Qué es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y cuáles son sus ventajas
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) es una tecnología que permite convertir diferentes tipos de documentos, como documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes captadas por una cámara, entre otros, en documentos cuyos datos son editables y con opción de búsqueda. Esta tecnología se utiliza para escanear y reconocer caracteres e, incluso, códigos de barras en cualquier tipo de documento (albaranes, formularios, facturas, etc.).
Así, los datos pueden editarse, archivarse o dejarse preparados para trabajar con ellos en otra aplicación, si previamente se ha realizado la integración con la misma. ¿Qué ventajas tienen los sistemas OCR? Ayudan a extraer la información de forma rápida y precisa, para transferirla así a formato electrónico y facilitar la gestión electrónica de estos documentos de forma eficaz, segura y ágil.
Funciones clave del sistema OCR
- Reconocimiento fiable de caracteres: ofrece resultados precisos y rápidos y algunas soluciones son capaces de reconocer hasta 190 idiomas diferentes
- Amplia gama de formatos compatibles: Excel, Word, PDF, texto OpenDocument, PowerPoint, HTML y otros formatos
- Reconocimiento de códigos de barras y fuentes históricas
- Separación de documentos: separa documentos automáticamente en función del número de páginas, páginas en blanco, páginas de código de barras o reglas programadas
- Integración con otros sistemas
Ventajas de los sistemas OCR
Ahorro de tiempo
La introducción de datos en un sistema informático para su utilización en otros procesos es una de las tareas que requiere mucha dedicación. La automatización de este tipo de trabajo supone poder utilizar este tiempo en tareas de más valor.
Documentos editables
Como hemos visto, cualquier documento de texto, aunque sea una imagen, puede convertirse en un documento editable gracias al software OCR. El sistema permite, además, realizar búsquedas en el texto por palabras clave y comparar documentos.
Escaneo de imágenes
Como el sistema OCR escanea todo el documento, las imágenes contenidas en el archivo se escanearán también y podrán ser utilizadas y editadas.
Mayor productividad y mayor calidad en el servicio
Al aumentar la velocidad de procesamiento de la información y eliminar la posibilidad de errores al introducir los datos en el sistema, se incrementa la productividad y, en última instancia, mejora el servicio al cliente.
Elimina los archivos físicos
Con un sistema OCR se consigue tener un archivo de documentos digitalizado y estandarizado, con una información accesible. De esta manera, además de conseguir un archivo más eficiente, se reduce considerablemente el espacio dedicado a almacenar documentos.
Accesibilidad para personas con discapacidad auditiva o visual
El reconocimiento óptico de caracteres facilita el acceso a los documentos por parte de personas con dificultades auditivas o visuales.
ROI rápido
La implementación de este tipo de soluciones es muy rápida y su mantenimiento es sencillo, por lo que el retorno de la inversión se aprecia muy pronto.
Procesamiento programable
El procesamiento de los documentos se puede realizar en cualquier momento de forma manual, o bien automatizarse y programarse por lotes de archivos.
Eliminación de información confidencial
Al permitir la edición del documento, especialmente en el caso de documentos en PDF, se puede eliminar la información confidencial y otros “datos ocultos”, como metadatos, comentarios, capas de texto, marcadores…
Inconvenientes del sistema OCR
- Calidad de las imágenes: para un reconocimiento óptimo del texto, es necesario que los documentos originales tengan la suficiente calidad y resolución
- Texto manuscrito o tipografías poco comunes: el software OCR tiene todavía problemas para reconocer correctamente la letra manuscrita o tipografías poco habituales
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