Flujos de trabajo digitales para agilizar el departamento de administración

Validar los detalles de las facturas de proveedores para contabilizarlas es una de las muchas tareas rutinarias que se realizan diariamente en el departamento de administración. Sin embargo, con un flujo de trabajo digital para procesar facturas, es posible liberarse de estas tareas manuales que consumen mucho tiempo.

Un flujo de trabajo digital con DocuWare puede automatizar y optimizar el proceso de cotejar cada factura con el pedido y el albarán correspondientes, lo que permite contabilizar la factura en mucho menos tiempo. Además, el flujo de trabajo puede comprobar que todos los detalles de la factura son correctos.

Cuando una factura es capturada por DocuWare, el Intelligent Indexing (una tecnología de reconocimiento de datos basada en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático) extrae todos los datos requeridos para procesar la factura, como el nombre del vendedor, el CIF, el número de factura, el subtotal, el IVA, el método de transporte y la cantidad total. A partir de este momento, el flujo de trabajo se encarga de todo. Para validar la factura, el sistema confirma que existe un proveedor válido, comprueba mediante el número de factura si el documento está duplicado, revisa las órdenes de compra y los recibos de entrega correspondientes y recalcula las cantidades. ¡Olvídese de pagos duplicados o pagos indebidos!

Comprobación rápida para facturas repetitivas

Además, para facturas repetitivas, como el consumo mensual de café o el alquiler de la oficina, es posible establecer preaprobaciones con un valor ya definido en el sistema. Cuando el flujo de trabajo identifica este tipo de factura, ya no es necesario validarla ni aprobarla manualmente. Simplemente hay que hacer clic en Archivar para que la factura se contabilice y se archive.

Comprobación automática de los detalles

La “aprobación directa” automática también funciona cuando al introducirse una nueva factura en el sistema, el flujo de trabajo encuentra una coincidencia tanto para la orden de compra como para el albarán. Por ejemplo, sería el caso de facturas de proveedores habituales, cuando el documento se lee correctamente y no hay diferencia con la cantidad que figuraba en la orden de compra (es posible ajustar el nivel de tolerancia para la variación de cantidad). La factura pasaría de la captura inicial a la aprobación, y de vuelta al archivo y pago, sin intervención manual.

Procesamiento rápido incluso con no conformidad

Sin embargo, el proceso de validación de facturas no siempre es tan sencillo. En ocasiones, las facturas no se refieren a una orden de compra, los recibos de transporte no están disponibles o, simplemente, la factura no es correcta, pero el flujo de trabajo digital puede ayudar también en estos casos.

Cuando una factura falla en la comprobación automática o se detecta algún error, como un posible duplicado o una cantidad incorrecta, el departamento de contabilidad recibirá un mensaje con una tarea de validación. Entonces, tendrá las siguientes opciones:

• Si la comprobación automática detecta un error, pero los detalles de la factura son correctos, simplemente hay que confirmar y después asignar la factura al centro de costes más apropiado en el siguiente paso.
• Cuando el flujo de trabajo ha identificado errores en los detalles, como un posible duplicado o cantidades incorrectas, hay que decidir si el proceso debe terminar o los datos pueden corregirse. Puede solicitarse una nueva factura al proveedor o rechazarla. Para resolver el problema de forma rápida y eficiente, el sistema proporciona una plantilla estándar de e-mail para contactar con el proveedor .

Esta factura no es correcta. El flujo de trabajo ha detectado que la cantidad es demasiado alta

El usuario puede pedir una factura corregida inmediatamente

El gestor de flujos de trabajo de DocuWare es una herramienta que permite diseñar flujos de trabajo automatizados con una interfaz intuitiva. Así, es posible personalizar los flujos y adaptarlos a las necesidades de cada organización.

Si quiere comprobar cómo automatizar procesos en el departamento de administración puede ahorrar tiempo y recursos a su empresa, póngase en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores especializados en gestión documental analizará su caso para proponerle la solución más adecuada.

Este artículo se publicó originalmente en el blog de DocuWare con el título “Accounts payable: automatic error control and invoice matching”