¿Todavía no haces facturas online? La facturación en papel tiene muchos riesgos. Seguro que en más de una ocasión has extraviado alguna y esto te pone de los nervios. Para evitarlo, puedes generar una factura online cuando lo necesites con todos los beneficios que esto conlleva.
Implementa un sistema de gestión documental
En GDX Group sabemos que existen muchos programas para que puedas crear una factura online sin demasiados problemas. Pero ¿de verdad confías en que sean seguros para almacenar la información más importante de tu empresa? Por eso, implementar un sistema de gestión documental fiable es fundamental para que ninguna factura se extravíe o se pierda, tal y como podría suceder con el papel.
Con un sistema de gestión tendrás cada factura online a tu alcance y podrás crearlas con facilidad. Tendrás que introducir los datos de tus clientes (que quedarán almacenados para que no tengas que redactarlos de nuevo la próxima vez), así como el concepto por los servicios realizados y el coste. No te preocupes por el número de factura, pues se pondrá automáticamente, aunque lo puedes modificar si lo necesitas.
Crea facturas periódicas o recurrentes
Otro de los problemas con los que se suelen encontrar autónomos y empresas es cuando necesitan generar facturas recurrentes. Hay clientes con los que siempre se factura lo mismo cada mes e invertir tiempo en crear una factura y enviarla puede resultar contraproducente. Para ello, es posible con un sistema de gestión documental como el de GDX Group establecer el envío automático de dichas facturas.
Plantillas fáciles de cubrir y legales
Generar una factura online para tu empresa es fácil cuando solo tienes que introducir los datos pertinentes en una plantilla ya diseñada. Así, no tendrás que pensar en hacer una desde cero y perder el tiempo. Además, con un sistema de gestión de facturas podrás evitar tener que introducir tu domicilio fiscal, pues este ¡ya estará en todos los documentos nuevos que vayas a hacer!
Lo mejor es que todas las plantillas de cada factura online contienen todos los requisitos legales que se exigen para que no tengas que preocuparte por nada. De hecho, todas ellas estarán certificadas para que cumplan con el Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, con el que se garantiza que las facturas son auténticas y cumplen con la integridad y legibilidad que debe tener todo documento.
Elige el formato adecuado para tus facturas
Nos queda un último apunte para que puedas generar una factura online. Se trata de elegir el formato adecuado, ya que puede que quieras crear facturas en PDF. En el caso de que tengas facturas en papel, las puedes escanear e introducir en el sistema de gestión documental para almacenarlas junto con el resto que ya has creado. Así, te vas a asegurar de que ninguna se termina perdiendo.
Lo mejor de generar una factura online es el ahorro que esto te va a suponer a final de mes en papel. Se acabó tener que invertir en este material que solo servía para que lo acumulases y corrieses el riesgo de perderlo. Además, gracias a la facturación online puedes hacer los envíos por correo electrónico y generar facturas recurrentes que se envíen sin que tú te preocupes por ello.
Optar por crear una factura online también le da un nuevo valor añadido a tu empresa. Estarás apostando por la sostenibilidad, reduciendo el uso del papel y apoyándote en la digitalización para gestionar tu marca de una manera más eficaz. Ahorrarás tiempo y dinero con un sistema de gestión en el que además de generar facturas podrás recibir todas aquellas que te envíen y almacenarlas en un lugar seguro.
