Qué es un portafirmas digital

Las firmas siempre han sido un elemento importante de todas las empresas, instituciones e incluso personas. Se trata de una validación escrita, que permite legalizar un documento o establecer su condición oficial y de poder en un acuerdo o incluso en una normativa. Sin embargo, con el avance tecnológico y la digitalización de las empresas, han tenido que crear una nueva solución: un portafirmas digital.

El portafirmas digital funciona como un sustituto moderno para las firmas tradicionales a las que estamos habituados. Además de eso, también ofrece muchas ventajas que no nos imaginamos. Podríamos disfrutar a la hora de firmar documentos y validar su condición oficial y de poder dentro de una empresa. Si es tu primera vez aprendiendo sobre esta herramienta y que puede ofrecerte, te damos la información más crucial.

¿En qué consiste un portafirmas digital?

Todos conocemos la definición de un portafirmas tradicional. Una carpeta destinada a la recopilación de documentos que requieren de la firma manuscrita de representantes o individuos específicos. En ese sentido, el portafirmas digital se parece mucho al tradicional. En resumen, se trata de una herramienta que cumple la misma función. Pero con todos los beneficios añadidos de la inteligencia artificial y la tecnología moderna.

Uno de los principales objetivos de usar un portafirmas siempre ha sido facilitar la tarea al responsable de firmar. Lo común es que se dé al individuo a una determinada hora al final del día, con todos los documentos ordenados de manera cronológica y de manera muy accesible y cómoda. Así actúa un portafirmas digital, con herramientas adicionales de reconocimiento avanzado y de envío y recepción de documentos.

Las ventajas de usar un portafirmas digital

Teniendo en cuenta que las funciones son muy parecidas; a lo mejor te estés preguntando el por qué deberías invertir tu dinero en una solución que bien podrías utilizar de manera tradicional sin mucho problema. Lo cierto es que existen grandes diferencias entre cada elemento y aquí las resaltamos.

Seguridad

Si hay un elemento que caracterice a la mayoría de soluciones digitales es la seguridad de sus plataformas. Mientras que con una solución tradicional se corre el riesgo de que los documentos sufran daños, que se pierdan o incluso sean robados o leídos por alguien más; un portafirmas digital es muy privado y solo se puede acceder a través de credenciales o un usuario y contraseña.

Además, teniendo en cuenta que un portafirmas digital también se encuentra expuesto a ciberataques; cuentan con un sistema encriptado que los hace imposibles de acceder por terceros.

Un portafirmas digital es flexible y adaptable

En el caso del portafirmas digital de GDX Group, este es capaz de integrarse con variados tipos de sistemas. Además de aplicaciones y procesos dentro de una empresa. Esto la hace una herramienta muy flexible. Se debe a que el proceso de adaptación a la compañía será muy sencillo y no se tienen que hacer muchos cambios para disfrutar de los beneficios.

Garantías legales

Este es un elemento muy importante, que no debe faltar en ningún portafirmas digital que pretenda ofrecerse a las empresas. ¿En qué consisten? Se trata de la posibilidad de poder validar certificados y documentos con peso legal e institucional. Es decir, permite la validación de certificados de la Agencia de Certificación de la Comunidad Valenciana y DNI electrónico.

Asimismo, el portafirmas digital también se puede usar para firmar aprobaciones de facturas y albaranes, documentos legales; documentos de administración pública y también de recursos humanos. Sus aplicaciones son muy flexibles y serán todas las necesarias que podrías alguna vez necesitar en una empresa.

También funciona para documentos ya firmados

La mejor parte de un portafirmas digital es que, además de llevar un control ordenado de documentos a firmar; también puedes utilizarlo para digitalizar aquellos ya firmados de manera legal. Por ejemplo, si ya has firmado un documento de administración pública y necesitas pasarlo a digital para poder almacenarlo de manera más efectiva; entonces esta es la forma ideal para lograrlo.