Con la Reforma Laboral en el horizonte de este 2025, son muchas las empresas que se verán obligadas a realizar nuevos contratos o a editar los ya existentes. Cada día se firman y se gestionan miles de contratos en España.
Lo más importante para una entidad, independientemente de su sector o envergadura, es velar porque todos los contratos estén correctamente firmados, guardados y accesibles, con la documentación en regla. Por todo ello te explicamos el valor de contar con un software de gestión de contratos.
Un software de gestión de contratos ayudará a la empresa a mejorar notablemente su productividad, ya que facilitará la búsqueda y automatización. Ni que decir tiene que, además de mejorar la organización interna, con un registro detallado y accesible, optimizará la imagen empresarial.
Aquellas empresas que no confían en un software de gestión de contratos acaban experimentando un incremento de costes notorio y una exposición a riesgos innecesarios.
Puedes contactar ahora con GDX Group y comprobar cómo con DocuWare y ValidatedID los procesos manuales tediosos, la gestión del correo electrónico, el control de las hojas de cálculo de Excel y la firma de documentos físicos pasarán a la historia.
Ventajas de contar con un software de gestión de contratos
La digitalización es la piedra angular en cualquier estrategia eficaz de gestión de contratos. Con un software de gestión de contratos las empresas se garantizarán el cumplimiento de las normativas vigentes, gracias a sus derechos de acceso personalizados. Además, podrán incorporar la validación de firmas electrónicas. ¡Descubre las claves!
Aliado del crecimiento
Conforme una empresa crece, se ve obligada a gestionar más contratos con diferentes proveedores, socios, clientes y trabajadores. Esta situación hace que un software de gestión de contratos, como DocuWare, ayude a focalizar el proceso y a evitar la dispersión en múltiples sistemas y ubicaciones.
Almacenamiento seguro
Un software de gestión de contratos ayuda a las empresas a mantener un control, mejorando la capacidad de búsqueda y la organización de documentos. Y es que DocuWare Cloud ofrece una solución avanzada para almacenar, gestionar y proteger documentos de manera segura.
Su tecnología en la nube garantiza accesibilidad desde cualquier lugar, respaldo automático y cumplimiento normativo. Ideal para empresas que buscan optimizar su flujo de trabajo con confianza y seguridad digital
Maximización de la eficiencia del proceso
Con un software de gestión de contratos se consigue acelerar el proceso desde el inicio del acuerdo hasta su cierre. Así pues, no habrá problemas en realizar un seguimiento sobre parámetros clave (cumplimiento, fechas de renovación o gasto). Así pues, las empresas podrán tomar decisiones con conocimiento de causa y minimizar los posibles riesgos. Todo el procedimiento queda automatizado.
Aplicar firmas electrónicas legalmente válidas
Se recomienda que las empresas utilicen una firma electrónica cualificada en los contratos que están en formato digital. Hay que tener en cuenta que las leyes y normativas cambian, así que habrá que dejarse asesorar por el equipo jurídico de la empresa.
Una solución que te recomendamos desde GDX Group es ValidatedID. Una solución de de firma digital y autenticación de identidad para garantizar una plena seguridad y validez legal de los documentos electrónicos. De este modo, todos los clientes obtendrán métodos seguros y confiables de firma y verificación de documentos.
Control de versiones
Un software de gestión de contratos, como DocuWare, ayuda a que se puedan controlar fácilmente los contratos de principio a fin, conservando todas las versiones y llevando un registro de cambios.
Plena seguridad
Ni que decir tiene que un software de gestión de contratos permite proteger la información confidencial (datos financieros y propiedad intelectual) si sus usos no han sido autorizados.
DocuWare: tu software de gestión de contratos
El proceso de gestión y optimización de contratos pasa por varias etapas. Desde la solicitud de contrato hasta su renovación pasando por la redacción, negociación, aprobación, firma, obligaciones contractuales y cumplimiento riguroso del documento firmado.
En este sentido, DocuWare es una solución líder del mercado en gestión documental y automatización de flujos de trabajo. En GDX Group, como partners Platinum de DocuWare España, ofrecemos implementaciones personalizadas para optimizar la eficiencia operativa de nuestros clientes, transformando procesos documentales en flujos de trabajo ágiles y eficientes.
DocuWare aporta transparencia en la gestión de contratos y los almacena de un modo seguro, pues cuenta con un repositorio centralizado de contratos y con registros de auditoría. Todo ello permite seguir, al detalle y en cualquier momento, el historial de contratos.
Un método eficaz que permite seguir una trazabilidad en el proceso de aprobación y ahorrar tiempo y costes al revisar los contratos. Así pues, se podrán controlar las condiciones contractuales, los plazos a punto de expirar y seguir unos criterios de archivado coherentes.
DocuWare, como software de gestión de contrato, ofrece integraciones flexibles con otros sistemas. Por consiguiente, los contratos quedarán guardados directamente desde otras aplicaciones en el archivador de contratos, con plena claridad y transparencia, para su consulta en cualquier momento. El procedimiento de búsqueda y recuperación de documentos es rápido, seguro y centralizado.
Contacta ya con GDX Group y súmate a la experiencia DocuWare como software de gestión de contratos. Verás cómo los contratos pueden cargarse en el sistema por escaneado, carga de archivos o correo electrónico. ¡Maximiza la eficiencia y gana plena productividad!