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Microsoft Teams: ¿qué es y cómo funciona?

En el contexto laboral actual, el trabajo en equipo es fundamental para resolver los desafíos que se presentan en empresas y otras organizaciones. Para fomentar este tipo de trabajo colaborativo, es necesario dotar a los trabajadores de herramientas que les permitan comunicarse, compartir documentos y trabajar en ellos simultáneamente. A continuación, veremos qué es y cómo funciona Microsoft Teams, la aplicación colaborativa por excelencia que nos ofrece la solución Office 365.

¿Cuál es el funcionamiento de Microsoft Teams?

Microsoft Teams es un chat empresarial que permite trabajar juntas a personas de un mismo equipo, aunque no pertenezcan a la misma organización. Funciona como un escritorio virtual a través del cual se puede acceder a todas las actividades necesarias para trabajar, desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Este escritorio virtual es personalizable con las aplicaciones que necesite cada usuario, además de tener ya integradas las principales aplicaciones de Office, como Word, Excel, OneNote, etc.

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En el menú de la izquierda podemos ver todas las opciones:

  • Actividad: con este botón se pueden ver las menciones, las respuestas y otras notificaciones que ha recibido el usuario.
  • Chat: aquí vemos los comentarios y respuestas de todos los miembros del equipo y las conversaciones mantenidas.
  • Equipos: este icono da acceso a los equipos de los que forme parte el usuario, donde se puede acceder a los comentarios, archivos compartidos, etc.
  • Calendario: permite ver las reuniones previstas y crear nuevas reuniones.
  • Archivos: el botón archivos nos muestra los documentos compartidos recientemente.
  • Más: desde aquí podemos buscar e instalar nuevas aplicaciones en el repositorio de aplicaciones de Microsoft, que incluso permite que los usuarios creen sus propias aplicaciones.

Vamos a analizar en detalle las principales utilidades de Microsoft Teams para ver cómo funciona.

Reuniones

Con Microsoft Teams es posible organizar reuniones de manera integral, desde la programación hasta el seguimiento. Estas reuniones pueden realizarse con cualquier usuario desde cualquier lugar, ya sean individuales, de equipos o en directo para hasta 10.000 personas, audioconferencias, videoconferencias o conferencias web. Microsoft Teams permite compartir, además, contenido y contexto: tomar notas simultáneamente, compartir la pantalla, grabar la reunión y enviar mensajes instantáneos.

Cualquier persona puede sumarse a la reunión desde cualquier lugar, a través de un número de acceso telefónico global. Además, todas las comunicaciones son de alta calidad y cuentan con las garantías de seguridad y cumplimiento normativo de Office 365.

Chat

Con Microsoft Teams podemos crear un chat para uno o varios usuarios. Este chat funciona como un sistema de mensajería instantánea. Dentro del chat, encontramos también las opciones de llamada, tanto de audio como de vídeo y las de compartir pantalla y archivos. Además, para potenciar las relaciones entre los trabajadores y hacer más expresivas las conversaciones, esta herramienta permite compartir emoticonos, gifs y adhesivos.

Llamadas

Microsoft Teams también permite realizar llamadas de voz, ya sean grupales o con un número compartido con múltiples líneas. También es posible poner llamadas en espera y dejar que otros usuarios respondan a la llamada desde cualquier teléfono o desde cualquier dispositivo. No obstante, hay que tener en cuenta que esta funcionalidad requiere tener contratado un sistema telefónico.

 

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Equipos

Los miembros de un mismo equipo de Microsoft Teams pueden compartir comentarios y conversaciones, crear nuevos documentos y editarlos y trabajar simultáneamente en ellos, como si se encontraran reunidos presencialmente. Además, cuenta con la ventaja de que queda constancia de todas las actividades realizadas, ya que siempre puede accederse de nuevo al chat y a los archivos compartidos.

Aplicaciones

Microsoft Teams es totalmente personalizable con una infinidad de aplicaciones disponibles en la plataforma de descarga de aplicaciones, ya sean desarrolladas por Microsoft o por terceros. Además, Teams permite también a los usuarios crear sus propias aplicaciones.

Entre las aplicaciones disponibles podemos destacar:

  • Delve: una red social profesional para almacenar contactos.
  • Forms: para crear, distribuir y analizar encuestas.
  • Flow: establece flujos automatizados y personalizados.
  • Stream: para grabar vídeos o webinars y hacer retransmisiones en directo.
  • Sway: para realizar presentaciones.
  • To-do: para crear listas de tareas.
  • Planner: para gestionar tareas por grupos.
  • Yammer: una red social corporativa de uso interno.

Novedades

Una de las principales ventajas de implementar Office 365 es que el usuario no tiene que preocuparse más de actualizar sus sistemas y dispone siempre de las últimas versiones, con todas las aplicaciones actualizadas con las últimas novedades. En este sentido, vamos a destacar cuáles son algunas de las últimas novedades introducidas en Microsoft Teams:

  • Comprobación de lectura en el chat: ahora es posible activar (y desactivar) la comprobación de lectura de los mensajes enviados en el chat.
  • Crea una notificación cuando una nueva persona se incorpora a un grupo.
  • Seguridad y cumplimiento: Office 365 Safe Links ayuda a proteger a los usuarios de enlaces maliciosos, ahora también para los enviados a través de Microsoft Teams.
  • Nuevas funcionalidades de llamadas para los administradores de Teams: los clientes del Plan de llamadas de Microsoft pueden ahora buscar, adquirir y asignar números de teléfono a los usuarios, además de establecer direcciones de emergencias para los usuarios finales, entre otras.

Ofrecer a los trabajadores las herramientas necesarias para que puedan llevar a cabo sus labores de la manera más eficiente posible contribuye a mejorar su satisfacción y su compromiso con la empresa, crea una cultura colaborativa en la organización y aumenta la productividad. La implementación de Office 365 ayuda a conseguir estos objetivos, ya que, además de proporcionar al usuario las aplicaciones de Microsoft más conocidas (Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint…), permite trabajar con Microsoft Teams.

En GDX Group somos expertos en gestión de proyectos Office 365 y podemos acompañarte en todo el proceso de implantación de esta solución, desde el análisis previo necesario, hasta la instalación y la formación de todo el equipo para sacar el máximo partido a esta herramienta. Ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores te ofrecerá toda la información necesaria y una solución personalizada.

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