La transformación digital se ha convertido en una constante en todos los ámbitos de nuestra vida, así que, por supuesto, ha alcanzado también a las empresas y a sus departamentos de Recursos Humanos. El cambio en la manera de relacionarse y de trabajar tiene que comportar un cambio también en los procesos que se llevan a cabo en estos departamentos, cuya misión última es gestionar personas.

Cómo puede ayudar la transformación digital a Recursos Humanos

El fin último de la digitalización es ayudar a que los procesos sean más sencillos. Veamos cómo la transformación digital puede facilitar el trabajo en el departamento de Recursos Humanos:

• El mercado de trabajo, como comentábamos, también se está transformando y es ya mucho más flexible y dinámico. Recursos Humanos debe ahora gestionar equipos multidisciplinares e intergeneracionales, con intereses y formas de trabajar muy diversas. En este sentido, las nuevas herramientas digitales permiten que el trabajo pueda realizarse desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando esta flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades laborales.
• Una buena gestión de las redes sociales corporativas y una adecuada política de redes sociales con los empleados permiten a la empresa ganar prestigio y posicionarse como un buen lugar en el que trabajar. De esta manera, se consigue atraer talento más fácilmente, además de mejorar su reputación también de cara a sus clientes y proveedores.
• La incorporación a la empresa de herramientas de digitalización y automatización de procesos contribuye a reducir la monotonía en el trabajo y permite a los empleados desempeñar tareas más creativas, que aporten más valor a la organización. De esta manera, se facilita también la retención del talento.
• La irrupción de las redes sociales en el mercado laboral ha revolucionado la forma de reclutar empleados y de buscar nuevas oportunidades laborales. Actualmente es más probable que una persona tenga actualizadas sus redes sociales que su currículum. Además, la gran cantidad de información que compartimos a través de las redes puede ayudar a Recursos Humanos a formarse una imagen más completa de la persona a la que quiere contratar.
• Gracias a una adecuada política de gestión de las redes sociales personales de los empleados, como hemos comentado, estos pueden convertirse en embajadores de la propia empresa, y contribuir a la construcción de una imagen de marca atractiva y cercana.

Qué entendemos por digitalización en Recursos Humanos

Además de todos estos beneficios, existen soluciones de digitalización que pueden ser de gran ayuda para optimizar el día a día en los departamentos de Recursos Humanos, como un sistema de gestión documental. Veamos qué tareas facilitan este tipo de soluciones:

• Seguridad de los datos personales almacenados en repositorios digitales, con acceso mediante usuario y contraseña y permisos de acceso y edición personalizables.
• Aprobación de vacaciones y gestión de bajas más agiles, mediante formularios electrónicos.
• Distribución de nóminas a través de carpetas personales privadas, almacenadas en el repositorio digital.
• Incorporación rápida y sencilla de nuevos empleados, que pueden acceder a toda la información que necesitan sobre el funcionamiento de la empresa con un solo clic.
• Búsqueda rápida de candidatos en la base de datos digital gracias a la indexación automática del contenido de cada documento.
• Optimización de los procesos que implican la participación de varias personas, gracias a los flujos de trabajo automatizados.
• Eliminación del papel en el departamento, ahorrando en impresiones y espacio de archivado.

Qué papel desempeña Recursos Humanos en la transformación digital

Cuando pensamos en la transformación digital de las empresas, normalmente nos viene a la cabeza la implantación de recursos tecnológicos y soluciones de software. Efectivamente, esta es una parte importante de la digitalización, puesto que sin ellos no puede llevarse a cabo. Sin embargo, una parte igualmente importante de este proceso son las personas. Si las personas que forman parte de una organización no interiorizan la nueva cultura digital ni adoptan las nuevas herramientas y soluciones de software, toda la inversión en tecnología no habrá servido para nada.

Es por ello que Recursos Humanos debe liderar la transformación digital de las organizaciones, puesto que su misión es que las personas estén preparadas para llevar a cabo este cambio. Así pues, este departamento debe ser responsable de replantear los procesos para alcanzar los objetivos propuestos y elaborar el perfil de los trabajadores necesarios para cumplirlos; actualizar la estrategia de Recursos Humanos para alinearla con las prioridades de la compañía; desarrollar propuestas de valor para atraer y retener talento y construir, gracias a la comunicación interna, una cultura de transparencia que fomente la participación de todos los empleados en el proceso de transformación.

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