Agilizar, agilizar y agilizar. Esta es una palabra que se repite constantemente cuando hablamos de aumentar la productividad en la empresa. Toda herramienta que nos ayude a ganar unos valiosos segundos en tareas que repetimos miles de veces al año va a ser bienvenida. Lo mismo sucede con el tema de la digitalización y gestión de archivos. A la hora de introducir documentos en nuestro sistema toda optimización va a ser también bienvenida. Por ello, conectar el equipo multifunción al gestor documental es fundamental. En este artículo vamos a analizar los beneficios que puede aportar.
Cómo potenciar el gestor documental
En cualquier empresa, tenga el tamaño que tenga, nos enfrentamos en la actualidad a diferentes retos, referentes a la documentación y al trabajo diario. Vamos a ver algunos ejemplos de estos retos:
- La gran cantidad de documentos a almacenar que provienen de diferentes canales o sistemas
- El bajo nivel de control de la documentación
- La introducción manual de datos a la hora de registrar y/o contabilizar
- Los procesos de autorización y validación que se dilatan en el tiempo
- La búsqueda de documentos rígida e ineficiente
- El almacenamiento físico, que ocupa un valioso espacio en la oficina
Ya hemos visto en artículos anteriores cómo solventar todos estos problemas con una herramienta potente de gestión documental como Docuware. Pero, en este artículo, queremos dar una vuelta de tuerca más y profundizar en la parte de la digitalización. Es decir, cuando tenemos ese documento en papel y somos nosotros los que debemos digitalizarlo e introducirlo en el sistema. Si recibimos un volumen importante de documentación en papel, el tiempo dedicado al escaneado de estos archivos puede llegar a ser muy elevado.
Sin embargo, si añadimos a esta ecuación un equipo multifunción inteligente, nuestro sistema de gestión documental se potencia, especialmente si es posible conectar el equipo multifunción con el gestor documental, mediante una integración nativa.
Conectar el equipo multifunción con el gestor documental
Los equipos multifuncionales Ricoh, gracias a su Smart Operation Panel, nos permiten tener instalada la app nativa de Docuware. Esta aplicación, que se integra perfectamente con todo el flujo de trabajo, tanto del equipo físico como del propio gestor documental, permite que ambos se comuniquen de forma perfecta. Por tanto, disponer de un equipo multifunción conectado al gestor documental nos va a agilizar el trabajo diario, ahorrándonos pasos y facilitando tareas que de otra forma deberíamos hacer manualmente.
Así pues, desde la multifunción podremos escanear los documentos e incorporarlos a nuestro gestor documental únicamente pulsando un botón de la aplicación instalada en el equipo. El resto de tareas necesarias se realizará de forma automática.
Además, esta aplicación es totalmente personalizable. Dependiendo de las necesidades y de la configuración que queramos, los documentos pasarán directamente al archivo, guardando una copia con una digitalización certificada. Con este software documental se reduce la cantidad de papel utilizada en la empresa, ya que es posible almacenar las facturas en formato digital de forma legal, puesto que está homologada para ello por la Agencia Tributaria. De esta forma, como ya hemos comentado, se evita el gasto innecesario de papel y también deterioros o pérdidas de documentos.
También es posible iniciar un flujo de trabajo desde el momento de la digitalización. Así, el documento pasará directamente por las bandejas de entrada de los aprobadores correspondientes. En este caso, el ahorro en tiempo se hace más palpable, ya que una copia del documento en papel llega a la bandeja digital de la persona responsable de la aprobación de forma casi instantánea, ahorrándonos ese tiempo de transporte del documento físico a través de la empresa, y las pérdidas y los retrasos que pueden ir asociados. Esta funcionalidad aporta mucho más valor si la empresa cuenta con varias sedes y la recepción del documento físico (por ejemplo, un albarán o una factura) se realiza en una localidad distinta de la que se encuentra el responsable que debe aprobarlo.
¿Te ayudamos?
Estos son únicamente algunos ejemplos rápidos de lo que conectar un equipo multifunción al gestor documental puede hacer. Contacta con nosotros para que un consultor especializado analice la forma de trabajar en tu organización y te indique, de una forma mucho más personalizada, las ventajas que supone para tu empresa el contar con equipos de digitalización conectados con tu gestor documental.
Desde luego, de lo no cabe duda de que esta conexión nos dará muchas más ventajas que la simple agilización de los procesos. Ahorrará tiempo, sí, pero también permitirá, por ejemplo, que personas sin una formación específica puedan introducir documentos en el flujo de trabajo del sistema.
