Impulsar el trabajo en equipo con la Gestión Documental

Hace unos meses os hablábamos de opciones de herramientas para realizar trabajo en equipo. Por ejemplo, el chat empresarial Teams y otras herramientas colaborativas de Office 365: Exchange, Skype, Yammer y demás aplicaciones. Debido al confinamiento, muchas personas se han familiarizado con el trabajo a distancia y con aplicaciones de las que antes apenas habían oído hablar.

La opinión general es que llegamos tarde al teletrabajo porque se ha comprobado que la mayoría de compañías estaban preparadas para soportarlo técnicamente. En principio, la previsión es que, una vez superada la pandemia, muchos puestos se sigan alternando entre presencial y a distancia. Se aprovecharán sus ventajas medioambientales, de conciliación y demás, que nos ofrece esta modalidad de trabajo.

Hoy vamos a ver cómo potenciar el trabajo en equipo gracias a la implantación de un gestor documental, que nos cubra los procesos internos de punta a punta.

Definición de procesos

Para conseguir los mejores resultados en la resolución de las tareas, es imprescindible dedicar tiempo a la descripción precisa de los procedimientos internos. Los documentos han de ser accesibles a todos los empleados y donde se especifique qué tareas se deben realizar en cada proceso, de qué manera exacta y quiénes son las personas encargadas en cada caso.

Durante las primeras fases de un proyecto de implantación de un gestor documental como puede ser DocuWare, los consultores técnicos mantendrán las reuniones necesarias con los contactos designados. Como resultado, se reflejarán en el software elegido las tareas, roles y funciones que sean necesarios para automatizar los procesos.

Por ejemplo, podemos definir no solo una persona sino un equipo de trabajo como encargado de solucionar tareas concretas. Esto agiliza la resolución de las mismas y favorece el espíritu colaborativo entre los empleados, ya estemos trabajando en la oficina o desde cualquier otra localización.

Acceso instantáneo a una herramienta común

Disponer de un repositorio único en la compañía aporta una gran cantidad de ventajas. Disfrutar a golpe de clic de toda la información bien organizada y estructurada facilita la recuperación instantánea de datos o documentos. Además, descargar a nuestro pc información estructurada en base a los parámetros de búsqueda deseados, permite realizar informes de forma ágil y cómoda. También, podemos subir en cualquier momento información nueva que esté disponible para el resto del equipo de trabajo, o bien para agilizar el avance de un proyecto, por ejemplo.

Cuando no conseguimos los resultados que deseamos, en muchas ocasiones la causa es no disponer de las herramientas de trabajo adecuadas. Tenemos muy claro las ventajas de un pc ante una libreta, pero sin el software adecuado, tampoco un pc es suficiente. Un gestor documental aportará flexibilidad, rapidez y aumentará la motivación del personal al ver agilizada la consecución de sus objetivos.

Gracias a que podemos tener un control en tiempo real de todas las tareas y procesos, disponer de un gestor documental reduce el estrés. También permite priorizar tareas y asignar cada una en base a las habilidades de cada persona. Sin duda, cualquier trabajador querría poder conocer el estado real de forma autónoma, evitando llamadas y envíos de email.

Trabajo en equipo en todos los departamentos

Desarrollar un entorno en un gestor documental, es configurar o crear un traje a medida para cada empresa. Ningún proyecto puede intercambiarse entre diferentes clientes. En GDX nos adaptamos a las características y necesidades de cada compañía que nos brinda su confianza para ayudarles en su proceso de transformación digital.

Podemos agilizar el trabajo de cualquier departamento, resulta especialmente interesante la automatización de procesos donde intervienen varios de ellos. Muchas veces encontramos que, dentro de una misma compañía, los diferentes departamentos trabajan como organismos independientes, sin demasiada comunicación o fluidez entre ellos. La colaboración a través de flujos de trabajo automatizados, ayudará a que estas limitaciones dejen de suceder.

Por ejemplo, Recursos Humanos son los responsables de favorecer las relaciones entre trabajadores. La gestión documental es un proceso que requiere una serie de pruebas y un proceso de familiarización donde es necesaria la colaboración de todos los participantes.

Además de todas las ventajas derivadas de la mejora del trabajo en equipo internamente, un gestor documental también propiciará las relaciones entre empresa y proveedores, así como entre empresa y clientes. Esto se logra gracias al uso de funcionalidades y herramientas como un portal web, formularios on-line, área de clientes, etc.

¿Quieres fortalecer el trabajo en equipo en tu compañía? Contacta con nosotros y te orientaremos para seleccionar la tecnología que mejor se adapte a tus necesidades.