Aunque la digitalización es una prioridad, su implantación en las empresas todavía no es generalizada
Hace solo unos días conocíamos la noticia de la apertura de la tienda Amazon Go en Seattle, un establecimiento en el que no existe línea de cajas y que funciona mediante sensores en las estanterías, cámaras instaladas por todas partes y una aplicación móvil que los clientes descargan en sus dispositivos. Se trata sin duda de una muestra más de que el mundo está evolucionando a una velocidad vertiginosa hacia la digitalización.
Sin embargo, se da una curiosa contradicción cuando nos centramos en el uso de la tecnología en el mundo de la empresa. Por ejemplo, leyendo informes como el de AIIM, Business Process Automation in 2017: Designing an Intelligent Workplace, queda claro que hay una gran diferencia entre lo que las organizaciones dicen sobre la automatización de procesos y lo que están realmente haciendo.
Por una parte, los ejecutivos entienden las ventajas de gestionar los procesos clave del negocio con flujos de trabajo digitales y automatizados: da poder a los empleados para concentrarse en sus tareas, disminuye costes y aumenta los beneficios. Esto se refleja en la encuesta de AIIM, donde el 79% de los ejecutivos afirma que automatizar los procesos de negocio es “imperativo” o “significativo” para conseguir los objetivos de sus empresas.
Pero por otra, cuando se les pide que evalúen el estado de su organización en relación con procesos clave, muchos líderes empresariales admiten que todavía no han convertido sus intenciones en realidad. Un 28% sitúa a su empresa por debajo de la media en cuanto a la gestión de los retrasos de los procesos o la solución de las irregularidades; mientras que un 19% reconoce un tiempo excesivo para completar estos procesos, y un 18% tiene problemas con la gestión de las no conformidades.
¿A qué puede deberse esta contradicción entre las intenciones y el estado real de las organizaciones? Probablemente los equipos directivos de las empresas consideren que, aunque sus procesos actuales no sean todo lo eficientes que deberían, el trabajo va avanzando y la organización funciona. O tal vez les parezca que afrontar la implantación de una solución de gestión de procesos de negocio supone abordar un proyecto complejo y dedicar un gran presupuesto, algo para lo que nunca se encuentra momento. Sin embargo, hoy en día es posible implantar este tipo de soluciones de manera sencilla, sin afectar al trabajo de la organización y sin realizar grandes desembolsos.
En concreto, ¿qué procesos de las empresas pueden optimizarse mediante su automatización? Según los directivos encuestados por AIIM los puntos críticos donde se puede mejorar son:
86% registros y gestión documental
91% procesos internos como revisiones y aprobaciones
70% atención al cliente
60% presupuestos y contratos
68% contratos y facturas de proveedores
82% procesos internos de RRHH (candidatos, horarios…)
81% finanzas (cuentas por pagar y cuentas por cobrar)
55% gestión de servicios y mantenimiento
60% logística (repartos y listas de embarque)
Para todas estas cuestiones puede ser muy útil un gestor documental, que proporciona, entre otras muchas funciones, las siguientes:
- Digitalizar documentos e indexar su contenido, de manera que realizar búsquedas y archivar documentos es mucho más rápido y eficiente
- Establecer flujos de trabajo automatizados, que agilizan procesos como la validación de facturas y permiten seguir el curso del proceso en todo momento
- Trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, por lo que no es necesario que todos los empleados estén presencialmente en la sede de la empresa
- Eliminar el archivo físico de papel gracias a la digitalización certificada de facturas
- Controlar qué usuarios acceden a cada documento, realizan cambios en el mismo, pueden enviarlo, etc.
- Cumplir con la nueva legislación en Protección de Datos, que entrará en vigor el próximo mes de mayo
- Que varios usuarios trabajen con un mismo documento, utilizando siempre la última versión y controlando la trazabilidad en todo momento
- Almacenar con seguridad toda la documentación de la empresa
- Flexibilidad, escalabilidad e integración con cualquier software existente en la empresa
Así pues, un sistema de gestión documental puede ser la clave para mejorar los procesos documentales de la empresa. El camino hacia la transformación digital se inicia así con el necesario dinamismo, pero paso a paso, mediante un sistema de fácil utilización para el usuario que no interrumpe el negocio y que requiere una mínima intervención por parte del departamento de IT.
