La digitalización ha supuesto un paso de gigante para empresas e instituciones, que llegan a almacenar ingentes cantidades de información. El almacenamiento, gestión y tratamiento de esa información es hoy en día mucho más simple, eficaz y seguro con la captura y el proceso de datos automatizados.
Hay que tener en cuenta, un factor añadido. La información en tiempo real es, hoy más que nunca, la base para la toma de decisiones estratégicas que impliquen mejoras en la eficiencia de los procesos y, por tanto, en la competitividad. Por ello, la captura y el proceso de datos automatizado no es una alternativa, es una necesidad.
La captura de datos y los avances tecnológicos
Ha sido el desarrollo de la inteligencia artificial, unida a los tradicionales sistemas de reconocimiento óptico, la que ha hecho posible que la captura de datos sea en la actualidad una captura que “lee” los datos y los comprende casi como lo hace la mente humana. Es decir, es capaz de dar significado a ese texto capturado.
El desarrollo de algoritmos, por otra parte, facilita la organización, búsqueda y tratamiento de esa información. Por lo tanto, la captura de datos implica un sistema tan complejo como eficiente en el que entran en juego diferentes tecnologías.
Esas tecnologías son las que permiten elevados niveles de automatización en la gestión documental de una empresa o institución. De esta manera, no solo se registra la captura, sino que se consigue todo un proceso de datos automatizados. Es decir, que los softwares son capaces de reconocer, interpretar y clasificar los datos, agilizando así los flujos de la información.
Cualquier documento, desde facturas a albaranes, pedidos, contratos y hasta correos electrónicos son susceptibles de esta captura y proceso de datos automatizados. Datos que, por otra parte, son verificados. En la actualidad, la digitalización certificada permite conservar los documentos digitalizados, con el mismo valor fiscal y legal que el documento en papel.
Pasos en el proceso de datos automatizados
La captura, proceso de datos automatizados y verificación incluye necesariamente toda una serie de pasos imprescindibles:
– La primera fase es la entrada de documentos en el sistema, mediante correo electrónico o en forma de archivo escaneado.
– El programa de captura de datos identifica esos documentos y los clasifica en función de su tipología o contenido.
– La incorporación a los sistemas de captura de tecnología de alta precisión permite reconocer y validar los datos de los documentos de manera inteligente para luego extraerlos.
– Finalmente, esos datos se exportan, bien a archivos, bien a bases de datos o sistemas de registro. Esa información se podrá verificar en cualquier momento para comprobar que, efectivamente, se corresponde con el documento original.
Todo el es un proceso de datos automatizado desde la misma captura. Las herramientas tecnológicas actuales permiten que cada una de las fases se realice sin intervención externa y con las máximas garantías.
Ventajas de la captura y proceso de datos automatizado
Empresas e instituciones manejan ingentes cantidades de datos, cada vez más y de mayor relevancia. La captura y el proceso de datos automatizado ofrece enormes ventajas. La primera es la agilización de toda la gestión documental y de los flujos de la información hacia las diferentes áreas de la organización.
Además de ello, supone un ahorro en tiempo y, sobre todo, en recursos. Ventaja añadida es la posibilidad de disponer de información actualizada y en tiempo real, esencial para enfrentarse a momentos complejos o picos de actividad.
Finalmente, no hay que olvidar que, en la captura y el proceso de datos automatizados, la posibilidad de error humano o fallo de seguridad se reduce al mínimo. Dos cuestiones de enorme importancia para el buen funcionamiento de las organizaciones.
