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¿Por qué debes utilizar la firma electrónica?

Es obvio que trabajar con documentos digitales es mucho más sencillo que hacerlo con documentos en papel y que se ahorran costes y recursos. Si, además, utilizamos la firma electrónica, podemos compartirlos al instante con cualquier otra persona, esté donde esté, garantizando la autoría y la integridad del documento y también archivarlos de manera económica y ecológica…

¿Qué es la firma electrónica?

Según la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, se trata de “el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. Su objetivo, tal y como indica esta misma norma, es fomentar el desarrollo de una sociedad digital, ya que permite agilizar y dar seguridad a las gestiones y trámites de los ciudadanos y empresas, tanto con la Administración Pública como con entidades privadas.

Entre los requisitos que debe cumplir encontramos los siguientes:

  • Identificar al firmante de forma inequívoca
  • Asegurar la integridad del documento
  • Asegurar el no repudio del documento

Además, la ley le otorga también validez jurídica, ya que, si cumple unas determinadas condiciones, la firma electrónica tiene los mismos efectos que la firma manuscrita sobre un documento en papel.

¿Qué diferencia existe entre firma electrónica y firma digital?

Aunque con frecuencia se utilizan como sinónimos, no es lo mismo firma digital que firma electrónica. Vamos a analizarlos para conocer sus diferencias:

  • Firma electrónica: tal y como hemos comentado, se trata del conjunto de datos en formato electrónico, consignados unos junto a otros, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Este es un concepto global, cuyo objetivo es dar fe de la voluntad del firmante y dotarlo de naturaleza legal.
  • Firma digital: la firma digital remite al concepto de firma electrónica avanzada, ya que los datos y la identidad del firmante se avalan con un certificado oficial, emitido por un organismo o institución que los valida. Además, los datos se envían encriptados, con un sistema basado en clave privada y clave pública (PKI – Public Key Infraestructure).

Así pues, la principal diferencia la encontramos en su finalidad: ya que la firma electrónica tiene como objetivo dejar constancia de la voluntad del cliente, mientras que la firma digital añade la seguridad de la información, mediante la encriptación de los datos. Además, la firma digital incluye un certificado oficial que avala la firma, mientras que no todos los tipos de firma electrónica utilizan este certificado.

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Tipos de firma electrónica

  • Firma electrónica simple: como ya se ha indicado, consiste simplemente en el conjunto de datos en formato electrónico, consignados unos junto a otros, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
  • Firma electrónica avanzada: es la que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados. Esta firma está vinculada a su propietario de manera única y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
  • Firma electrónica reconocida: es una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Este tipo de firma, según indica la Ley de Firma Electrónica, tendrá respecto de los datos consignados de forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel, tal y como comentábamos sobre la firma digital.

Existe además otro tipo de firma electrónica basado en la firma manuscrita, pero con total validez jurídica, que es la firma biométrica digital. Esta modalidad capta la firma manuscrita de la persona en un soporte informático, como una tableta o un panel de firma. El sistema recoge datos como la velocidad del trazo, la inclinación y la presión. Estos datos se codifican, de manera que se garantiza la valoración pericial futura y se incrustan en el documento, cifrados, empleando una clave pública.

¿Cuál es la utilidad de la firma digital?

Tal y como hemos visto, la firma electrónica tiene toda la validez legal. Por lo tanto, sus aplicaciones en el mundo de la empresa son infinitas y aporta numerosos beneficios:

  • Relaciones con la administración pública: realización de la declaración de la renta a través de Internet, solicitudes en registros electrónicos administrativos, recepción de notificaciones electrónicas, petición de vida laboral…
  • Crear facturas electrónicas
  • Añadir una capa extra de seguridad a los correos electrónicos
  • Contratos, autorizaciones y formularios de clientes y proveedores, para evitar imprimir, firmar, escanear y devolver documentos
  • Contratos laborales y otros documentos de Recursos Humanos
  • Acuerdos de confidencialidad, consentimientos de sanidad y otros documentos que requieran firma del interesado
  • Acceso a la contratación pública de manera telemática a través de las correspondientes sedes electrónicas
  • Posibilidad de delegar tareas que impliquen la firma de un responsable de la organización

Así pues, una solución de firma digital contribuye a agilizar algunos procesos que implican gestión de documentos. Pero además tiene otras ventajas adicionales, como la seguridad jurídica. Un documento firmado electrónicamente constituye por sí mismo prueba documental, ya que acredita el contenido de las declaraciones de los intervinientes, la firma de los mismos y la fecha de producción del documento. Ofrece incluso más elementos probatorios, puesto que aporta más seguridad respecto a la integridad y la fecha del documento que un archivo en papel.

Si quieres aplicar la firma digital en tu empresa, ponte en contacto con nosotros. Uno de nuestros consultores analizará vuestros procesos y os propondrá la solución más adecuada.

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