Cuando nos planteamos acelerar procesos u optimizar la gestión de nuestras empresas nos encontramos con que no siempre tenemos a todos los empleados o departamentos dispuestos a cambiar su forma de trabajar o apoyando las mejoras. Es lógico. Cualquier cambio que queramos implementar genera siempre cierta inseguridad y resistencia en nuestro equipo y, por lo tanto, se cuestiona.

Por ello, en este post queremos ayudarte. En primer lugar ayudarte a conocer cuál es tu situación actual y poder validar si efectivamente tiene sentido para vosotros la implantación de esa nueva solución o software. Y, en segundo lugar, a tener una idea inicial de cómo se desarrollan los procesos documentales en vuestra organización y cuánto tiempo y recursos se destinan a ellos, para que, cuando llegue el momento, tengáis más claro el posible retorno de la inversión de ese nuevo proyecto.

3 pasos con los cuales conseguiremos acelerar procesos en la empresa

Paso 1: ¿Cuáles son esas tareas repetitivas que tu equipo realiza constantemente?

Lo primero que debes analizar son las tareas que realiza el equipo y, de ellas, cuáles se llevan a cabo diariamente de manera repetitiva. Por ejemplo, labores como entrar al portal del cliente y descargar el pedido, imprimirlo, introducirlo o picarlo en el ERP, enviar un email a producción, remitirlo al departamento financiero para facturar, etc. Se trata de recopilar las tareas que una persona realiza todos los días.

Una vez se conocen estas tareas en detalle, es posible medir, analizar y conocer tu estado actual. Este primer análisis te mostrará cuál es tu punto de partida y te ayudará también a entender el tiempo aproximado que se invierte en cada acción o proceso. Esto será muy útil en la primera reunión con tu consultor de procesos para que puedas analizar lo que se puede automatizar o robotizar y lo que no.

Un ejercicio que suele funcionar muy bien y que aplicamos al inicio de muchos de nuestros proyectos, es coger un folio en blanco, sí un folio en blanco… y empezar a pintar, diseñar el proceso con flechas, con pasos, como si hicieras un pequeño mapa mental. Con esta pequeña acción de análisis podrás tener un poco más claras las tareas que realiza determinado empleado o departamento y podrás programar mejoras ante un proyecto de transformación digital o de ceropapel en tu empresa.

Paso 2: Analizar cuál es el flujo documental y cuáles son los diversos estados de aprobación o validación

Una vez has entendido y analizado en qué consiste el proceso y, sobre todo, cuáles son las tareas que forman parte de cada uno de estos procesos, el próximo paso que puedes dar es analizar los diferentes tipos documentales. ¿Cuáles son los diversos documentos que participan en ese proceso? ¿Cuáles son los diferentes tipos documentales que una persona genera o gestiona en sus tareas, las tareas que has analizado en el paso 1?

Una vez conocemos los diferentes tipos documentales que se utilizan en la empresa, debemos averiguar cuántas personas están involucradas en la gestión de ese tipo de documento, ¿qué personas o directivos deben aprobarlo o validarlo? Realizar este pequeño ejercicio te ayudará a automatizar toda aprobación o validación ante la implementación de un nuevo gestor documental. En definitiva, se trata de no tener papel por las mesas y de que toda la documentación se genere en digital, incluso automatizando flujos de trabajo y aprobaciones.

Paso 3: Calcular tiempo, recursos y costes en la gestión o proceso

Cuando tienes localizadas tanto las tareas como los tipos documentales, es el momento de calcular cuánto tiempo se invierte en realizar estas tareas y cuántos recursos o personas se involucran en las mismas, así como también cuál es el coste de realizar cada una ellas. No me refiero únicamente a los costes habituales o tiempos invertidos, sino también a costes de impresión, de tinta e, incluso, de folios que se utilizan en esa gestión.

Calcular cuánto dinero te cuesta ese proceso, más o menos en detalle, te ayudará en el momento en que empieces a analizar la implementación de mejoras en tus procesos, o cuando contrates servicios de transformación digital o de gestión documental. Si tienes preparada esta información, la reunión con tu consultor de procesos será más eficiente. Así, podrás validar si efectivamente la inversión que piensas realizar o que te han presentado va a ser lo suficientemente rentable o no para vosotros, y si el ROI va a ser positivo.

Conclusión

Cuando nos planteamos implementar soluciones o nuevos servicios de gestión documental, automatización o transformación digital, para acelerar procesos en la empresa, lo primero que debemos conocer es nuestra situación actual. Invertir un poco de tiempo en analizar, conocer y pintar negro sobre blanco cuáles son las diversas tareas, acciones y recursos invertidos en cada gestión, nos va a dar una idea de todo lo que podemos llegar a mejorar y, sobre todo, de si lo que queremos implementar es algo que tiene sentido para nosotros y efectivamente nos va a ayudar a ser más eficientes y más rentables.

¿Ya has realizado el análisis de tu empresa y quieres pasar a la acción? ¿Necesitas ayuda con este análisis para acelerar procesos y seguir avanzando? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores especializados en transformación digital estarán a tu lado durante todo el proceso, hasta crear la solución personalizada más adecuada.