Ante un cambio de tal magnitud como la situación de pandemia que estamos viviendo, todos debemos adaptarnos, especialmente los negocios. La consultora Gartner ha resumido este proceso de adaptación en tres etapas: respuesta, recuperación y renovación. El objetivo final es rediseñar las estrategias de negocio, apoyándose en la tecnología, de manera que las organizaciones estén preparadas para el futuro.

Indudablemente, la pandemia de la Covid-19 ha impactado sobre la mayoría de las empresas de manera negativa, aunque también ha sido positiva en términos de negocio para unas pocas. Pero, además, las formas de trabajar, el espacio de trabajo, la relación entre empresarios y empleados y la situación socioeconómica se han visto fuertemente afectadas. Tanto, que, probablemente, cuando el virus esté bajo control y el número de contagios deje de ocupar las cabeceras de los telediarios, no volveremos a trabajar exactamente de la misma manera en que lo hacíamos antes.

Estos cambios deben tener una consecuencia sobre la estrategia empresarial de los directivos. Mientras que, por una parte, la pandemia ha dejado sin sentido algunos proyectos, también nos ha enseñado mucho, por lo que es momento de utilizar estos conocimientos para reconfigurar el negocio y diseñar modelos operativos para la nueva realidad.

3 etapas para rediseñar el negocio

Gartner ha identificado tres etapas que los directivos deben seguir durante la pandemia para rediseñar su estrategia de negocio:

1. Respuesta

Las acciones inmediatas están dirigidas a garantizar la seguridad y la salud de las personas y a mantener operativos los negocios esenciales. Este es un período relativamente corto que ha estado marcado por un gran esfuerzo y una actividad potencialmente caótica. Las actividades clave en esta etapa no dejan de ser arreglos temporales para tratar de resolver los problemas a corto plazo.

2. Recuperación

Este es un esfuerzo más organizado y coordinado para estabilizar las operaciones. Tiene una duración media. Las actividades clave en esta etapa incluyen crear un plan de recuperación escalable e identificar las capacidades necesarias para fortalecerse y volver a contratar, presupuestar y proveerse.

3. Renovación

Se trata de un período más largo, marcado por una ejecución estratégica y duradera que afecta a toda la organización. Las actividades clave para esta fase incluyen aprender a gestionar los procesos y los flujos de trabajo de forma diferente, repetitiva y escalable. Además, se trata de utilizar las lecciones aprendidas y los patrones resultantes de las fases anteriores para crear una nueva estrategia que dirija toda la actividad empresarial.

Gartner ha enfatizado que estas fases no son secuenciales, sino que pueden superponerse. De hecho, desde la consultora apuntan que es recomendable pensar sobre esta última fase de renovación incluso mientras se está inmerso en las dos primeras fases de respuesta y recuperación.

Por otra parte, esta situación nos ha enseñado que una cualidad muy necesaria es la resiliencia organizacional. Si las empresas reducen sus debilidades y refuerzan sus fortalezas, estarán mejor posicionadas para afrontar la próxima disrupción.

Creando un modelo de negocio resiliente

Para crear un modelo de negocio resiliente, los directivos deben determinar cómo la crisis ha provocado que los modelos existentes no sean útiles y dónde se encuentran los riesgos y las fortalezas de cada sistema. La idea es crear un protocolo ágil con diversas opciones, para planificar los diferentes escenarios que pueden surgir en estos momentos de incertidumbre y evaluar las circunstancias según su importancia para el futuro de la organización, tanto a corto como a largo plazo.

En la tercera fase, la renovación, los líderes deben aprovechar la oportunidad de reconstruir sus modelos de negocio adaptados a la nueva realidad. Algunas de las actividades que venían llevando a cabo hasta el momento tendrán que reducirse o retirarse. Otras, se pueden mover a la nube, empleando por ejemplo modelos SaaS, mientras que también es posible que algunos productos o servicios se deban eliminar por completo.

Pensemos, por ejemplo, en la adaptación que han tenido que hacer la mayoría de organismos públicos, que se han visto obligados a ofrecer sus servicios de manera remota. Tal vez sea el momento de aprovechar la oportunidad y centrarse en esta nueva manera de tratar con los ciudadanos, en detrimento de la atención presencial.

La tecnología es importante para rediseñar el negocio

¿Cómo podemos conseguir rediseñar los procesos de las empresas y adaptarlos a los nuevos tiempos? La tecnología es, en este aspecto, nuestra mejor aliada. Vamos a destacar algunas de las herramientas que pueden ayudar a tu organización a ser más ágil, a adaptarse a cualquier escenario y, sobre todo, a prestar un mejor servicio a los clientes.

Gestión documental

Un gestor documental permite sustituir el papel por documentos electrónicos. Así, se pueden consultar desde cualquier lugar con conexión a internet y tanto búsquedas como archivados son mucho más rápidos. Además, si existen flujos de aprobación, como sucede, por ejemplo, con las facturas cuyo pago debe aprobar el responsable de la empresa, estos también pueden realizarse en digital, siendo más ágiles y controlando todo el proceso.

Firma electrónica

¿Necesitas que un documento se firme por una o varias personas, pero no es fácil reunirlas presencialmente? Las diferentes soluciones de firma electrónica pueden resolver este problema. Si el firmante no dispone de un certificado digital, también existen soluciones de firma biométrica, con la misma validez legal que la firma electrónica reconocida.

Automatización de la gestión por procesos

Trabajar en digital no siempre es sinónimo de procesos más eficientes. Por ejemplo, trabajar sobre archivos de Excel o de Word compartidos puede resultar muy confuso, sin saber qué cambios ha realizado cada uno ni cuál es la última versión. Además, de esta manera es imposible tener una visión global de las tareas que se están llevando a cabo en la organización. Una solución de automatización de la gestión por procesos puede ayudar a gestionar el cambio de manera estructurada, con un control absoluto de toda la actividad de la organización a través de informes y gráficas, que serán muy útiles a la hora de tomar decisiones.

Herramientas de colaboración

El teletrabajo, al eliminar la posibilidad de encontrarnos en un mismo espacio, dificulta el trabajo en equipo. Para ello, es imprescindible contar con herramientas que nos permitan conectar con el resto del grupo. Una buena opción es la aplicación Teams, de Office365, que reúne en una misma solución un chat, un programa de videoconferencia e intercambio y edición de archivos de forma compartida.

¿Está tu organización preparada para el futuro? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores analizarán tu caso y te propondrán las opciones más adecuadas para una solución totalmente personalizada.