La gran cantidad de información que se genera y consulta hoy en día en todo tipo de formatos ha creado un problema colateral para las organizaciones: cómo disponerla para que sea fácilmente identificada, consultada y compartida por todas las personas interesadas. Una de las posibles soluciones a esta cuestión es la creación de un repositorio digital.

Definición de repositorio digital

Los repositorios digitales son básicamente archivos donde se almacenan recursos digitales para que puedan ser consultados a través de internet. En un repositorio digital pueden tener cabida todo tipo de formatos digitales: ebooks, documentos en pdf y otros formatos, vídeos, fotos, animaciones…

Aunque los repositorios digitales se asocian, por lo general, al ámbito universitario, investigador y docente, lo cierto es que se trata de unos instrumentos que pueden usarse por cualquier empresa u organización que se plantee como objetivo recopilar, gestionar y preservar cualquier tipo de producción documental. El fin último es garantizar la consulta y la visibilidad de toda esta información.

Características de un repositorio documental

Las características más comunes de un repositorio documental son:

• Se basa en un sistema de gestión y validación de las publicaciones
• Cuenta con un sistema propio de búsquedas que posibilita poder localizar la información que precisamos localizar de una manera fácil y rápida
• Almacena diferentes tipos de archivos y formatos, pero siempre digitales
• Potencia la difusión y visualización de la información o de los contenidos
• Por lo general los repositorios se encuentran disponibles en páginas web especializadas, existiendo directorios y listados creados por universidades y otras instituciones

Tipos de repositorios documentales

Podemos distinguir entre 2 tipos distintos de repositorios documentales:

1. Repositorios institucionales. Este tipo de repositorios se caracteriza porque son creados por las propias organizaciones con el fin de conservar, preservar, organizar y clasificar la información relevante que generan, con el fin de posibilitar y facilitar al máximo su consulta por parte de los interesados. Implican un serio compromiso de la institución con el acceso libre a la información de valor que genera. La propiedad de dicha información es de una determinada institución: una universidad, una empresa, una asociación, etc.
2. Repositorios temáticos. El factor diferencial de este tipo de repositorios es que los documentos gestionados pertenecen a un área temática muy específica y suelen ser recopilados por investigadores y expertos. En estos casos, el nexo común es el tema, ya que la información puede provenir de diversas instituciones.

Ventajas de los repositorios digitales

Son muchas las ventajas de contar con repositorios digitales, beneficios que alcanzan tanto a las instituciones que los crean como a los estudiantes, investigadores y a todas las personas que se benefician intelectualmente de tener acceso a una información que puede ser muy valiosa y, en ocasiones, generar un bien para la sociedad en su conjunto.

• La principal ventaja de los repositorios es que permite el acceso abierto a información de valor: datos de estudios e investigaciones, producción científica, etc.
• Garantía de que los contenidos se preservan en el largo plazo
• Permite organizar y clasificar la información
• Facilita la búsqueda de los documentos y la información exacta que nos interesa, gracias a la indexación
• Permite una mayor visibilidad y difusión de las investigaciones y de la información en general
• Aumenta notablemente el impacto de los trabajos entre comunidades científicas y asociaciones de expertos
• Es una herramienta fantástica para el intercambio de información entre profesores, investigadores y todo tipo de profesionales
• Su labor divulgativa es muy importante, ya que permite transmitir conocimientos a prácticamente todo el mundo, puesto que el único requisito es disponer de conexión a internet
• Los sistemas informáticos actuales permiten la integración de la información con otro software, lo que posibilita cruzar datos, completar y mejorar la información original de un modo fácil y fluido
• Permite evaluar y contrastar datos y resultados con otros profesionales y otras fuentes
• Las instituciones que crean estos repositorios ganan prestigio y reconocimiento en su campo o sector, llegando a convertirse en auténticos referentes
• Los repositorios constituyen un instrumento excelente para reunir, preservar y difundir la producción científica, académica y las investigaciones
• En caso de inundaciones, incendios u otras catástrofes naturales, los datos están siempre seguros en su repositorio digital. Además, resulta mucho más sencillo y menos costoso realizar copias de seguridad
• Además de para instituciones académicas, los repositorios y, en general, la gestión documental es muy ventajosa para todo tipo de empresas, ya que convierte en mucho más eficiente cualquier proceso que implique trabajar sobre cualquier tipo de documentos: facturas, albaranes, expedientes, fichas de empleados, nóminas, pedidos, proyectos, formularios…
• Contar con un repositorio permite almacenar toda la información relevante de cualquier organización. De esta manera, es posible tener toda la documentación centralizada y que resulte accesible para todas las personas autorizadas.
• Además, toda la información puede ser indexada para facilitar futuras búsquedas. Todo ello te va a permitir reducir costes agilizar todos los procesos documentales.

Los retos de los repositorios digitales

Las ventajas de los repositorios digitales son evidentes, pero aún cuentan con un cierto margen de mejora en diversos aspectos. Para lograr ser aún más útiles, los repositorios digitales deben superar una serie de retos que permitan su completa optimización:

• Conseguir una mayor visibilidad, usando todos los recursos que hoy en día existen en internet. Por ejemplo, incluir el link de enlace al archivo digital en redes y foros profesionales.
• Trabajar aún más la interconexión con otros sistemas y programas de las empresas e instituciones
• Mejorar la seguridad, evitando que los documentos puedan modificarse por personas sin autorización o, si así lo decidimos, limitar los accesos.  De cualquier modo, tomando las medidas adecuadas, en un repositorio la información está mucho menos expuesta que cuando se almacenan los documentos en papel. Por otra parte, el hecho de que la información resulte accesible para todos los empleados no significa que no se puedan establecer diferentes niveles de protección de la información sensible.
• Poner en marcha sistemas de organización y búsquedas de información aún más eficaces y generalizar su uso al máximo
•  Fomentar la inclusión de imágenes, vídeos y documentos sonoros
• Garantizar escrupulosamente la normativa de protección de datos y seguridad de información

El sistema de gestión documental de GDX Group

En GDX Group tenemos varias soluciones, integradas en nuestro sistema de gestión documental, que te permiten manejar con eficiencia toda la documentación e información de valor de tu empresa. 

Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, archivado y edición de documentos electrónicos, ya sean documentos escaneados o creados directamente en un formato digital. A nivel empresarial, una solución de estas características puede ser útil en procesos desarrollados prácticamente en todos los departamentos, desde el Financiero a Recursos Humanos.

Con nuestra ayuda técnica y asesoramiento podrás poner en marcha un repositorio único, es decir, un archivo digital para almacenar toda la información relevante de tu organización. De esta manera, tendrás toda la documentación centralizada y resultará accesible para todas las personas autorizadas gracias a la indexación.

Un sistema de gestión documental te va a resultar de gran ayuda para agilizar toda la burocracia de la empresa, liberando a tus trabajadores de las tareas de archivo y repetitivas. Así se podrán dedicar a funciones más creativas y que aporten valor. Es una forma de decir adiós, o al menos minimizar, las horas de trabajo perdidas introduciendo datos de forma automática en interminables listas. 

Además, un gestor documental elimina los errores propios de la intervención humana, reduciendo el tiempo que se pierde en su comprobación y subsanación. Por no hablar de la mala imagen que crea en una empresa la aparición de errores recurrentes en nombres, fechas, importes o numeración de facturas y un largo etcétera.

En las empresas se maneja cada día una cantidad creciente de documentos, que consumen tiempo y recursos. Además, la gestión manual de los archivos suele implicar que los datos que contienen no resultan útiles para las organizaciones. Por ello, se hacen necesarias soluciones con las características de un sistema de gestión documental, que ayudan a conseguir archivos más eficientes y a agilizar la tramitación de documentos.