Qué es la trazabilidad de la documentación y porque es tan importante

Una parte de la información que maneja en una empresa se contiene en los documentos. Por eso es tan importante que los datos recogidos sean de calidad y verídicos. En muchos casos, los documentos pasan por muchos usuarios que pueden realizar su contenido desde su origen.

Por eso, una de las mejores maneras para controlar los datos es realizar lo que se conoce como trazabilidad de la documentación. Es una parte esencial en la gestión documental que recoge el camino seguido por los datos desde que son originados hasta su destino final o archivo.

Con la trazabilidad de la documentación se puede lograr, por ejemplo, saber cuál ha sido el proceso de elaboración de una factura y que pasos ha seguido hasta llegar al cliente. Esto es de utilidad en el caso de que se produzcan errores o incidencias para encontrar una solución rápida y eficaz.

Esto es especialmente efectivo cuando se realiza una gran cantidad de documentos que además están relacionados entre sí. De esta manera, es fácil que la información sea tratada de manera única y transversal. En muchas ocasiones, un dato erróneo puede generar una reacción en cadena que afecte a una parte importante de la información.

También es especialmente útil cuando existan varios trabajadores realizando las mismas tareas. De esta manera es posible localizar al empleado que realizó el documento para conocer como se elaboró y comprobar que sigue los estándares de calidad.

En cualquier caso, la trazabilidad de la documentación es más que necesaria para poder tener una gestión documental eficaz. También es una manera de asegurar que los procesos de empresas se siguen en temas tan importantes como autorizaciones y revisiones.

Qué es necesario para asegurar una trazabilidad de la documentación efectiva

La trazabilidad de la documentación se suele basar en un número o denominación que sirve como referencia. De esta manera se puede saber el camino que ha recorrido el archivo en los procesos de negocio.

Pero no basta con poner esta referencia, también es necesario contar con herramientas que permitan aprovechar al máximo las ventajas de la trazabilidad de la documentación. Lo primero es contar con un software que permita encontrar el documento de manera fácil y sencilla para su consulta.

Si se quieren hacer búsquedas más amplias se debe poder usar filtros basados en criterios introducidos por el usuario (proveedores, fechas de emisión, producto, etc.). En cualquier caso, para conseguir una trazabilidad de la documentación es necesario haber realizado un proceso de digitalización que permita el uso de estas prestaciones.

Para la trazabilidad de la documentación también es necesario que se realice un registro en el que se pueda observar los cambios realizados. Este se debe integrar dentro de los procesos de empresa de manera que toda persona sepa de donde viene la información. También se debe conocer cuál es el siguiente destino del documento que se está elaborando.

También es posible integrar la trazabilidad de la documentación en el software de gestión de una empresa. Con esto se consigue un mayor control y asegurar que la información usada esté verificada.

Cuando se maneja mucha documentación, la trazabilidad es una gran manera de mantener el orden y la organización. Por eso es imprescindible encontrar la manera de cumplir con esta característica

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