Una de las funcionalidades más interesantes del gestor documental DocuWare y la vez, más desconocidas, son los Formularios. El uso de formularios para agilizar la entrada de datos a nuestros sistemas puede tener múltiples aplicaciones. Desde autocompletar plantillas de documentos de la Administración hasta generar una orden de compra de material.
DocuWare Forms permite personalizar el diseño y se configura a través de una interfaz de arrastrar y soltar altamente intuitiva. No es necesario tener conocimientos de programación ni solicitar ayuda de TI. Vamos a ver varios escenarios del día a día trabajando con formularios para agilizar la entrada de datos en cualquier departamento.
Ejemplos de formularios para agilizar la entrada de datos
Formularios para candidatos
En la página web de la empresa, podemos ubicar un formulario público donde los candidatos rellenen sus datos y adjunten su CV en cualquier formato. Esto es sencillo porque DocuWare genera un enlace por cada formulario que creamos, y podemos elegir dónde ubicarlo. En este caso, una buena opción sería insertar un botón del tipo “Trabaja con nosotros” que dirigiera al formulario. Esto alimentará la base de datos de RRHH, que podrá hacer búsquedas por los mismos campos que se han usado en el formulario.
Formularios para nuevos empleados
Otra opción es que, cuando un nuevo empleado entra a formar parte de la organización, podemos enviarle un email con un enlace donde deberá completar una serie de campos con, por ejemplo, sus datos personales, cuenta bancaria para recibir la nómina, etc. DocuWare permite elegir el formato de cada campo (tipo texto, lista desplegable, fecha, email…). También podemos indicar si el campo es obligatorio. En ese caso, si no se rellena, el formulario no podrá enviarse.
Formularios para generar contratos
Con la información que solicitemos a la persona que se está incorporando, se puede generar más de un documento a la vez. Por ejemplo, podremos crear un formulario de fusión. Esto significa que cargaremos una plantilla predefinida, en nuestro caso, una plantilla oficial de contrato de trabajo. En DocuWare, indicaremos qué campos corresponden a los de nuestro archivador. Cuando el nuevo empleado rellene nuestro formulario con sus datos, el contrato de trabajo se generará ya con toda la información cumplimentada. Por supuesto, también se permite la incorporación de firma digital o biométrica. Estas funcionalidades podemos ampliarlas integrando con un portafirmas digital.
Formularios para TI
Al mismo tiempo (el usuario solo rellena los campos una vez) se pueden generar más documentos. Por ejemplo, una solicitud al Departamento de TI para que den de alta su nuevo usuario en el sistema. Es posible configurar el formulario de manera que reciban solo los campos con la información necesaria para este fin. También podemos generar una cláusula de confidencialidad, que sería un documento interno. Todo esto quedaría archivado automáticamente en DocuWare con un ahorro de tiempo considerable en la gestión de alta de un nuevo empleado.
Formularios para la solicitud de vacaciones
Otro caso de uso puede ser que internamente, el departamento de Recursos Humanos facilite en la Intranet un formulario para que los empleados soliciten sus vacaciones. Los empleados que usen DocuWare lo podrán tener accesible en su cliente web cuando inicien sesión. El envío de un formulario puede disparar un flujo de trabajo si así se desea. Por ejemplo, que el responsable de cada empleado reciba una tarea para autorizar o no las fechas solicitadas. De esta manera evitamos el cruce de emails y la contratación de plataformas externas.
Formularios para solicitar material
Otro caso habitual de uso de formularios para agilizar la entrada de datos es la solicitud de material. Cualquier departamento podría solicitar a Compras la adquisición de material a través de un sencillo formulario. El envío podría iniciar un pequeño flujo de trabajo donde, si se aprueba la compra, se genere el pedido a la empresa indicada.
Formularios para colegios
Aquellos colegios que trabajen con DocuWare para gestionar su documentación, podrán gestionar los documentos de autorizaciones de madres y padres a través de formularios. Por ejemplo, haciendo un envío de emails donde se detalle la autorización requerida junto con un enlace que dirigirá al formulario. Simplemente tendrán que indicar sus datos y firmar.
Formularios de encuestas de satisfacción
Como comentábamos recientemente es muy importante que cuidemos a nuestros clientes. Para mejorar nuestra atención es imprescindible que contemos con el feedback de quienes consumen nuestros productos o servicios. ¿Por qué no enviar una breve encuesta de satisfacción con un formulario generado en DocuWare, que alimentará automáticamente nuestra base de datos? Tendremos la información ya estructurada y lista para generar gráficos e informes a través de los cuales detectemos puntos fuertes y débiles. De esta manera podremos tomar decisiones.
En cualquiera de los casos que hemos comentado, los formularios estarían disponible para rellenar por móvil o por cualquier otro dispositivo: tablet, PC, etc. Como hemos podido ver, la casuística de la aplicación de los formularios es casi infinita. Los formularios son una herramienta muy potente y práctica. DocuWare conoce su potencial e invierte recursos continuamente en mejorarla. Mantiene de forma permanente a un equipo de desarrolladores que trabajan en mejorar y perfeccionarla.
Contacta con nosotros si quieres comprobar el potencial de esta funcionalidad para mejorar los procesos de trabajo de tu compañía.
