Cómo hacer más eficiente la gestión de facturas gracias a la automatización

La gestión de la facturación es un proceso fundamental en cualquier tipo de empresa. Se trata de tareas que tradicionalmente requieren mucho tiempo y esfuerzo y que, además, pueden repercutir directamente en la cuenta de resultados de la organización. Por ello es uno de los primeros candidatos cuando una empresa se plantea comenzar a implantar la automatización de procesos.

Sobre esta cuestión, en el informe What’s Driving the 2018 Finance Agenda, de American Productivity & Quality Center incluye dos cuestiones que llaman la atención. La primera analiza el número de empleados a tiempo completo necesarios para “tareas de contabilidad general”. Como se puede ver, la diferencia entre las empresas más y menos productivas es clara: en cuanto a la gestión de facturas, las menos productivas operan con una enorme desventaja competitiva.

Fuente: APQC, What’s Driving the 2018 Finance Agenda

La segunda cuestión destacable son las prioridades que para el 2018 se plantean los directores financieros:

1. Implementar nuevas tecnologías y capacidades
2. Identificar e implementar buenas prácticas
3. Estandarizar procesos

Aumentar la eficiencia de los procesos financieros está en la agenda de los responsables de las empresas, y es aquí donde la automatización puede jugar un papel importante. Así que, partiendo de las tres prioridades de los directores financieros para 2018 identificadas por APQC, vamos a exponer las diez preguntas que los directores financieros deben plantearse sobre sus procesos de facturación, si quieren tener éxito y cumplir con estas prioridades.

Implementar nuevas tecnologías y capacidades

1. ¿Puedes capturar, clasificar y archivar facturas desde cualquier dispositivo o formato (papel escaneado, e-mail, imágenes de móvil, ERP, etc.)? Muchas compañías todavía reciben facturas en papel o por e-mail, y estos procesos, incluso si son solo excepciones, deben ser automatizados para hacerlos más eficientes.
2. ¿Puedes encontrar fácilmente las facturas? La productividad aumentará si los documentos se almacenan un archivo centralizado y se incorporan a flujos de trabajo automatizados, según los criterios que se determinen. Piensa en lo que puede suponer que cada persona tenga la información que necesita para hacer correctamente su trabajo con un solo clic, sin tener que rebuscar en un archivo físico o en carpetas digitales.
3. ¿Puedes extraer detalles clave de las facturas, como el número de factura, y vincularlas automáticamente con sus correspondientes órdenes de compra? Nos referimos a extraer términos relevantes (como nombre de proveedor, fecha, y cantidad) o indexar campos determinados de la factura, aplicando inteligencia artificial a todo el proceso.
4. ¿Pueden los empleados revisar y aprobar facturas desde cualquier dispositivo móvil y desde cualquier lugar? El hecho de poder acceder a la información cuando y donde se desee, sin tener que solicitarlo a nadie, es positivo para todos los trabajadores.

Identificar e implementar mejores prácticas

1. ¿Tienes un archivo de facturas seguro, organizado y que permite búsquedas y colas de auditoría? Uno de los momentos más estresantes para cualquier departamento de contabilidad es el dedicado a responder peticiones de un auditor: sacar documentos en papel, copiarlos y volver a archivar los originales.
2. ¿Procesas las facturas rápidamente, aprovechando los descuentos por pronto pago, estás al tanto de las fechas de vencimiento y tienes control sobre el flujo de caja? Automatizar el proceso de facturación y pago no solo ahorra dinero, sino que también puede ganarlo, ya que permite a las empresas aprovechar descuentos. Además, a las organizaciones con procesos de facturación manuales normalmente les falta la información que necesitan para dirigir el negocio correctamente: cuántas facturas están esperando a ser procesadas, en qué punto del proceso se encuentran y cuál es el valor de cada pedido.

Estandarizar procesos

1. ¿Has estandarizado los flujos de trabajo necesarios para acelerar el proceso de aprobación? Las organizaciones no suelen darse cuenta de cuánto tiempo, esfuerzo (y dinero) dedican en simplemente esperar a que un proceso manual pase de un estado al siguiente.
2. ¿El proceso de dar de alta proveedores es todavía una pesadilla manual? Esto es una fuente de ineficiencia, especialmente para las organizaciones de mayor tamaño y para aquellas con un gran número de oficinas.
3. ¿Puedes dirigir peticiones de aprobación diferentes, basadas en cantidad, nombre del proveedor o número de factura, con varios niveles? Los flujos de trabajo automatizados permiten que el trabajo siga avanzando incluso cuando alguien está fuera de la oficina.
4. ¿Puedes publicar automáticamente facturas aprobadas en tu sistema de contabilidad o ERP, eliminando la doble entrada y los errores? De acuerdo con un estudio publicado recientemente por Paystream Advisors, más de la mitad (55%) de las organizaciones todavía introducen datos manualmente en su ERP o sistema de contabilidad.

Si has respondido afirmativamente a la mayor parte de estas cuestiones, seguramente el proceso de facturación de tu empresa funciona correctamente. En caso contrario, te sugerimos que te pongas en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores te ayudará a automatizar y hacer más eficientes los procesos financieros.