¿Qué beneficios aporta una solución BPMS a la empresa?

La incorporación de una solución BPMS dentro de tu organización tiene como principal propósito la mejora de la productividad interna. Ahora bien, la utilización de soluciones de gestión por procesos supone muchos otros beneficios que tienen un impacto considerable sobre el negocio. Identificar dichos beneficios te permitirá analizarlos y confirmar las mejoras logradas en las áreas involucradas.

La orientación a procesos del BPMS posibilita una colaboración más fluida y eficaz de los equipos de trabajo, así como la monitorización del uso de los recursos internos. El impacto sobre los costes suele ser muy significativo.

Beneficios de una solución BPMS

 Incremento de la productividad

Si tus empleados disponen de una hoja de ruta clara sobre cuáles son las funciones, tareas y pasos que deben realizar, la ejecución de las mismas se vuelve mucho más sencilla y rápida:

• Por una parte, la estandarización de los procesos y su monitorización permite identificar fácilmente aquellos ámbitos en los que se están generando desajustes o cuellos de botella.
• Por otro lado, cuando los empleados perciben que su esfuerzo tiene un impacto en la productividad y la empresa lo valora apropiadamente, los niveles de satisfacción interna y la retención del talento aumentan.

Incremento de la agilidad

La capacidad de respuesta por parte de las organizaciones frente a los cambios en el mercado y las nuevas exigencias de los clientes se ha convertido en un factor crítico en el entorno cambiante y competitivo actual. Tu empresa necesita herramientas flexibles, que permitan diseñar, desplegar y modificar los procesos rápidamente, y sin que ello genere interrupciones en el funcionamiento diario.

Las mejores herramientas de gestión por procesos posibilitan una gestión ágil de éstos. Además, permiten la modificación rápida de las reglas preestablecidas, la gestión de casos y, por supuesto, la integración y automatización de todo ello en el organigrama corporativo.

Monitorización completa, visibilidad y transparencia

La solución BPMS posibilita una monitorización global de toda la actividad. Así, es posible automatizar la elaboración y envío de informes a cada responsable de departamento para llevar a cabo una supervisión constante y garantizar la máxima visibilidad y transparencia sobre los procesos de la organización.

Aceleración de la toma de decisiones

En línea con el anterior beneficio, y gracias al BPMS, los responsables de cada departamento pueden disponer de información en tiempo real para tomar decisiones en tiempo récord. El aumento del control en las tareas ha supuesto un cambio radical en las prácticas de trabajo colaborativo, facilitando el cumplimiento de plazos.

Cumplimiento normativo

Uno de los grandes retos de las organizaciones tiene que ver con la normativa reguladora. Tu empresa necesita:

• Estar permanentemente al día de los cambios legislativos que afectan a su actividad.
• Adaptarse a las diferencias normativas que puedan tener lugar como consecuencia del acceso a mercados en distintos países.

Gracias a una solución BPMS, las empresas pueden incorporar fácil y rápidamente cualquier cambio requerido por la normativa vigente, evitando así sanciones innecesarias y garantizando la seguridad jurídica de la actividad.

Formación y carga de la base de datos de conocimiento

Uno de los grandes problemas a los que se enfrentaban las empresas en el pasado consistía en la inevitable pérdida de información cuando las personas dejaban la organización. Las soluciones BPMS permiten centralizar toda la información relacionada con los clientes, de manera que pueda ser fácilmente consultada. Además, con la ventaja añadida de que se alimenta de forma automática como resultado de la ejecución de los procesos (comerciales, operativos…).

Gracias a ello, el personal de tu organización puede centrarse en aportar soluciones a los clientes, en lugar de buscar información en múltiples fuentes, sin saber si esta información está actualizada o si no es posible encontrarla.

Consistencia en la atención al cliente

¿Alguna vez has recibido respuestas dispares por parte de los responsables de atención al cliente de una empresa? Este es un problema más frecuente de lo que puede parecer.

Por desgracia las propias organizaciones suelen carecer de visibilidad sobre este tipo de errores en la atención al cliente, debido a deficiencias en la comunicación interna y la insuficiente compartición de la información. Gracias a las plataformas BPMS, toda la comunicación con los clientes se puede centralizar, garantizando que:

• Las múltiples personas que intervengan en los procesos de atención al cliente dispongan de la misma información.
• Los clientes reciban siempre un mensaje coherente y perciban que sus solicitudes o reclamaciones son escuchadas, con independencia del cambio de interlocutor y del canal utilizado.

En definitiva, las funcionalidades y la flexibilidad de las soluciones BPMS pueden cambiar por completo las ratios de productividad de tu empresa. No obstante, es recomendable disponer de una solución ágil, adaptada a la organización y, sobre todo, que pueda ser fácilmente utilizada por todos los empleados. Y no hay que pensar exclusivamente en el desarrollo. Las soluciones BPMS proporcionan para un ágil mantenimiento, lo que resulta clave para la rapidez con la que evolucionan las necesidades del negocio.

¿Te gustaría saber más sobre las soluciones BPMS? En GDX Group disponemos de un equipo experto de consultores en BPMS. Podemos ayudarte a desarrollar la herramienta, adaptada a los procesos de tu organización, para empezar a disfrutar de todos sus beneficios. Ponte en contacto con nosotros y te informaremos.