En la actualidad, la digitalización ha tomado la delantera en el mundo empresarial. La tendencia es digitalizar todos los documentos, eliminando el papel y los procesos tradicionales en las oficinas. Por lo tanto, era solo cuestión de tiempo antes de que el portafirmas digital también se convirtiera en una parte crucial para mejorar la gestión, automatización y practicidad dentro de una empresa.
Si tu empresa lleva varios años en el mercado, lo más seguro es que conozcas de la existencia del portafirmas. Se trata de una carpeta en la que se ordenan todos los documentos listos para firmar por una determinada persona, la cual se debería revisar a una determinada hora y así firmar documentos, uno por uno. El portafirmas digital ha convertido esta práctica en toda una herramienta moderna para poder agilizar dicho proceso y al mismo tiempo automatizarlo.
¿En qué consiste el portafirmas digital?
El portafirmas digital, al igual que el tradicional, es una herramienta que recopila todos los documentos que necesitan firmarse. La principal diferencia está en que lo hace en formato digital. Además, ofrece una mayor variedad de opciones para reducir el tiempo que dedicas a esta tarea. Una de las principales es la de simplemente guardar una firma preestablecida y certificada, con la cual podrás firmar todos los documentos sin mucho esfuerzo.
Razones para implementar el portafirmas digital en tu empresa
Es probable que pienses que un portafirmas digital no sea una herramienta tan crucial como para invertir en ella. Después de todo, firmar documentos nunca ha sido tan complicado. Sin embargo, se trata de una solución que no sabías que necesitabas y estas son las razones.
Evita la interrupción del flujo de trabajo
Mientras que firmar documentos no es complicado, no cabe duda de que se trata de una tarea que puede consumir mucho tiempo. Después de todo, siempre deberás dedicar una franja de tiempo para sentarte, revisar los documentos y firmarlos. Si no tienes una hora exacta para hacerlo, implica que deberás detener tu trabajo cada vez que surja un nuevo documento para firmar ¡Lo cual reduce la productividad y tu concentración!
En cambio, el portafirmas digital hace que todo este proceso sea más sencillo. Con una firma ya predeterminada, la tarea se vuelve tan sencilla como seleccionar los documentos que quieres firmar y copiar y pegar una firma certificada. También puedes hacerla tú mismo de manera digital, en caso de así preferirlo.
Se puede acceder desde cualquier lugar y momento
¿Ha llegado un documento nuevo que necesita de tu firma de manera urgente? Ya no será necesario salir corriendo de casa a la oficina ni maniobrar tu camino entre diferentes departamentos. El portafirmas digital es una herramienta que se puede acceder desde diferentes dispositivos y plataformas táctiles. Por lo tanto, firmar un documento sería tan simple como abrir la herramienta en tu teléfono móvil o tablet.
El portafirmas digital ahorra recursos a tu empresa
Con un portafirmas digital, se acaba todo ese proceso de imprimir documentos, sellarlos y después trasladarlos al responsable. De hecho, una vez se ha firmado el documento, es posible enviarlo a través de un correo electrónico a quien se necesite. Asimismo, si debe imprimirse, también es posible hacerlo de manera directa.
Es mejor y es legal
Lo cierto es que no existe ninguna desventaja notoria en implementar el portafirmas digital en tu empresa. Después de todo, se trata de una solución que usa firmas certificadas y que cumplen con los parámetros legales actuales. Esto quiere decir que no encontrarás problemas por firmar tus documentos de manera digital y no en físico.
Esto hace que el portafirmas digital sea la mejor solución para una empresa con un gran flujo de documentos que necesitan validación. Esta solución se puede aplicar para la aprobación de facturas y albaranes, documentación de Recursos Humanos, documentos legales e incluso en administración pública.
Te ayudamos a implementar el portafirmas digital
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