Sin duda, el Departamento de Contabilidad y Finanzas es uno de los que maneja mayor cantidad de información en cualquier compañía. Además, también genera procesos clave que aseguran la continuidad del negocio. Se trata de tipos documentales como facturas de compra y de venta, albaranes, pedidos… Una gran cantidad de datos que sigue estando en formato papel en muchos de estos departamentos. Esto reduce en gran medida la eficiencia de la organización y la velocidad de las operaciones. Utilizar un gestor documental en Finanzas puede ayudar a resolver este problema.
A continuación, revisamos las ventajas básicas que proporciona un software de gestión documental como DocuWare para mejorar esta área de tu empresa.
Ventajas de un gestor documental en Finanzas
1. Rapidez de almacenamiento y recuperación
Muchas tareas colaborativas requieren procesar grandes cantidades de documentos. La implementación del gestor de documentos aumenta exponencialmente la eficiencia de su gestión y tiene un impacto significativo en el desempeño de la empresa.
Por ejemplo, pensemos que el Departamento de Contabilidad procesa en un día 100 facturas en formato papel. Además, también necesita recuperar 25 facturas del trimestre pasado para su revisión. Realizar este proceso manualmente ocupará unas 6 horas diarias. Por el contrario, DocuWare Document Manager reduce el tiempo para almacenar o recuperar documentos a aproximadamente 30 segundos cada vez. En otras palabras, en el ejemplo anterior, su organización ahorrará aproximadamente 100 horas de trabajo por mes.
Si se tiene en cuenta el salario medio de los empleados del Departamento de Contabilidad, queda claro que existe la oportunidad de un importante retorno de la inversión. Además, se puede dedicar todo este tiempo libre a otras tareas más eficientes.
2. Gestión de pedidos y albaranes
Este proceso requiere mucho tiempo cuando se realiza con documentación en papel. Por ello, el uso de un gestor documental en Finanzas nos puede ayudar. Vamos a ver un proceso típico en detalle. Cuando su empresa entrega productos a los clientes, el repartidor solicita firmar el albarán de entrega. Estos documentos se envían al Departamento de Finanzas cada día. Una vez recibidos, hay que revisarlos, encontrar el contrato o la orden de compra correcta para comparar y verificar, crear una factura y enviarla. Finalmente, poner todos los documentos en un archivo para su almacenamiento.
El administrador de documentos simplifica enormemente este proceso, ahorrando mucho tiempo y dinero. Veamos por ejemplo el caso de gestionar 150 albaranes diarios (entrega, firma, emisión financiera, verificación, envío de facturas y archivo). Utilizando un gestor documental como DocuWare ahorraríamos más de 200 horas al mes, ya que el proceso se automatizaría. Así, cada paso se realizaría de forma instantánea con un solo clic por parte de los participantes.
Además, al combinar DocuWare con el uso de dispositivos móviles y/o tablets, los empleados trabajan con albaranes digitales y pueden enviarlos a la sede en el mismo instante de la entrega. Estos documentos también contendrán la firma biométrica del cliente, que dispondrá de evidencia legal con los datos de presión, velocidad e inclinación en la firma. De este modo, también se agiliza el envío de las facturas correspondientes, lo que mejorará el flujo de caja.
3. Respuesta rápida a clientes y proveedores
Más del 10% de las facturas procesadas requieren seguimiento, es decir, que en algún momento hay que volver a consultarlas para resolver dudas. Por ejemplo, un proveedor reclama el pago de una cantidad incorrecta o un cliente solicita saber por qué no se aplicó un descuento a su factura. Trabajando con documentos en papel, responder a una consulta conlleva como mínimo 15-20 minutos.
Cuando esto sucede en un proceso manual, el empleado debe buscar la factura en el archivo físico, buscarla y verificarla. Luego, debe llamar al proveedor o al cliente para aclarar el asunto y, finalmente, volver a archivar la factura.
Si este proceso se automatiza, el tiempo de recuperación de documentos se reduciría a unos pocos segundos ya que la consulta se puede resolver en cuestión de segundos en la misma llamada telefónica. Esto supone un ahorro de más de 60 horas de trabajo al mes. Por supuesto implica alcanzar rápidamente un ROI muy ventajoso. De forma paralela, la experiencia de clientes y proveedores será más satisfactoria.
Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores expertos en gestión documental te ayudarán a digitalizar tus procesos de facturación para hacerlos más eficientes.
