AIMPLAS, el Instituto Tecnológico del Plástico, es una organización líder en investigación y desarrollo para el sector del plástico. Su actividad se centra en fomentar la innovación mediante proyectos de I+D, colaborando con empresas y entidades públicas para impulsar soluciones sostenibles y tecnológicas.
Antes de colaborar con GDX Group, AIMPLAS enfrentaba importantes desafíos en la gestión de sus proyectos de I+D, especialmente aquellos subvencionados por organismos públicos.
Los problemas más destacados eran:
- Procesos manuales complejos para la aprobación de proyectos, lo que generaba demoras en el flujo de trabajo.
- Dificultades para gestionar roles múltiples en procesos de firma electrónica, ya que algunos firmantes debían actuar en diferentes capacidades dentro del mismo proyecto.
- Falta de integración tecnológica, lo que dificultaba la trazabilidad y el acceso a la documentación en tiempo real.
Con un entorno altamente dinámico y colaborativo, AIMPLAS necesitaba una solución que permitiera agilidad, cumplimiento normativo y una experiencia de usuario optimizada.
Solución proporcionada
GDX Group implementó una solución integral para AIMPLAS basada en la combinación del portafirmas digital y el gestor documental DocuWare. Este ecosistema digital fue diseñado para responder a las necesidades específicas de la organización y optimizar su gestión de proyectos de I+D.
Componentes de la solución:
- Portafirmas Digital:
- Capacidad de firmar electrónicamente documentos mediante certificado digital, firma remota OTP y firma biométrica.
- Gestión de firmantes con roles múltiples dentro del mismo flujo, permitiendo que un mismo usuario firme varias veces según sus responsabilidades.
- Interfaz intuitiva y compatible con dispositivos móviles, lo que facilita la colaboración en remoto.
- DocuWare Integrado:
- Flujos automatizados de aprobación que vinculan el portafirmas digital con la gestión documental, garantizando la trazabilidad completa de cada proyecto.
- Organización centralizada de toda la documentación, asegurando el cumplimiento normativo y la accesibilidad en tiempo real.
- GDX Group también capacitó a los equipos de AIMPLAS para maximizar la adopción de la solución y garantizar su correcto uso en el día a día.
Resultados y ventajas obtenidas
La implementación de la solución de digitalización ha transformado la forma en que AIMPLAS gestiona sus proyectos de I+D, obteniendo beneficios claros y medibles:
- Agilidad Operativa: Reducción del 50% en los tiempos de aprobación de proyectos gracias a la multifirma electrónica.
- Mayor Eficiencia Interna: Automatización de procesos que antes dependían de tareas manuales, liberando recursos clave para actividades de mayor valor estratégico.
- Colaboración Simplificada: Integración fluida entre DocuWare y el portafirmas digital, que permite un acceso centralizado a toda la documentación y asegura la continuidad de los flujos de trabajo.
- Cumplimiento Normativo y Seguridad: Firma electrónica conforme a las normativas vigentes, con trazabilidad completa de cada actuación.
- Optimización de Roles Múltiples: Los firmantes pueden desempeñar diferentes roles en el mismo proceso de aprobación sin interrupciones ni duplicaciones de trabajo.
Conclusión
La solución implementada por GDX Group ha permitido a AIMPLAS modernizar sus procesos de gestión de proyectos de I+D, asegurando una mayor eficiencia y capacidad de innovación. El portafirmas digital, junto con DocuWare, ha transformado las operaciones internas, permitiendo a AIMPLAS centrarse en su misión principal: liderar la innovación en el sector del plástico.
Experiencia del Cliente
Juan Cruz Beltrán, Director de Sistemas y Seguridad de la Información de AIMPLAS, destaca:
“La solución de GDX Group ha supuesto un salto cualitativo en nuestra gestión de proyectos. La integración entre el portafirmas digital y DocuWare no solo ha agilizado los flujos de trabajo, sino que ha garantizado la seguridad y trazabilidad de nuestras aprobaciones.”
Pablo Hernández Muñoz, Head of Digital Transformation, añade:
“La digitalización de los procesos internos con GDX Group ha sido clave para posicionar a AIMPLAS como una organización más ágil y eficiente. Este cambio nos permite afrontar los desafíos de innovación con mayor rapidez y confianza.”
