Objetivo 2019: la digitalización de la pyme

2019, el año para la consolidación de la digitalización

Con el comienzo del nuevo año es momento de plantearse nuevos proyectos y objetivos. En el ámbito empresarial, el impulso de la digitalización se perfila como una de las tareas pendientes para muchas organizaciones. Una buena manera de empezar a trabajar por la transformación digital es echar un vistazo a las tendencias en innovación tecnológica que apuntan los expertos.

Por ejemplo, la consultora Gartner anunciaba ya en octubre que en 2019 la vanguardia tecnológica se centrará sobre todo en las cosas autónomas, en el desarrollo impulsado por inteligencia artificial, en la analítica aumentada de datos, en los gemelos digitales, en el edge computing, en la experiencia inmersiva, en el blockchain, en las ciudades y las fábricas inteligentes, en la ética digital y el mantenimiento de la privacidad y en la computación cuántica.

Appian señala también que entre las tecnologías pujantes este 2019 encontraremos la inteligencia artificial, la explotación de los datos gracias a la inteligencia artificial, la automatización de procesos y el impulso del cloud computing. Por su parte, Silvia Leal nos explicaba en su conferencia en la Cámara de Comercio de Valencia el pasado mes de noviembre que los mayores desarrollos tecnológicos estaban dándose ahora mismo en campos como la realidad aumentada, la gamificación, el blockchain, el internet de las cosas, la robótica, el big data o la impresión 3D.

Las previsiones de GDX Group

Estas previsiones nos muestran cuáles son las aplicaciones más punteras en tecnología que van a desarrollarse durante los próximos meses. Desde GDX Group queremos hacer también nuestras previsiones tecnológicas, pero en este caso adaptadas a las pymes de nuestro entorno, cuyo nivel de digitalización es más incipiente.

Por ello, nuestra propuesta es utilizar el potencial de la digitalización para solventar los problemas cotidianos que se dan en las pequeñas y medianas empresas: acabar con el papel para hacer los procesos más eficientes.

Gestión de facturas, de albaranes de transporte, órdenes de pago, expedientes de fabricación, documentación de recursos humanos… En cualquier oficina se acumulan los papeles, los archivadores ocupan kilómetros de estanterías y trabajar con todos estos documentos es lento y poco eficiente: hay papeles que se pierden; papeles que alguien tiene que leer, pero no ha acudido a la oficina; papeles que contienen información confidencial guardados en archivadores de cartón… Este tipo de situaciones, más habituales de lo que nos gustaría, pueden traer problemas a las empresas: si desaparece un albarán y no se factura el producto al cliente, se pierde dinero; si hay un retraso en la facturación porque uno de los validadores está de viaje, el proceso se retrasa y se pierden los descuentos por pronto pago; si hay una auditoría y los datos personales no están correctamente protegidos, se puede llegar a perder mucho más dinero…

Digitalización de documentos

La solución a este tipo de problemas es la digitalización de todos los documentos y su archivado en repositorios digitales. Gracias a las soluciones de gestión documental, captura de datos y firma digital, no se trata solo de escanear documentos y archivarlos en carpetas en un ordenador. Por ejemplo, las facturas digitalizadas con DocuWare están certificadas por la Agencia Tributaria, con lo que es posible destruir los documentos en papel. Con los sistemas de captura de datos, se extrae la información de los archivos, evitando tener que introducir estos datos manualmente y los consiguientes errores. La firma digital, por su parte, hace que cualquier tipo de documento digital (contrato, consentimiento…) tenga validez legal.

Al quedar los documentos archivados en un repositorio digital único, la información está disponible para cualquier persona de la organización que la necesite. Pero, además, para garantizar la seguridad de esos documentos, se pueden establecer diversos niveles de control de acceso a las carpetas, por lo que es posible configurar carpetas de acceso restringido y hacer un seguimiento de los accesos y modificaciones realizados a cada documento. Y por supuesto, se cumple con la normativa en protección de datos, puesto que la información sensible se almacena cifrada y con acceso restringido.

Procesos más eficientes

Una vez digitalizados los documentos, trabajar con ellos es más sencillo y rápido: se pueden establecer flujos de trabajo automatizados, que permiten validar documentos desde cualquier lugar y hacer un seguimiento del proceso; se pueden programar robots virtuales que realicen tareas repetitivas de manera automática; los albaranes pueden llegar al departamento de administración al instante para facturar los servicios de inmediato… Las aplicaciones son infinitas y se adaptan a las necesidades y a la forma de trabajar de cada organización.

Además, la digitalización proporciona otras ventajas adicionales:

• mayor sostenibilidad medioambiental, al eliminar el papel y las impresiones
• optimización de recursos tanto materiales como humanos, pudiendo dedicar el tiempo a tareas más productivas
• posibilidad de aumentar los beneficios, al aprovechar los descuentos por pronto pago, disponer de información actualizada a la hora de tomar decisiones, facturar y cobrar antes…

Si quiere impulsar la digitalización de su empresa este 2019, póngase en contacto con nosotros y trabajaremos juntos para aprovechar todas las ventajas que ofrece la tecnología para hacer más eficiente su negocio.