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¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital?

Es habitual confundir los conceptos de firma electrónica, firma digital, certificado electrónico y firma digitalizada. Suelen usarse de forma indistinta y como sinónimos, pero sus usos son distintos. Vamos a repasar las diferencias entre los términos, sus utilidades y sus ventajas para realizar procesos burocráticos y administrativos a través de la red.

Hace apenas un par de décadas la mayor parte de las gestiones se hacía a través de documentos físicos. A día de hoy, inmersos en plena transformación digital, hemos pasado del papel al formato digital. De hecho, la pandemia de la COVID-19 ha sido un gran impulso para imponer nuevas costumbres de todo tipo. Aunque anteriormente ya era posible presentar facturas, realizar toda clase de trámites burocráticos, inscripciones educativas y formalismos administrativos o hacer la declaración de la Renta a través de Internet, entre muchas otras gestiones, parecía que esta modalidad no terminaba de imponerse.

En todas estas gestiones, la principal dificultad para llevarlos al formato digital estaba en atestiguar la identidad online de una persona en Internet. Para ello, aparecen nuevas modalidades como la firma electrónica, la firma digital o el certificado electrónico, términos que en muchas ocasiones se confunden.

Sin embargo, dichos conceptos no son iguales, aunque todos ellos son seguros, cómodos y fáciles para realizar gestiones, transacciones y operaciones vía online. Este artículo recoge sus diferencias. Cabe recordar que los conceptos de firma electrónica, firma digital o certificado electrónico pueden ser diferentes según las leyes y procedimientos del país o región. En este artículo nos referimos a la situación de España.

Firma electrónica

Abarca el “conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medios de identificación del firmante”. La firma electrónica es un concepto jurídico y un método para identificarse equivalente a tu firma manuscrita. Se sustenta en soportes diversos, como un lápiz electrónico o una firma digital.

Cuando haces una firma electrónica verificas tu identidad como persona física a la hora de completar una acción o procedimiento por un medio electrónico. Tras ejecutarla, queda un registro de la fecha y hora a la que se realizó. De este modo, puede afirmarse que firma electrónica es un cajón más amplio y genérico que el de firma digital.

Firma digital

La firma digital identifica a la persona que emite un mensaje y certifica que un documento no se ha modificado en relación del original. Al igual que una firma física, se trata del conjunto de caracteres añadidos al final de un mensaje o documento para dar fe, mostrar validez o aceptar un contrato.

Esta firma implica necesariamente la existencia de un certificado oficial emitido por un organismo o institución, responsable de validar la firma y la identidad de la persona que la emite. La firma se ampara en los sistemas de criptografía de clave pública (PKI – Public Key Infrastructure).

Certificado electrónico o digital

En este caso, se trata de un fichero informático mediante el que una persona física o jurídica se identifica online para llevar a cabo diversos trámites. 

El documento es autenticado por un tercero o autoridad certificadora a través de la aplicación automática de un algoritmo matemático que asocia la identidad al mensaje o documento. El ejemplo de certificado electrónico o digital más usado y corriente en nuestro país es el DNI electrónico.

Firma digitalizada

Nunca debe confundirse con la firma digital. Este concepto alude a la representación gráfica de la firma manuscrita obtenida mediante un escáner o fotografía. Si firmas en un papel y la escaneas, es el resultado que obtienes. En su origen, fue popularizada por los expertos de marketing. Solía insertarse en documentos o emails.

No obstante, no es válida para otra clase de trámites, puesto que no tiene validez jurídica. Sin ir más lejos, para las gestiones con el fisco o ante las Administraciones Públicas es la firma digital, y no la digitalizada, la que se usa.

Diferencias más relevantes entre firma electrónica y firma digital

La firma electrónica tiene un carácter más indefinido, ya que simplemente alude a una firma a través de medios de carácter electrónico, pero no siempre cuenta con validez legal. Un ejemplo sería un PDF firmado por su autor, que sirve para identificarlo, pero que carece de seguridad de autenticación y amparo legal.

Por su parte, la firma digital es la firma electrónica certificada y basada en la mencionada criptografía basada en clave pública. Cumple con la normativa jurídica vigente, evita la suplantación de identidad y permite la autenticación e identificación en toda clase de operaciones administrativas, burocráticas o fiscales.

¿Qué tipo de firma me conviene?

Dicho todo esto, según los trámites que necesites hacer en tu empresa, puede convenirte más un tipo de firma u otro. Contar con un experto que te asesore puede ser la diferencia entre implantar correctamente un sistema de este tipo en tu empresa. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos, ya que disponemos de todo tipo de soluciones de firma digital para adaptarnos a tus necesidades: portafirmas digital, firma biométrica y gestión de certificados electrónicos.

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