La digitalización de documentos tiene muchos beneficios para las organizaciones, como ya hemos comentado en otros artículos: utilidad de los buscadores, impulso del trabajo en equipo, rapidez en las auditorías… Pero, además, entre las ventajas de la digitalización encontramos la eliminación de riesgos importantes para la seguridad de la información.
Hay que tener presente que la información de una empresa es uno de sus activos más importantes. De hecho, hay estudios que indican que, si una empresa pierde sus datos, tardaría 3 semanas en desaparecer. Nos referimos a documentos tan importantes como registros y nóminas de los empleados, facturas, contratos, información confidencial… La adecuada conservación de toda esta información requiere de un sistema de almacenamiento organizado y seguro, que ofrezca todas las garantías de seguridad.
Si digitalizamos estos documentos con una solución de gestión documental como DocuWare, además podemos eliminar riesgos potenciales derivados de accesos indebidos, de pérdida de documentos (ya sea una factura que se pierde entre un montón de papeles o un archivo que desaparece en un incendio) o de problemas informáticos, como averías o malware.
Vamos a ver las ventajas de la digitalización de documentos con respecto a la seguridad de la información.
Riesgos eliminados gracias a las ventajas de la digitalización
Pérdida de información en caso de desastre
Tanto si la información de tu organización se almacena en archivadores en papel como si se encuentra en soporte electrónico, ya sea en local en los diferentes equipos o en un servidor propio ubicado en las instalaciones de la compañía, se encuentra en riesgo de desaparecer si se produce un desastre como un incendio o una fuga de agua.
Para garantizar la seguridad de esta información en cualquier circunstancia, es necesario establecer un sistema redundante de copias de seguridad, algunas de las cuales se realicen en la nube. De esta manera, nos aseguramos de que, aún en caso de desastre, existirá una copia de nuestra documentación en una ubicación que no se haya visto afectada por la catástrofe.
Por ejemplo, el gestor documental DocuWare Cloud almacena los datos por triplicado en diferentes centros de datos de Microsoft Azure dedicados, dentro de la Unión Europea. Además, los documentos se guardan también en una segunda ubicación dentro de la misma región. Así, la información nunca se pierde y la recuperación de los datos en caso de desastre se simplifica.
Acceso indebido a información confidencial
Aunque se trate de una amenaza que viene del interior de la empresa, el acceso indebido a la información confidencial también supone un riesgo. Este riesgo afecta tanto a la gestión de la organización como a nivel legal, puesto que puede suponer un incumplimiento de la legislación en materia de protección de datos.
Para asegurar que solo las personas autorizadas pueden ver a la información más sensible, el acceso a la información de documentos y flujos de trabajo en DocuWare está basado en una estructura de permisos compleja. Es decir, que es posible gestionar y controlar qué empleados tienen permisos para leer, guardar, procesar, exportar, editar o, incluso, eliminar datos. Así, el personal puede trabajar con la información que necesita de manera ágil, pero sin que esto signifique un acceso abierto a toda la documentación. Esta estructura de permisos, por ejemplo, sería muy difícil de replicar tanto si el archivo se gestiona en papel como si se hace en digital a través de una estructura de carpetas.
Validez legal e integridad de los documentos
¿Cómo podemos asegurar que un documento digital no ha sido modificado por usuarios sucesivos? La única manera de confirmarlo es mediante la digitalización certificada, que incorporará al documento la firma electrónica a través del gestor documental. Así, se garantiza que el documento está completo y que no se ha producido en el mismo ninguna modificación desde su recepción ni con posterioridad a su firma.
Además, DocuWare es un gestor documental homologado por la Agencia Tributaria para el archivado de facturas. Al disponer de digitalización certificada, es posible digitalizar el expediente completo de compras. Esto permite eliminar los originales en papel y cumplir con los requerimientos de la AEAT, que exige la conservación de estas facturas durante cinco años.
Pérdida de documentos
Un documento en papel que circula por la oficina puede perderse con mucha facilidad o archivarse en el archivador equivocado. Lo mismo sucede con un archivo guardado en una carpeta en cualquier dispositivo: puede eliminarse por error o guardarse en otra carpeta. Ambas circunstancias dificultan mucho las búsquedas posteriores.
Si archivamos estos documentos en un gestor documental como DocuWare, nos aseguramos de que encontrarlos después será rápido y sencillo. Por una parte, DocuWare dispone de la tecnología Intelligent Indexing. Esta tecnología indexa de forma automática los campos que previamente hayamos configurado, sin tener que introducir los datos mediante el teclado. Así, por ejemplo, es posible buscar una factura por proveedor, por importe, por CIF, por fecha… por cualquier campo que hayamos predefinido. Pero, además, dispone también de tecnología OCR que reconoce todo el texto del documento, lo que permite realizar búsquedas full text, es decir, por cualquier palabra que se encuentre en el documento, aunque no esté en uno de los campos definidos.
¿Quieres disfrutar de todas las ventajas de la digitalización para garantizar la seguridad de la información en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores especializados te ayudarán a elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades.
