Actualmente el ámbito empresarial se caracteriza por la competencia feroz, los cambios constantes, la globalización y las interrelaciones a todos los niveles (tecnología, recursos humanos, departamentos…). En este complejo contexto, los procesos de negocio (Business Process) se han convertido en un concepto fundamental no solo para mejorar la rentabilidad y productividad de una empresa, sino muchas veces incluso para garantizar su supervivencia en un mercado cada vez más complejo y global. En este artículo vamos a definir qué son los Business Process, cuántos tipos de procesos de negocio existen y, sobre todo, cómo pueden optimizarse y qué tipo de recursos se necesitan para lograrlo.

Los procesos de negocio y sus diferentes tipos

Un proceso de negocio es un concepto transversal y complejo que puede definirse como el conjunto de tareas necesarias para poder crear o fabricar un producto, o bien poner en marcha un determinado servicio.

Como vemos, se trata de una cuestión muy amplia que, obviamente, precisa de la interrelación de tareas y funciones muy diversas y del trabajo en equipo de perfiles profesionales muy distintos.

Los distintos tipos de procesos de negocio

Aunque no existe una única clasificación de Business Process, también conocidos como procesos de negocio empresariales, en general se diferencian entre tres grandes tipos de procesos de negocio:

1) Procesos de negocio estratégicos.

Se trata del conjunto de tareas necesarias para determinar, configurar y planificar la estrategia corporativa global o general de la empresa, o bien de cada uno de sus distintos departamentos o áreas: contabilidad, producción, marketing, ventas. Para la definición e implementación de las estrategias de este tipo de procesos se deben tener en cuenta muchos factores, y no solamente económicos o basados en cuestiones de rentabilidad, sino que también deben estar alineados con cuestiones como la misión de la compañía, sus valores o cultura empresarial, así como con sus objetivos (presentes y futuros) de crecimiento e internacionalización.

2) Procesos de negocio operativos.

En este tipo de procesos empresariales se engloban todas aquellas funciones y tareas necesarias para poder fabricar y colocar en el mercado un producto o servicio concreto. A la complejidad habitual de este tipo de procesos, en los últimos años hay que añadir la dificultad añadida de la creciente globalización y competitividad de los mercados. Esto obliga a multiplicar los esfuerzos para lograr la satisfacción del cliente con artículos y servicios diferenciados, de máxima calidad y que aporten verdadero valor añadido a los usuarios.

3) Procesos de negocio de control.

Por último, los procesos de control, monitorización o análisis están adquiriendo una importancia cada vez mayor, ya que permiten comprobar si los resultados obtenidos con nuestros productos están alineados o no con los objetivos definidos. De esta forma, si existen desviaciones significativas es posible realizar a tiempo acciones correctivas para mejorar la experiencia del cliente, planes, conseguir una mayor rentabilidad o mejorar la productividad de la empresa.

¿Cómo optimizar los procesos de negocio?

 Hoy en día las empresas necesitan imperiosamente optimizar las distintas clases de procesos, con el propósito final de mejorar su rentabilidad ofreciendo los mejores productos y servicios del mercado. Para ello es necesario evitar pérdidas de tiempo y recursos, reducir gastos y conseguir que todos los circuitos de la empresa (producción, marketing, ventas…) funcionen de una forma fluida, que los distintos departamentos se comuniquen con eficacia y que los errores sean los mínimos y rápidamente subsanados. Si por ejemplo hablásemos de automatización de procesos financieros, el ahorro en tiempo de introducir datos se podría reducir en un 95%, al capturarlos y volcarlos con el ERP mediante algoritmos basados en inteligencia artificial. Lo más importante es que la experiencia del usuario no se resienta y para ello es imprescindible conseguir la mejor gestión de procesos posible.

Las distintas fases de la optimización de los procesos

 Para lograr una optimización efectiva de los procesos es necesario trabajar en base a una estrategia bien definida y dividida en diversas etapas o fases:

Fase 1. Identificación

En primer lugar, es necesario identificar aquellos procesos de la empresa cuyo funcionamiento es deficiente o bien tienen un importante margen de mejora. Para ello, es fundamental organizar reuniones con los responsables de las distintas áreas de la empresa con el fin de detectar, entre otros problemas:

• Causas que provocan una mala experiencia en los clientes.
• Procesos, circuitos o protocolos de trabajo ineficaces, que implican gastos innecesarios o esfuerzos excesivos.
• Cuestiones que están creando un mal ambiente o una mala organización de los equipos de trabajo.

Fase 2. Replanteamiento de los procesos

Una vez identificados los problemas, llega el momento de buscar soluciones. En esta fase, es necesario aportar ideas que sirvan para mejorar los procesos de trabajo de las distintas tareas y sus interrelaciones.

Cobra una gran importancia la visión o enfoque, que debe ser amplia y transversal, teniendo en cuenta los objetivos de cada departamento implicado y las metas globales de la empresa. Así como también la percepción de los clientes y otros actores implicados, como los proveedores o los agentes sociales.

Fase 3. Implementación

En la fase de implantación se tienen que implementar los cambios necesarios y poner en marcha los procesos de forma diferente, renovados y mejorados. En esta fase es importante la implicación de todos los profesionales: dirección de la empresa, mandos intermedios y empleados.

Fase 4. Análisis de resultados

En la última fase se deben obtener los datos e indicadores necesarios para comprobar si los cambios están dando los resultados esperados y, en su caso, poner en marcha las correcciones necesarias.

La importancia crucial de la automatización en la optimización de los procesos

Para lograr una adecuada optimización de los procesos de negocio son necesarios recursos, tanto humanos como tecnológicos. Obviamente, es necesario contar con profesionales capacitados para detectar problemas, encontrar soluciones y ponerlas en marcha. Pero dado la complejidad del proceso y la gran cantidad de factores y datos a considerar, dichos profesionales deben contar con herramientas informáticas de automatización de las tareas especializadas. Y estas deben ser útiles para todas las fases de la optimización.

Algunas de las funciones más importantes de este tipo de software son:

• Realizar automáticamente un mapeo de los procesos.
• Generar gráficos y representaciones muy claras y visuales de los distintos procesos y subprocesos.
• Detectar, integrar y analizar todo tipo de datos que influyen en la calidad de los procesos de la empresa,  aunque se trate de información externa a la organización.
• Facilitar la toma de decisiones más acertadas en los procesos de negocios, por ejemplo a nivel de compras y adquisiciones, ventas, acciones de marketing o contratación de nuevos empleados.

Las soluciones de automatización de procesos de GDX Group permiten aligerar el trabajo manual y eliminar o reducir al mínimo el margen del error. Otra de sus funciones más potentes es encontrar, clasificar y reconocer todo tipo de documentos: facturas, pedidos, documentos, escrituras, etc. Si necesitas más información no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Nuestro equipo de consultores te ofrecerá la solución que estás buscando para mejorar tu negocio.