El OCR (siglas en inglés de Optical Character Recognition) es una tecnología que simula el ojo humano para reconocer automáticamente los caracteres de una imagen. El futuro de la transformación digital pasa por este sistema que, sin duda alguna, ha llegado para quedarse. A continuación vamos a explicarte qué es OCR, cómo funciona y por qué es tan importante.

¿Qué es el OCR?

Tal y como hemos comentado, se trata de un sistema que reconoce los caracteres de una imagen, que puede ser un documento escaneado o una fotografía. Se basa en un software de reconocimiento óptico que, tras haber analizado el archivo físico, genera uno digital en formatos legibles y comunes, como por ejemplo PDF, TXT, DOC o similares.

De igual forma, es capaz de identificar la escritura a mano e, incluso, generar archivos tan complejos como hojas de cálculo. Y no solo reconoce letras, sino también números, símbolos y caracteres especiales. También existen programas que pueden traducir y transcribir en tiempo real, así como llevar a cabo tareas de contabilidad.

Su funcionamiento es bastante sofisticado. Al escanear una imagen, la revisa píxel por píxel y busca formas que coincidan con los caracteres que forman parte de su base de datos. De la misma manera, es capaz de analizar las características de cada símbolo para averiguar cuál es. También examina los espacios vacíos y descompone el archivo en líneas, palabras y caracteres para compararlas con los diccionarios multilingües que lleve incorporados.

Cada software de este tipo dispone de un grado distinto de precisión, por lo que es esencial llevar a cabo una revisión posterior. Sin embargo, acostumbran a ser increíblemente efectivos a la hora de mantener la estructura original del documento: tablas, columnas, imágenes, etcétera. Y también lo son a la hora de identificar caracteres en manuscritos y, aunque parezca increíble, partituras.

Para detallar su funcionamiento, podemos exponer una serie de pasos que este software lleva a cabo. Veámoslo.

1. Recepción automatizada: se procesan de forma inmediata los archivos que entran al dispositivo, los que llegan por correo electrónico o los que se escanean.

2. Clasificación: partiendo de su aspecto visual, se identifica el tipo de archivo del que se trata (factura, contrato, circular interna…), dirigiéndolo a la carpeta correspondiente para una mejor identificación.

3. Inspección y extracción de datos: se analiza el documento siguiendo el método que hemos descrito anteriormente. Será posible recabar información de archivos pertenecientes a multitud de tipos y formatos distintos.

4. Verificación: se compara el archivo generado con la imagen original, para asegurar que los resultados son verídicos. Este proceso se puede hacer dato a dato o por campos.

5. Exportación: se envían los archivos a la base de datos o registro que corresponda, atendiendo a la naturaleza del documento y su formato.

La importancia del OCR para la digitalización

Como hemos abordado en otras entradas, una de las claves de la transformación digital es la automatización de labores que, anteriormente, se llevaban a cabo de forma manual. Como podrás imaginar, el punto fuerte del OCR es la rapidez que proporciona, pues actúa de manera prácticamente inmediata. De igual modo, la carga de trabajo se reduce de forma significativa. Tomemos el ejemplo de un departamento que antes tenía que recibir un documento, clasificarlo, transcribirlo y, en algunos casos, traducirlo: ahora, esta tecnología le permitirá automatizar todo ese trabajo.

La fiabilidad es otra de las aportaciones de este software a la transformación digital. Dado que el proceso de reconocimiento de caracteres se desempeña de manera automática, se reduce el margen de error de forma importante. Eso sí, recuerda que hay documentos que, por su naturaleza (por ejemplo, las facturas), se deben digitalizar con especial cuidado.

Por su parte, es la clave para el concepto que denominamos «Oficina sin papeles». Este implica prescindir del documento tradicional impreso o escrito a mano, apostando por el medio digital en todos los ámbitos de la empresa. Así se evitan los costes relacionados con su mantenimiento, se acelera la actividad profesional y se evitan problemas por la pérdida de archivos.

Otro aspecto que debe incluir la transformación digital y en el que el OCR resulta fundamental es en la contabilidad. Cualquier factura de transporte, dieta o gasto adicional puede ser procesada de forma inmediata, pasando a formar parte del registro contable sin intervención humana. Además, algunos programas incluyen secciones para el IVA.

Del mismo modo, reduce el tiempo de búsqueda de un archivo, una de las tareas que más tiempo hace perder al personal de administración de todo negocio. Al tenerlos todos incorporados a una base de datos, se pueden localizar fácilmente por medio de la introducción de palabras clave o metadatos.

Como has podido deducir, el OCR es una herramienta clave para el avance de las compañías hacia la transformación digital. Y en GDX queremos animarte a apostar por la innovación en un mundo empresarial ya ampliamente digitalizado. Disponer de un sistema de reconocimiento específico para nuestro sector y saber aprovechar sus funciones permitirá rentabilizar mucho más tu tiempo. Para saber más, contacta con nosotros.