la utilización de otras herramientas, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Se trata, por ejemplo, de las facturas en papel escaneadas y de los archivos PDF.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica sobre la factura en papel?
- Reducción de costes
- Tramitación más rápida
- Reducción de errores
- Mayor seguridad
- Facilidad de integración con otras aplicaciones
- Respeto al medio ambiente
- Mayor control documental
- Mejor servicio al cliente
- Mayor accesibilidad a las facturas
Un sistema automatizado de gestión de facturas
Para que las empresas puedan aprovechar todas las ventajas de la factura electrónica, se hace necesaria la utilización de un sistema automatizado para la gestión de la facturación. Así, con una solución de gestión documental se almacenan todos los documentos en un repositorio digital único. De esta manera, es posible acceder a ellos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, y también establecer un control de accesos para garantizar la privacidad de los archivos. Además, como el contenido de las facturas se indexa automáticamente, tanto el archivado como la búsqueda de documentos puede hacerse con un solo clic y a partir de diferentes campos previamente determinados: fecha, número de factura, empresa…
Para optimizar el procesamiento de las facturas es posible establecer flujos automatizados de aprobación de documentos. Así, no es necesario dejar la factura en papel sobre la mesa de quien la debe aprobar y esperar a que la devuelva validada, sino que el destinatario la recibe automáticamente por correo electrónico y el resto del personal puede consultar su estado en cualquier momento.
Si quieres conocer todas las ventajas que la facturación electrónica y un sistema de gestión documental pueden aportar a tu organización, ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores analizará las necesidades y los procesos de tu empresa para proponerte la solución más adecuada.
