Caso de éxito: la transformación digital en MolcaWorld

MolcaWorld es una firma de servicios de consultoría estratégica, especializada en el diseño y la conceptualización de espacios corporativos. Su equipo destaca por la innovación y la creatividad que aplica a los proyectos.

La empresa se fundó en Valencia en 1998 y, desde entonces, no ha parado de crecer y evolucionar. Comenzó como una de las empresas de moldeos y rotulación más importantes de la Comunidad Valenciana y evolucionó hacia una agencia de branding y comunicación visual en la primera década de los 2000. Hasta hoy, que se ha convertido en una consultora estratégica de referencia.

Así, la evolución y la mejora continua son conceptos que han estado muy presentes en la empresa desde sus inicios. Por ello, con el apoyo de GDX Group, ha emprendido también el camino de la transformación digital con la implantación de diferentes soluciones para digitalizar tanto el expediente de ventas como el de compras, así como las notas de gasto y las dietas de transporte de los empleados que trabajan en movilidad.

Situación previa

Aunque los documentos contables en la compañía se gestionaban con la ayuda de un ERP, el archivo de facturas, tanto recibidas como emitidas, se mantenía en papel. En el Departamento de compras, se imprimían todas las facturas, albaranes y otros documentos asociados para archivarlas en carpetas de palanca y archivadores definitivos. Esta forma de trabajar hacía necesaria la existencia de un contenedor lleno de papel, para cumplir con los requerimientos de conservación de la Agencia Tributaria respecto a las facturas de proveedores.

Este archivo en papel no era eficiente. Además del coste considerable de todas las impresiones, tanto las búsquedas como los archivados requerían mucho tiempo. Las auditorías que se realizan periódicamente en MolcaWorld, exigían muchas horas de trabajo previo para preparar la documentación necesaria.

Además, una vez transcurrido el plazo legal de conservación de las facturas, había que destruirlas de forma segura. A esta tarea se dedicaba un mes cada año, con la ayuda de personal extra contratado a ETTs y de trabajadores en prácticas en los departamentos de Compras y Contabilidad, que colaboraban también en el archivado de la documentación.

Paralelamente, también se dedicaba mucho tiempo a la introducción manual de los datos de las facturas en el ERP. Se trataba de una tarea costosa, repetitiva, de poco valor y con una alta probabilidad de errores.

Por otra parte, otro de los procesos que se ha digitalizado es la gestión de las notas de gastos y las dietas de transporte. Este era un trabajo especialmente arduo de realizar, por los diferentes tamaños y formatos de tickets y por la impresión térmica, que hace que los datos desaparezcan con el tiempo.

El avance de la digitalización en MolcaWorld

Para resolver estas ineficiencias que hemos comentado, se ha optado por digitalizar los expedientes de compras y ventas con el gestor documental DocuWare. Ahora, ya no es necesario imprimir las facturas y el resto de documentos para archivarlos y cumplir con los requisitos de Hacienda. Toda la documentación se archiva en un repositorio digital centralizado, con un par de clics. Como la solución está homologada por la Agencia Tributaria, las facturas se archivan con el certificado digital incorporado de manera automática y pueden destruirse los originales en papel. Lo mismo sucede con los correos electrónicos que adjuntan facturas, ya que estas también se archivan directamente en DocuWare incorporando el certificado digital.

Búsquedas y archivados

DocuWare indexa automáticamente las facturas sin necesidad de escribir en el teclado del ordenador. Así, las búsquedas posteriores son mucho más sencillas. Esto simplifica enormemente la preparación de documentación para auditorías. Esta tarea puede hacerse ahora configurando una búsqueda y exportando todos los documentos que cumplan los requisitos indicados a una base de datos extraíble, que puede guardarse en un pen drive, por ejemplo.

Respecto a las facturas emitidas, ahora se archivan directamente en DocuWare desde el ERP. Estas se guardan también indexadas de forma automática, gracias a un sistema de plantillas que permite al gestor documental identificar los campos a indexar.

Archivo digital

Como ya no es necesario mantener el archivo físico, se ahorran los costes de impresión y de papel, además del espacio. Así, tampoco hay que destruir documentación anualmente, por lo que se eliminan también los costes de contratación de personal temporal y los trabajadores en prácticas pueden aprovechar su oportunidad realizando tareas de más valor.

Por otra parte, los tickets y notas de gasto se han digitalizado con la aplicación Okticket. Como también está homologada por la Agencia Tributaria, el personal en movilidad ya no necesita conservar todos los recibos y entregarlos a final de mes para su reembolso. Simplemente se fotografían con el móvil a través de la aplicación en el momento, se almacenan los datos que la app extrae automáticamente y pueden eliminarse.

En Okticket se registran también los datos de los desplazamientos y se calcula automáticamente el importe total de la dieta a abonar. Con toda esta información se generan las hojas de gastos según los criterios elegidos: por mes, por proyecto, por trabajador… y se aprueban por el responsable competente.

Conclusión

Además de la reducción de costes para MolcaWorld, disminuye también el impacto medioambiental de su actividad. “Estas soluciones evitan la impresión de miles de facturas al año, contribuyendo a que MolcaWorld sea una empresa más sostenible”, tal y como afirma Paula Corachán, Managing Director. “Ahora se ahorra tiempo de archivado de facturas y de introducción de datos en el sistema de gestión, lo que hace que podamos centrarnos aún más en atender nuestros proyectos”, continúa Paula, “la implantación de la gestión documental supone tener la información a golpe de botón de forma ordenada y ágil”.

¿Quieres agilizar los procesos de tu organización y que esta sea más sostenible? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a implantar la solución o soluciones que mejor se adapten a vuestras necesidades.