La digitalización en las empresas ya es un hecho. Las organizaciones se enfrentan a un nuevo reto: adaptarse a las nuevas tecnologías sin fracasar en el intento. Las compañías tienen a su disposición herramientas que permiten optimizar la gran mayoría de los procesos internos que consumen tiempo, recursos y energía. Normalmente, el objetivo de cualquier organización es aumentar la rentabilidad de esta y en la gran mayoría de las ocasiones se consigue gracias a la optimización de procesos internos a través de las últimas tecnologías, permitiendo un ahorro considerable en tiempo y recursos. En GDX Group somos expertos en soluciones integrales para la transformación digital de tu empresa y te acompañamos durante todo el proceso.
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
¿Por dónde empezar?
El camino hacia la transformación digital de los determinados procesos dentro de una compañía es largo y tedioso. Existen infinidad de herramientas que nos pueden permitir comenzar con este proceso. Destacamos principalmente el paquete de herramientas Microsoft Office 365, que permite optimizar el flujo de trabajo y mejorar la comunicación entre equipos de una misma empresa. En concreto, uno de los principales aliados en el proceso de digitalización será Microsoft SharePoint, una herramienta colaborativa para almacenar y gestionar documentos. Además, en Microsoft SharePoint, todo el contenido queda indexado, lo que agiliza la búsqueda de información y evita pérdidas de tiempo innecesarias.
VENTAJAS DE LAS HERRAMIENTAS COLABORATIVAS
¿Por qué debería utilizar una herramienta colaborativa?
Las herramientas colaborativas mejoran el flujo de información entre personas o grupos de personas. Queremos destacar 4 ventajas que nos proporcionará el uso de herramientas colaborativas en nuestro negocio:
1. Eficiencia
2. Automatización de procesos
3. Innovación
4. Fidelización
Una herramienta de colaboración en línea permite un desarrollo de trabajo más coordinado, al proporcionar una plataforma unificada para la discusión en equipo, el intercambio de archivos, el almacenamiento en línea para la documentación, las tareas asignadas y la participación conjunta de varias personas en los proyectos en tiempo real. En el fondo, las herramientas de colaboración tienen que ver con sincronizar a las personas.
¿QUÉ BENEFICIOS OBTENGO AL USAR SHAREPOINT?
1. Eficiencia: SharePoint proporciona la plataforma idónea para que los equipos puedan interactuar entre sí, de una forma más eficiente y efectiva. SharePoint permite compartir documentos, tareas, calendarios o correos electrónicos como ficheros. La herramienta es válida tanto para empleados como para clientes.
2. Automatización de procesos: Debido a la gran capacidad de desarrollo de la herramienta, contaremos con la posibilidad de crear y administrar todo tipo de contenido, además de la posibilidad de integrar SharePoint con flujos de trabajo automatizados que pueden servir, por ejemplo, para crear procesos de aprobación y revisión de documentos, etc.
3. Innovación: Debido al dinamismo incipiente de los empleados en las empresas, cada vez es más necesario poder acceder a los documentos desde diferentes lugares. Gracias a la posibilidad de integrar Microsoft SharePoint con OneDrive, podremos acceder a los documentos de la compañía en cualquier momento desde cualquier dispositivo sin límite de almacenamiento. Además, gracias a las Office Apps podremos editar los documentos online, de forma colaborativa.
4. Fidelización: Gracias a la capacidad de esta herramienta colaborativa y las posibilidades que ofrece en cuanto al uso compartido externo, podemos compartir documentos con inmediatez y seguridad, en función del usuario y los permisos que se les quiera otorgar. Con esto, evitamos errores en la comunicación y aumentamos nuestra capacidad de reacción.
CASOS DE USO CON SHAREPOINT
Optimizar la comunicación en equipo: es posible compartir noticias con todo el equipo o solo con algunos miembros, acceder a contenido compartido y a perfiles de personas.
Soporte técnico: reúne los anuncios y la información de los empleados en la plataforma. Pueden acceder y compartir información del producto, noticias y recursos de aprendizaje relacionados con los equipos de producto específicos.
Colaboración en equipo: es posible facilitar la colaboración del equipo creando un sitio que incluya noticias, conversaciones, archivos compartidos y calendario del equipo.
CAPACIDAD DE PERSONALIZACIÓN
La versatilidad de Sharepoint, es real
Gracias a la capacidad de desarrollo de Sharepoint y las diferentes aplicaciones disponibles para su optimización a través de Office Apps, es posible la correcta adaptación de esta herramienta en los entornos de cualquier empresa además de facilitar la integración con todos los programas del paquete de Office 365.
Con Sharepoint es posible gestionar y controlar los accesos o permisos para los diferentes usuarios de la herramienta:
1. Gestionar y controlar las políticas establecidas en la herramienta y los usuarios.
2. Administrar la estructura jerárquica del sitio para que el funcionamiento sea acorde a los objetivos marcados por la compañía.
3. Gestión de la seguridad para todo el contenido compartido.
4. Capacidad para implementar mejoras y desarrollar nuevas soluciones.
MICROSOFT TEAMS, EL ALIADO PERFECTO PARA SHAREPOINT
Sharepoint es una aplicación que se utiliza como un sistema de almacenamiento y una plataforma de gestión de documentos. Por otro lado, Microsoft Teams es un nuevo espacio de mensajería basado en Office 365. Es una plataforma que ofrece un espacio virtual, en tiempo real, a través del cual podremos intercambiar mensajes instantáneos con archivos adjuntos, establecer y planificar reuniones, etc.
La integración de Microsoft Teams y SharePoint trae muchos beneficios. Es decir, todos los canales de un equipo que utiliza Teams tienen una pestaña para archivos donde cada usuario puede editar, cargar y guardar archivos que posteriormente se comparten con el equipo. Si los equipos están integrados con SharePoint, la pestaña utilizará SharePoint para almacenar estos archivos. Después de la integración, los miembros del equipo pueden encontrar todos los archivos en un solo lugar, incluyendo herramientas diarias, personas y chats.
Descubre más sobre el funcionamiento de Microsoft Teams en este artículo.
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