Quizá la nueva forma de reunirse a distancia no te ha pillado por sorpresa y ya practicabas las videollamadas profesionales antes de la pandemia. Pero si eres una de esas personas a las que hace tan solo unos meses le daba apuro conectar su webcam en las reuniones virtuales, estos consejos son para ti.

La imagen de marca de tu compañía se puede ver afectada si no cuidas algunos elementos básicos que podemos preparar previamente para sentirnos cómodos en el momento de la conexión.

1. Tecnología adecuada

De nada servirán tus habilidades y las bondades de tu producto o servicio, si no cuentas con una buena conexión a internet o tu cámara y micro son deficientes. Es aconsejable invertir en la infraestructura necesaria ya estés trabajando desde la oficina o mediante teletrabajo. Si tu imagen se corta o tu voz se escucha con ruido de fondo, tus clientes se sentirán incómodos y perderás opciones a cerrar una venta o agendar una siguiente reunión. Prueba con la suficiente antelación que todo funciona correctamente.

2. Desactivar las notificaciones emergentes

Es perfectamente comprensible que mientras estás conectada a una videollamada continúen entrando los emails de otros contactos. Pero si estás compartiendo tu pantalla para hacer una demo virtual o presentando un informe, es preferible que el resto de asistentes no visualicen información de contactos ajenos a vuestro asunto. Además de cuidar tu imagen, protegerás la identidad de terceros y cumplirás con la ley de protección de datos.

3. Iluminación y sonido

Si tu entorno te lo permite, es preferible que te sitúes de modo que la luz se proyecte sobre tu rostro, así el resto de personas podrán apreciar tus expresiones y se facilitará el entendimiento durante las reuniones virtuales. Si te resulta imposible contar con luz natural, existen diferentes tipos de intensidades y tonos en las bombillas que conseguirán dar el toque natural a tu zona de trabajo. Para minimizar el efecto del eco en espacios muy vacíos, es aconsejable instalar alfombras o muebles pequeños para evitar la reverberación.

4. Ambiente y objetos visibles

Si bien es cierto que casi todos los programas incorporan la funcionalidad de difuminar el fondo y/o cambiarlo por una imagen dinámica o predeterminada, lamentamos informarte que este efecto no es la solución ideal. Para los demás, es fácil detectar que el contorno de tu figura se pixela y que queda artificialmente superpuesto a la imagen elegida. Lo que se transmite es la intención de disimular un entorno feo, descuidado o desordenado que, de lo contrario, no sería necesario ocultar.

Te aconsejamos apostar por los tonos neutros, un fondo sencillo y funcional. Una pared lisa, algún cuadro o una estantería son más aconsejables que la captura ficticia de una oficina de diseño ideal. Algunas plantas de fondo pueden dar el toque definitivo: recuerda que una decoración excesiva puede distraer a tus interlocutores.

5. Tu imagen personal

A estas alturas de pandemia, no hace falta recordarte que incluso para el trabajo desde casa debes vestirte igual que si fueras a desplazarte hasta tu lugar de trabajo. No solamente por una cuestión de imagen, ya que incluso para realizar llamadas telefónicas sentirás más confianza si te vistes de la forma adecuada. Está comprobado que la forma de vestir afecta en la actitud, la forma de interactuar y de hablar.

6. Romper la barrera virtual

Puede que te reúnas con personas que estén aún menos habituadas que tú a mantener este tipo de encuentros virtuales. Para que se sientan más cómodas, no dudes en bromear acerca de la propia situación para quitarle hierro. Preguntar sobre quiénes están en casa y quiénes en la oficina, comentar brevemente alguna cuestión al respecto o elogiar el bonito despacho en el que se encuentra alguno de los asistentes, dará pie a abordar el tema de la reunión con un ambiente más distendido y amigable.

7. Respetar los tiempos marcados

Al igual que se debe hacer en las reuniones presenciales, todas las partes deben procurar limitar sus intervenciones de modo que se respete al máximo el tiempo dedicado para la reunión. De lo contrario, otras personas podrían verse afectadas generando retrasos en cadena. Nadie querrá contratar los servicios de una empresa que no acude a una reunión sin avisar, así como tampoco es deseable un cliente informal que previsiblemente generará problemas en el futuro. Un plantón sin aviso previo es difícil de olvidar y a nadie le conviene sufrirlo ni generarlo.

Ahora solo te falta contar con la tecnología adecuada para gestionar los procesos internos de tu compañía de forma sencilla desde cualquier lugar. ¿Quieres que te enseñemos cómo? Ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores te mostrará las mejores opciones para que apuestes por las mejores opciones para realizar reuniones virtuales.